1.2.4.P1
Modul in care este organizata echipa de proiect este direct conectat cu modul in care este structurata intreaga organizatie. Exista trei structuri organizationale majore pentru managementul activitatilor si al oamenilor.
1.2.4.P2 Organizarea functionala
Intr-o organizatie functionala, membrii echipei de proiect provin din acelasi departament. Toate resursele necesare echipei de proiect provin de la organizatia functionala. De exemplu, daca proiectul este legat de functia financiara, resursele proiectului vor proveni de la Departamentul Financiar. Daca ai nevoie in proiecte de resurse IT, financiare si legale, toate acestea iti vor fi puse la dispozitie de catre Departamentul Financiar.
O a doua modalitate de alocare a resurselor intr-o organizatie functionala consta in executia fragmentata a proiectului, pe rand, in cate o organizatie functionala. De exemplu, sa presupunem ca un proiect amplu are nevoie de resurse de la Departamentele Financiar, Achizitii, IT si Productie. Intr-o organizatie functionala, proiectul s-ar decompune in activitati specifice unitatilor organizationale implicate si fiecare unitate le-ar executa relativ independent. Fiecare department implicat, IT, Financiar, Productie si Achizitii isi va executa activitatile sale din proiect. La final, toate solutiile independente vor fi integrate intr-o solutie finala unica.
Cel mai important avantaj al proiectelor organizate functional este ca, de obicei, beneficiaza de autoritate clara, din moment ce managerul functional tinde sa fie si manager de proiect. De asemenea, nu trebuie sa negociezi cu alte organizatii resursele, din moment ce intreaga echipa de proiect provine din cadrul aceleiasi organizatii functionale. Un alt avantaj al acestei structuri de organizare este ca, de obicei, membrii echipei se cunosc intre ei, lucrand curent in cadrul aceluiasi departament. De asemenea, membrii echipei tind sa contribuie si prin cunostintele lor de business aplicabile proiectului.
Un dezavantaj major al organizarii functionale este ca departamentul functional poate sa nu dispuna de toti specialistii necesari pentru proiect. De exemplu, un proiect financiar cu componente IT poate intampina dificultati in obtinerea de resurse IT de specialitate, precum Administratori de Baze de Date, pentru ca singurele persoane eligibile disponibile lucreaza in departamentul functional de care apartin. Un alt dezavantaj este ca membrii echipei de proiect pot avea si alte responsabilitati in cadrul organizatiei functionale, in cazul in care nu sunt alocati full-time proiectului. Ei pot fi alocati altor proiecte, dar, in cele mai multe cazuri, vor continua sa aiba responsabilitati de suport in cadrul departamentului functional, afectandu-le abilitatea de a indeplini termenele limita ale proiectului.
1.2.4.P3 Organizarea pe proiecte
Cand proiectele sunt suficient de mari este posibil sa formezi departamente functionale in cadrul echipei de proiect. Este in mod special practice sa procedezi astfel cand un program amplu are sute de oameni alocati pe o perioada indelungata de timp. Avantajele includ o autoritate clara, pentru ca managerul de proiect este si managerul functional si o putere de focalizare mai clara, pentru ca fiecarei memebru al echipei se ocupa doar de proiectul pentru care este principal responsabil.
Un dezavantaj este duplicarea resurselor, din moment ce resursele limitate trebuie duplicate in diferite proiecte. De exemplu, un proiect amplu poate avea propriul personal specializat in Resurse Umane, care ar duplica Departamentul central de Resurse Umane. Pot exista si preocupari legate de modalitatea de realocare a oamenilor si resurselor la finalizarea proiectelor. Intr-o organizatie functionala, oamenii vor continua sa lucreze in cadrul departamentului lor functional. In cazul organizarii pe proiecte nu este clar unde va fi fiecare realocat la finalizarea proiectului.
1.2.4.P4 Organizarea matriciala
Organizatiilor matriciale permit departamentelor functionale sa se concentreze asupra competentelor de business specifice iar proiectelor sa li se aloce specialisti din intreaga organizatie. De exemplu, toti Administratorii de Baze de Date sunt subordonati unui singur department functional, dar vor fi desemnati sa lucreze in diverse proiecte ale altor departamente. O resurse legala poate fi subordonata Departamentului Legal dar poate fi alocata intr-un proiect al altui departament, in care este nevoie de expertiza de natura legala. Este normal deja ca oamenii sa raporteze unei persoane din departamentul functional, in timp ce lucreaza pentru unul sau doi manageri de proiect din alte departamente. Principalul avantaj al organizarii matriciale consta in alocarea eficienta a tuturor resurselor, in special a celor ce detin abilitati de specialitate rare, care nu pot fi utilizate complet intr-un singur proiect. De exemplu, specialistii in modelarea datelor nu pot fi utilizati full-time intr-un proiect, dar obtin o alocare completa, lucrand in mai multe proiect.
De asemenea, cand intervin schimbari in nevoile de business si ale prioritatilor, organizarea matriciala ramane cea mai flexibila.
Principalul dezavantaj consta in complexitatea relatiilor de subordonare. Unele persoane pot raporta unui manager functional pentru care executa putine activitati, in timp ce lucreaza efectiv pentru unul sau mai multi manageri de proiect. Dezvoltarea unor abilitati puternice de management al timpului devine tot mai importanta pentru membrii echipelor, pentru a se asigura ca indeplinesc asteptarile profesionale ale mai multor manageri. Acest tip de organizare necesita, de asemenea, comunicare si cooperare intre multi manageri functionali si de proiect, intrucat toti au nevoie de timpul acelorasi resurse.