9.2.3.P1
Asigurarea calitatii se refera la verificarea proceselor folosite la crearea livrabilelor. Este un proces folositor mai ales pentru manageri si sponsori. Acesti manageri poate nu au timpul sau experienta necesare pentru a verifica daca livrabilele sunt complete, corecte sau de calitate inalta. Totusi, ei pot discuta procesele folosite pentru a crea livrabilele pentru a stabili daca procesele sunt in regula si rezonabile.
Cum arata o intrebare a asigurarii calitatii? Ce spuneti de urmatoarele:
- Cum merge? (nu)
- Arata ca si cum terminati la timp? (nu)
- Ceva neobisnuit? (nu)
- Este totul pe drumul cel bun? (nu)
- Se pare ca lucrurile merg bine, nu? (nu)
- Anuntati-ma daca aveti probleme. (nu)
- Daca nu imi spuneti nimic, voi presupune ca totul este in regula. (nu)
- Trebuie sa am incredere in voi. Nu pot sa spun daca sunteti pe drumul cel bun sau nu. (nu)
Acestea nu sunt intrebari pentru asigurarea calitatii. Nu sunt specifice si raspunsurile pe care le-ati primi nu va vor ajuta sa stabiliti stadiul total al proiectului. In schimb, acestea sunt exemple de „pune o intrebare stupida, vei primi un raspuns stupid". Aceste intrebari trebuie sa fie mai specifice si sa aiba un public tinta pentru a stabili stadiul curent al proiectului. Intrebarile de asigurare a calitatii vor descoperi stadiul proceselor folosite in managementul proiectului. Sunt exemple mai bune de intrebari de asigurare a calitatii mai tarziu in aceasta sectiune.
In plus fata de observarea proceselor curente, una dintre premisele de baza din spatele unei revizii a asigurarii calitatii este sa cautati lucrurile care ar putea sa nu mearga bine. De exemplu, puteti intreba cum a fost creat si aprobat un document si puteti primi un raspuns valid. Totusi, revizorul are nevoie de asemenea sa stabileasca daca procesul este minutios atat cat este nevoie. Intrebarea trebuie sa includa zone care pot merge mai putin bine si o discutie despre impactul asupra proiectului daca ceva nu ar merge bine cu un proces.
O revizie a calitatii trebuie sa descopere neregulile proceselor.
Totusi, aici intervine perspectiva individuala. Revizorul contabil trebuie sa inteleaga ca procesele folosite intr-un proiect pot sa nu fie perfecte, dar pot sa fie destul de bune. Nici un manager de proiect (sau organizatie) nu poate pierde timp isi efort pentru a face procese perfecte. Exista o sansa ca ceva sa nu mearga bine cu un proces. Totusi, impactul unei probleme este de obicei prea mic pentru a necesita procese aditionale si redundante. Daca urmarile sunt cumplite, desigur, veti dori un proces mai strans si redundant. Totusi, daca urmarile sunt insignifiante, atunci un proces 80/20 va fi in regula.
Asigurarea calitatii trebuie sa se concentreze pe asigurarea ca procesele „bune" sunt stabilite si ca aceste procese „bune" sunt urmate. Procesele nu trebuie sa fie perfecte.
9.2.3.P2 Bilantul asigurarii calitatii
In multe dintre cazuri, are sens sa includeti o parte exterioara pentru a evalua utilizarea si dubla verificare a proceselor de management pentru a se asigura ca proiectul progreseaza asa cum era planificat. Managerul de proiect sau managerul functional pot anunta un bilant al proiectului ca parte ca unui program complet de management al calitatii. In unele cazuri, cum ar fi un proiect guvernamental, bilanturile periodice pot fi anuntate ca o parte a intregului contract. Aceasta „parte externa" poate fi o persoana calificata in afara managerului de proiect. In unel cazuri, organizatia dumneavoastra poate avea un specialist in bilantul proiectului intern. Este osibil ca Directorul Proiectului sau Sponsorul Proiectului sa faca de asemenea un bilant. Partea externa poate fi un contractor sau consultant extern, dar nu este necesar sa fie.
Persoana care tine bilantul poate fi un manager functional, sponsorul, un specialist in bilantul proiectului sau o persoana interna sau externa care stie ce intrebari trebuie sa puna si poate intelege daca raspunsurile oferite suna bine sau nu. Bilantul se concentreaza pe intrebarea daca sunt folosite procese de management efective sau daca proiectul este pe directia buna. Un bilant se concentreaza pe asigurarea calitatii-punand intrebari in legatura cu procesele folosite la crearea livrabilelor. Bilantul poate urma acest proces:
|
Rol
|
Bilantul asigurarii calitatii
|
|
1
|
Revizor
|
Anuntarea partilor implicate
Revizorul anunta managerul de proiect in legatura cu bilantul viitor si planifica un loc si moment convenabil. Alti participanti cheie trebuie anuntati in legatura cu bilantul de asemenea.
|
|
2
|
Auditor
|
Pregatirea pentru bilant
Revizorul poate cere o anumita informatie inainte. Revizorul poate cere managerului de proiect sa fie pregatit pentru a discuta anumite aspecte ale proiectului. Acest lucru asigura ca timpul intalnirii este cat se poate de productiv.
|
|
3
|
Revizor, echipa proiectului
|
Interviul initial
In timpul sedintei initiale, revizorul pune intrebarile potrivite pentru a asigura ca proiectul este pe drumul cel bun. Daca exista parti care nu sunt in regula, revizorul le noteaza ca atare.
|
|
4
|
Revizor, echipa proiectului
|
Adaugati cat de multe interviuri este nevoie (optional)
In multe proiecte, bilantul poate culmina cu sedinta anterioara. Daca proiectul este mare sau complex, revizorul trebuie sa faca o analiza cuprinzatoare. Acest lucru include intalnirea cu alti membrii ai echipei si clienti si revizia documentatiei viitoare.
|
|
5
|
Revizor
|
Documentati ce ati gasit
Revizorul documenteaza stadiul si procesele folosite in acest proiect. Daca organizatia are standarde si politicile pentru managementul proiectelor, revizorul stabileste daca vreuna dintre acestea nu este urmata in proiectul respectiv. Revizorul trebuie de asemenea sa faca recomandari asupra unor lucruri carepot fi facute pentru a oferi un management al proiectului mai eficient si proactiv.
|
|
6
|
Revizor , Managerul de proiect
|
Revizia raportului schitei
Revizorul si managerul de proiect trebuie sa se intalneasca din nou pentru a discuta lucrurile gasite initial. Acest revizor descrie orice greseli ale managementului proiectului sau recomandari pentru schimbari. Aceasta revizie ofera de asemenea o oportunitate pentru ca managerul de proiect sa ofere o respingere atunci cand este necesar. In multe dintre cazuri, lucrurile gasite initial pot fi modificate in functie de feedback-ul specific primit de la managerul de proiect.
|
|
7
|
Revizor
|
Alcatuiti raportul final
Revizorul alcatuieste un raport final al gasirilor si recomandarilor. Managerul de proiect poate sa faca de asemenea un raspuns la bilant. In raspunsul formal, managerul de proiect poate accepta ideile si discuta planuri pentru implementarea lor. Managerul de proiect poate de asemenea sa isi exprime dezacordul in legatura cu anumite puncte ale bilantului si sa explice de ce. In aceste cazuri, sponsorul si directorul (managerul managerului de proiect) va trebui sa decida daca managerul de proiect trebuie sa se comformeze recomandarilor sau nu.
|
|
Cand
|
Discutia in legatura cu asigurarea calitatii
|
|
Definitia initiala a proiectului
|
- A fost identificat sponsorul corespunzator si a aprobat formal proiectul?
- A fost scrisa o carta a proiectului si aprobata de managerii potriviti si de sponsor?
- Au participat persoanele cheie la planificare?
- Sunt cererile resurselor potrivite?
- A fost creata o planificare valida a poiectului?
- Au fost definite etape majore pentru monitorizarea si raportarea managementului?
- A fost creata o estimare asupra costului, efortului si duratei?
- Ce Plan de Management al Proiectului va fi folosit pentru a controla proiectul?
- Exista criterii de completare si corectitudine pentru fiecare livrabila majora?
|
|
Intrebarile de management al proiectului de intrebat la sfarsitul fiecarei etape majore
|
- Foloseste managerul de proiect planificarea pentru managementul lucrului facut de echipa?
- Reflecta planificarea clar munca ramasa?
- Reflecta planificarea activitatile detaliate cerute in prisma viitoarelor trei luni (sau pana la urmatoarea etapa majora)?
- Poate managerul de proiect sa explice clar unde trebuie sa fie proiectul vs unde ete proiectul in acest moment?
- Vor fi complete toate livrabilele specificate in carta proiectului?
- Sunt folosite procese solide pentru managementul situatiilor dificile, al continutului si al riscului?
- Trebuie carta proiectului sa fie actualizata pentru a reflecta vreo schimbare majora din proiect?
- Comunica managerul de proiect efectiv prin intermediul sedintelor si rapoartelor de stadiu?
- Este proiectul in regula in privinta costului, duratei si calitatii?
- Sunt clientii de afaceri multumiti de progresul proiectului pana in momentul de fata?
|
|
La finalul strangerii cererilor de afaceri
|
- Au fost documentate cererile de afaceri si aprobate de catre clientii de afaceri potriviti?
- Ce alte livrabile a produs proiectul in aceasta faza? Le-au aprobat clientii de afaceri potriviti? Exemplele includ:
- o Imaginea conceptuala a sistemului
- o Strategia de testare
- o Strategia de convertire a datelor
- o Strategia de initiere
- Urmeaza proiectul standardele, punctele de reper si politicile potrivite ale companiei?
|
|
La sfarsitul fazelor de imagine, constructie si testare
|
- Ce livrabile a produs proiectul in timpul fiecarei faze? Le-au aprobat clientii de afaceri potriviti? Exemple includ:
- o Design tehnic
- o Planul de testare
- o Planul de initiere
- o Planul de convertire a datelor
- o Solutia testata
- Daca livrabilele precedente nu sunt create, discutati cum a fost implinita indeplinita testarea, cum va fi facuta initierea si cu va fi convertita informatia.
- Urmeaza proiectul standardele, punctele de reper si politicile potrivite ale companiei?
- Urmeaza proiectul arhitectura si tehnologia standard a companiei?
|
|
Dupa ce solutia este implementata
|
- A fost solutia aprobata formal si acceptata de atre sponsor inainte de a fi mutata spre stadiul de productie?
- Sprijina echipa de proiect solutia de productie?
- Sunt rezolvate problemele initiale intr-o maniera de timp?
- Este solutia transmisa catre membrii echipei corespunzator?
|
9.2.3.P3 Intrebari de asigurare a calitatii
Urmatoarele intrebari pot fi folosite pentru a ghida discutia despre asigurarea calitatii, in functie de faza specifica in care se afla