8.2.3.P1 Crearea echipelor performante

Ai lucrat vreodata intr-o echipa de proiect unde totul a mers bine? Toti membrii echipei s-au inteles intre ei, toti au avut abilitatile potrivite, s-a lucrat din greu si a existat un ajutor reciproc pentru a termina proiectul.

Acestea sunt doar cateva dintre caracteristicile echipelor performante.  Aceste echipe se pot forma singure, poate chiar si in ciuda unui manager care le sta in cale. Insa de obicei managerul de proiect va ajuta echipa sa devina performanta si le va facilita trecerea printr-un proces care sa-i conduca la un nivel ridicat de eficienta si eficacitate. 

Pentru cativa manageri calatoria este deosebit de dificila daca nu imposibila. Ar putea fi foarte organizati, puternici din punct de vedere tehnic si priceputi la politica organizationala dar sa nu se descurce bine cu oamenii sau sa nu dea dovada de eficacitate la alcatuirea unei echipe. In anumite aspecte, s-ar putea sa fie greu pentru un manager de proiect sa indrume echipa catre performanta daca nu a facut parte dintr-o echipa performanta. Obtinerea performantei trebuie privita ca o viziune, iar daca iti lipseste aceasta viziune bazata pe experienta ar putea sa fie dificil in a calauzi o echipa spre asemenea rezultate. 

Nu poti sa incepi cu o echipa noua si sa te astepti de la ei sa fie  performanti intr-o zi, saptamana sau luna. Sunt mult mai multe aspecte ce privesc formarea unei echipe performante si acestea cer o perioada indelungata de timp pentru a ajunge la rezultatele dorite. Vei afla ca membrii echipelor care nu au mai lucrat impreuna trec de obicei prin patru etape ale dezvoltarii, definite in modelul Tuckman. Acestea sunt:

• Formarea. Echipa se intalneste pentru prima data si membrii se cunosc. Nu se pot baza unii pe altii deoarece nu sunt siguri de abilitatile, punctele forte sau slabe ale fiecaruia.
• Storming. Echipa incearca sa-si inteleaga rolul si responsabilitatile. De obicei apar conflictele de personalitate iar membrii echipei vor spune lucrurile care ii deranjeaza insa fara a propune solutii din lipsa de cunostinte sau incredere in sine. Membrii echipei se stiu deja destul de bine pentru a se certa. In general, echipa este in flux si membrii nu stiu ce ar trebui sa faca. Unele echipe lipsite de experienta nu mai trec de aceasta etapa.
• Normarea. Echipa incepe sa se obisnuiasca cu punctele forte si slabe ale fiecarui membru si incep prin a-si compensa lipsurile formandu-se spiritul de echipa. Membrii echipei se accepta asa cum sunt si se bucura de prezenta fiecaruia. Incetul cu incetul echipa realizeaza ca functionand ca un intreg sunt mai puternici decat lucrand individual.
• Performanta. Aceasta este ultima etapa dintr-o echipa performanta. La acest nivel, echipa munceste pentru realizarea obiectivelor comune scrise si nescrise. Se bazeaza unii pe altii. Cand apar probleme isi ofera ajutor intre ei. Membrii echipei pot lucra in general fara supravegherea managementului. Productivitatea echipei este ridicata si recunoscuta si in afara echipei.

Membrii unei echipe performante au incredere unii in altii. Acest nivel de incredere nu se formeaza peste noapte de aceea este nevoie de timp pentru a se contura. Aceste tipuri de echipa sunt rare de aceea oamenii care au facut parte dintr-o asemenea echipa isi amintesc sentimentele traite chiar si dupa ani.

Dupa cum am mentionat mai devreme aceste echipe nu se formeaza usor. Avand viziunea obiectivelor ce trebuie atinse un manager trebuie sa parcurga pasii care sa ajute echipa sa treaca prin cele patru etape mentionate mai sus. Uneori echipele se blocheaza temporar daca nu permanent intre etape. Din fericire exista cateva lucruri care pot fi facute pentru a facilita dezvoltarea echipei.

• Starea unor obiective comune. Echipele vor avea momente dificile ruland la cel mai inalt nivel daca nu toti membrii echipei tintesc spre aceleasi obiective. Chiar daca sunt cativa membrii ai echipei care au alte responsabilitati, un set de obiective poate fi scris care sa-i includa si pe ei. Daca este posibil echipa ar trebui rasplatita pentru indeplinirea acestui set comun de obiective. Acest lucru va motiva intreaga echipa pentru a merge in aceeasi directie.
• Stabilirea unor procese eficace pentru derularea activitatilor interne. Nu poti realiza produse bune sau oferi servicii de calitate cu procese interne slabe. O echipa performanta are un set de procese interne care ii indruma pe membrii cum sa actioneze si sa reactioneze in anumite situatii. De exemplu, daca apar probleme ei sunt constienti ca trebuie sa aplice tehnici de rezolvare a problemelor. Daca un client doreste sa schimbe specificatiile pentru un anumit produs sau serviciu, echipa stie sa recurga la procedurile de modificare a scopului. In acest fel nivelul de incertitudine este scazut. Un alt aspect al acestor chipe performante este ca intotdeauna cauta solutii de imbunatatire pentru procesele curente. Daca un anumit proces era perfect acum un an s-ar putea sa nu mai fie la fel de performant la momentul actual. Echipa provoaca constant situatia currenta si cauta metode prin care sa o imbunateasca.
• Formarea unei etici profesionale. Acest lucru merge fara a mai fi spus. Echipele performante rar se formeaza intr-un mediu unde angajatii se plang in legatura cu volumul de munca sau despre obiceiurile altor colegi. Echipele performante asociaza provocarile cu activitatile lor si muncesc din greu pentru a le termina la termen. Uneori exista o confuzie intre munca dificila si cea care presupune depasirea normei. Nu reprezinta acelasi lucru. O echipa performanta lucreaza eficient si istet. Membrii realizeaza mai multa munca intr-o zi obinuita spre deosebire de colegii lor (de fapt o echipa care lucreaza peste program are probleme cu focalizarea proceselor ce ar trebui rezolvate pentru a iesi din acest cerc vicios).

Pe de alta parte echipele performante inteleg cand membrii trebuie sa munceasca impreuna pentru a atinge obiectivele si cand presupune lucrul peste norma.

• Mentinerea focalizarii echipei. Echipa performanta este concentrata pe obiective si livrabile si intelege modalitatea prin care sa le obtina. Nu sunt distrasi de politica sau zvonuri si nu sunt absorbiti in ele. Nu-si petrec mai mult timp comentand responsabilitatile decat muncind. Sunt constienti ce se asteapta de la ei si fac tot posibilul ca sa atinga aceste asteptari.
• Mentinerea motivatiei la un nivel ridicat. Echipa performanta identifica provocarile asociate cu indeplinirea obiectivelor si realizarea livrabilelor. Este un proces de motivare personala din partea fiecarui membru dar si de motivare consolidata prin intermediul intregii echipe.
• Mentinerea organizarii. Membrii echipei inteleg care este rolul fiecaruia dar si al colegilor sai in cadrul echipei. Sunt constienti de activitatile zilnice si ceea ce mai au de terminat. Membrii inteleg procesele si procedurile care trebuie rulate in proiect, incluzand schimbari ale managementului scopului, managementul riscului, issue management problemelor, managementul calitatii si analiza periodica a proiectului. Daca apar evenimente neprevazute echipa stie cum sa le rezolve si cum sa accelereze ritmul daca este necesar.
• Existenta unui set echilibrat de abilitati. O echipa performanta are toate abilitatile necesare pentru a-si completa activitatile. Membrii echipei au cunostintele din punct de vedere tehnic dar si din domeniul lor. De exemplu este greu sa devii o echipa performanta cand toti membrii vor sa fie leaderii echipei. Daca la cativa dintre acesti "leaderi" li se cere sa realizeze produse in loc s-ar putea sa nu aiba calitatile sau motivatia necesara ca echipa sa fie de success.

Daca pe termen scurt lipsesc abilitati care le sunt necesare acestea sunt aduse din exterior, dar daca trebuie utilizate pe termen lung atunci membrii echipei vor primi training pentru a-si imbunatati performanta. Intr-o echipa performanta membrii isi dau seama de slabiciunile si avantajele lor si sunt dispusi sa iasa din zona de comfort atunci cand este nevoie.

• Dezvoltarea respectului reciproc. Membrii echipelor performante se inteleg de obicei intre ei, se respecta si au incredere ca se lucreaza la acelasi nivel. Acestia se ajuta cand este nevoie si sunt constienti ca daca si ei ar avea nevoie de ajutor l-ar primi din partea colegilor. In general membrii sunt echilibrati si nu sunt predispusi depresiei sau entuziasmului exacerbat. Isi respecta reciproc abilitatile si compenseaza pentru slabiciunile existente.

In circumstantele adecvate un manager poate lua conducerea de a acorda unei echipe statusul de performanta. Dureaza ceva timp si in multe cazuri rezultatele vor fi dezamagitoare. Daca ar fi usor fiecare echipa ar fi performanta in locul uneia sau cel mult doua echipe performante cu care lucrezi de-a lungul carierei.  Cand o prsoana este motivata sa urmeze aceasta cale urmatoarele sfaturi sunt utile:

• Imputernicirea echipei. Echipele la fel ca persoanele se vor maturiza in timp daca li se permite sa ia decizii care sa aiba un impact aupra lor. Daca echipa este tinuta din scurt si mai intotdeauna trebuie sa ceara permisiunea managerului vor avea putina initiativa sau dorinta sa devina performanti. Este posibil ca echipa performanta sa nu aiba nevoie de un manager formal mai deloc. Dar pentru a ajunge la acest nivel managerul trebuie sa permita echipei sa ia cat mai multe decizii pe cat este practic. Pe masura ce echipa se maturizeaza ar trebui sa le fie oferita chiar putina discretie. Intr-o echipa performanta managerul are rolul unui coach oferind sfaturi decat functia de manager formal care le spune ce anume sa faca.
• Stabilirea proceselor echipei. Echipa are nevoie de o structura eficace a proceselor ce trebuie urmate pentru rezolvarea problemelor, pentru schimbarea cerintelor de catre client, pentru analiza periodica a proiectului. Membrii echipei trebuie sa inteleaga care sunt activitatile aprobate, cum sa faca fata la diverse riscuri si cum ar trebui sa arate livrabilul. Cateva dintre aceste proceduri ar trebui sa existe deja, dar probabil ca majoritatea nu au fost definite formal. Daca este posibil acest proceduri ar trebui sa fie consecvente in organizatie. Insa daca nu exista procese disponibile pentru intreaga organizatie atunci echipa de proiect poate lucra la ele si le poate stabili inainte de inceperea proiectului.
• Investitii in traininguri. Intr-o lume perfecta managerul de proiect si echipa sa ar avea experienta in tehnologia utilizata si produsul ce trebuie livrat. Membrii ar sti politica organizatiei. Insa in realitate de prea putine ori managerul si echipa sa au bagajul informational necesar. Trebuie sa inteleaga ceea ce nu stiu si sa incerce sa atinga nivel dorit de expertiza. Inseamna ca managerul trebuie sa ofere cat mai multe traininguri utile in timp ce indruma echipa spre performanta. Trainingurile trebuie sa cuprinda aspecte tehnice, profesionale dar si din mediul de afaceri. De asemenea trebuie luate in considerare teambuidinguri sau alte traininguri care sa invete echipa cum sa lucreze eficient impreuna. Prin aceste lucruri se poate micsora timpul prin care echipa ajunge la nivelul de performanta dorit.
• Flexibilitatea. Este dificil sa stii si sa planuiesti totul. Una din principalele caracteristici ale unui manager de success este sa se simta comfortabil lucrand intr-un mediu unde schimbarea este un stil de viata. Daca managerul lucreaza eficient in acest mediu nivelul de munca va fi imbunatatit periodic si va reflecta exact activitatile ce trebuie realizate pentru a completa proiectul. De asemenea managerul este in stare sa faca fata eficient dinamicii echipei.

Monitorizarea dinamicii si progresului echipei.  O data ce echipa  a fost formata si bine pregatita ar trebui sa fie monitorizata periodic  pentru ca managerul sa fie sigur ca membrii au o evolutie  pozitiva si se indreapta catre o stare avansata de eficienta si eficacitate. Managerul ar trebui sa intareasca comportamentele bune  si sa rezolve problemele atunci cand apar. Atunci cand echipa are o performanta ridicata tinde  sa-si rezolve intern problemele inainte de a anunta starea proiectului.