1.1.1.P1 Descrierea de ansamblu
Definitia proiectelor mici acopera multe tipuri de lucrari. In multe companii, aceste proiecte mici nu sunt nici macar tratate ca "proiecte". Compania ta le poate denumi imbunatatiri sau cereri discretionare. Pentru scopurile metodologiei TenStep, aceste tipuri lucrari sunt considerate proiecte deoarece indeplinesc toate criteriile definitiei unui proiect. Lucrarea este unica, are inceput si sfarsit, rezulta in crearea (sau imbunatatirea) unui livrabil, etc. Doar ca lucrarea este mica si la fel este si proiectul respectiv.
In multe organizatii, lucrarile de mica anvergura sunt considerate parte a organizarii operatiilor sau intretinerii. In plus, multe dintre acestea intra in categoria intretinerilor pentru ca au fost initiate ca urmare a unei probleme sau defect al procesului de productie. Uneori problema este critica si trebuie rezolvata imediat, iar alteori este minora si poate ramane nerezolvata pentru mai multa vreme. Uneori, solicitarea este de a imbunatati functionalitatea produsului.
Poate fi dificil sa decizi daca o astfel de lucrare de mici dimensiuni trebuie tratata ca o cerere de intretinere sau ca un mic proiect. Distinctia utilizata in metodologia TenStep este gradul de urgenta al lucrarii. Daca apare o problema care trebuie rezolvata rapid, atunci este, in mod cert, o activitate de intretinere. Daca problema aparuta poate fi prioritizata si rezolvata in viitor, atunci este considerata un proiect de mici dimensiuni.
In general, proiectele mici includ urmatoarele:
- Eforturi unice care sunt in mod clar proiecte dar au durata redusa si necesita putine ore de efort.
- Extinderi aduse proceselor de productie si sistemelor existente.
- Erori si defecte suparatoare in procesele de productie, dar care pot fi programate spre rezolvare mai tarziu. Aceasta inseamna ca rezolvarea problemei respective are o prioritate mai mica decat alte lucrari si ca, pentru un timp, mai poti continua munca fara a le rezolva.
- Mici imbunatatiri ale proceselor.
- Descoperirea unor aspecte sau date care pot conduce la Cereri De Servicii sau proiecte ulterioare.
- Schimbari ale proceselor de productie, care sunt rezultatul unor cerinte legale, fiscale sau care rezulta din audituri. Aceste cereri nu pot fi considerate extinderi, din moment ce nu aduc un plus de valoare. Totusi, se incadreaza in definitia unui proiect.
Clasificarea unei lucrari in categoria proiectelor mici nu diminueaza importanta sau valoarea cererii. Inseamna doar ca se poate alege momentul implementarii sale. Spre exemplu, daca o cerere este suficient de importanta, poate fi propulsata in varful cozii de lucrari si demarata imediat. Oricum, mai tarziu poate aparea o cerere si mai urgenta, care sa necesite punerea in asteptare a cererii anterioare. Natura lucrarilor discretionare consta in faptul ca acestea constituie subiectul deciziilor de prioritizare. Aceasta este in contrast cu adevarata munca de intretinere. Daca un proces de productie este blocat, sau produce rezultate eronate, de obicei, problema trebuie rezolvata imediat si nu poate fi oprita datorita unei cereri discretionare.
In general, toate lucrarile discretionare de mici dimensiuni pot fi documentate, evaluate si prioritizate prin Procesul de Solicitare de Servicii.
1.1.1.P2 Procesul de Solicitare de Servicii
Intr-un proiect mic, nu se investeste, de obicei, prea mult efort in definirea muncii. Oricum, o oarecare definire tot trebuie facuta. Rezultatul acestei definiri sumare este un document de o pagina sau doua, intitulat Cerere de Servicii.
Alaturi de o definitie foarte scurta a proiectului (Cererea de Servicii), procesul de alocare a muncii este de asemenea diferit. Cand definirea unui proiect mare este terminata, proiectul este, de obicei, gata sa inceapa. Oricum, pentru eforturi mai mici, pot exista mai multe Cereri de Servicii care pot fi realizate in orice moment. De aceea, trebuie stabilit un proces pentru colectarea Cererilor de Servicii si alocarea lor membrilor echipei, in baza prioritatilor clientului. Deoarece este probabil sa existe multe Cereri de Servicii, este important sa existe o cale de urmarire a lor si de a asigura rezolvarea cererilor cu prioritate ridicata.
Se poate folosi urmatorul Proces de Solicitare de Servicii:
|
Rolul
|
Procesul de Solicitare de Servicii pentru proiecte mici
|
|
1
|
Client
|
Clientul trimite cererea.
Client, ajutat de catre managerul de proiect daca este necesar, completeaza un formular de Cerere de Servicii care documenteaza lucrarea solicitata. Chiar daca lucrarea este mica, cererea de servicii serveste ca document formal pentru descrierea muncii care trebuie realizata si contine aprobarea clientului. De obicei, o Cerere de Servicii contine descrierea lucrarii solicitate, prioritatea si valoarea sa de business.
Formular Tipizat: Cerere de Servicii
|
|
2
|
Manager de proiect
|
Managerul de proiect revizuieste si clarifica.
Managerul de proiect (sau poate managerul de intretinere sau cel de operare) revizuieste Cererea de Servicii pentru a se asigura ca lucrarea este inteleasa. Daca este necesar, managerul de proiect pune intrebari clientului pentru a clarifica cererea. Managerul de proiect trebuie, de asemenea, sa inteleaga cat de critica este cererea si ce lucrari preliminarii trebuie realizate inainte.
|
|
3
|
Manager de proiect
|
Se pregateste o estimare generala de efort, cost si durata.
- Daca managerul de proiect intelege suficient de bine lucrarea si are expertiza necesara, furnizeaza o estimare generala a orelor de efort si a duratei, incluzand aceste informatii in Cererea de Servicii. Este posibil ca, dupa ce va vedea estimarile, clientul sa se razgandeasca asupra prioritatii relative a proiectului. De exemplu, daca efortul este cu mult mai mare decat era asteptat, prioritatea poate fi scazuta. Daca estimarea este cu mult mai mica decat era asteptat, clientul poate creste prioritatea astfel incat lucrarea sa se finalizeze mai repede.
- Daca managerul de proiect nu poate face estimarea, trebuie sa desemneze un membru al echipei pentru estimarea lucrarii. Daca nimeni din echipa nu are timpul sau expertiza necesare pentru a face estimarea generala, atunci procesul de estimare in sine trebuie trecut intr-un jurnal. Clientul trebuie sa decida daca activitatea de colectare a informatiilor pentru obtinerea estimarii are o prioritate suficient de ridicata pentru a aloca un membru al echipei sa o execute, mai degraba decat sa se ocupe de alta Cerere de Servicii. Aceasta estimare generala este folosita numai pentru scopul prioritizarii. Cand lucrarea este alocata efectiv, se poate pregati o estimare mai detaliata.
|
|
4
|
Manager de proiect
|
Cererea este alocata sau jurnalizata.
Managerul de proiect si clientul evalueaza cererea in raport cu alte lucrari alocate si cu jurnalul. De asemenea, ei examineaza capacitatea si abilitatile echipei pentru a determina daca munca poate incepe imediat. Daca resursele necesare nu sunt disponibile, sau daca lucrarea are prioritate mai mica decat alte Cereri de Servicii, noua cerere este plasata din nou in jurnal. Jurnalul contine toate lucrarile solicitate, estimate si prioritizate, dar nealocate inca.
|
|
5
|
Manager de proiect, Client
|
Revizuieste periodic lucrarile jurnalizate.
Managerul de proiect si clientul revizuiesc periodic jurnalul, probabil saptamanal, o data la doua saptamani sau lunar. Pe parcursul revizuirii, jurnalul trebuie reprioritizat tinand cont de noile Cereri de Servicii, de cele indeplinite si de realitatile curente. Cand prioritatea Cererii de Servicii este suficient de ridicata si resursele potrivite sunt disponibile, munca poate fi alocata sa inceapa. Daca o Cerere de Servicii din jurnal este mai importanta decat munca in derulare, lucrarea alocata anterior este pusa in asteptare, relistata in jurnal sau continua sa fie executata provizioriu pana incepe munca pentru noua cerere.
|
|
6
|
Membru al echipei de proiect
|
Revalidarea informatiilor initiale privind Cererea de Servicii (cand ea este alocata).
Cand lucrarea este alocata pentru a incepe, persoana care executa munca trebuie sa valideze daca informatiile din Cererea de Servicii sunt corecte si daca estimarile sunt precise. In caz contrar, noile informatii trebuie documentate si discutate imediat pentru a identifica daca au un impact asupra prioritatii. De exemplu, clientul poate vrea sa inceapa cu un proiect mic de 40 de ore. Totusi, daca o estimare mai detaliata se apropie de 80 de ore, poate ca el nu va mai dori inceperea lucrarii in acel moment. Pot exista alte cereri mai importante si care dureaza mai putin timp.
|
|
7
|
Toti participantii la proiect
|
Executia proiectului de mica anvergura poate incepe
|