8.1.2.1.P1

Momentan, organizatiil au mai multe optiuni privind modalitatile de angajare a unei echipe de proiect. Poti folosi personalul existent, angaja un om nou, poti contracta resurse sau, pur si simplu, poti decide sa   externalizezi proiectul integral sau partial. Aceste alegeri sunt rezultatul  evolutiei comunicatiilor si a tehnologiei dar si a dorintei companiilor de a dispune de flexibilitate la angajare. 

Organizatia ar trebui sa aiba o Strategie de Angajare care sa ofere indrumari legate de momentele oportune de utilizare contractare si externalizare a resurselor. Daca organizatia ta are o strategie, ar trebui sa o poti aplica situatiei proiectului tau si sa determini cel mai logic tip de  abordare.

Poate ar trebui sa incepi prin a intelege daca sunt angajati disponibili in perioada in care proiectul se desfasoara. De obicei, nu are sens sa angajezi oameni pe o perioada determinata cand dispui de angajati, care altfel nu ar avea alte activitati curente. (presupunand ca abilitatile angajatilor corespund ‘in linii mari'celor necesare proiectului). 

Sa presupunem ca nu dispui la momentul actual de angajati pentru proiect si ca organizatia ta este deschisa la variantele de a utiliza contractori sau de a angaja personal in functie de nevoile proiectului in cauza. Sa aruncam o privire asupra catorva criterii utilizate in luarea deciziei de angajare. (Daca exista, Strategia de Angajare a organizatiei tale poate include criterii similare)  

• Urgenta. Daca proiectul trebuie demarat foarte repede, ai putea apela la contractori. In majoritatea organizatiilor poti solicita oferte contractorilor locali iar in cateva zile sa incepi interviurile insa cele mai multe organizatii nu pot (si nu vor) sa angajeze personal atat de repede. Ai putea analiza optiunile de a contracta rapid si apoi de a-ti rezerva dreptul de a angaja in viitor.
• Durata nevoii. Daca este nevoie de o resursa pe termen scurt pentru o durata determinata, atunci o solutie ar fi sa contractezi. Poti aduce resursele in proiect printr-un contract pe termen scurt si sa le eliberezi apoi, cand munca este executata. Insa, daca ai nevoie de o resursa full-time pe termen lung, ar fi mai logic sa apelezi la un angajat..
• Activitati Strategice vs. Activitati Non-strategice. Pentru multe companii, anumite tipuri de activitati sunt mai importante din punct de vedere strategic decat altele. De exemplu, multe companii au ales sa angajeze salariati ai organizatiei in functii executive ale proiectelor, precum cea de manager de proiect si sunt mai dispuse sa contracteze forta de munca pentru a asista in fazele de programare, testare si implementare.
• Abilitati si Cunostinte necesare. Multe companii iau decizii asupra echipei de proiect in baza abilitatilor necesare. De exemplu, daca se intentioneaza implementarea unei noi tehnologii, este indicata angajarea unor salariati specializati care sa inceapa institutionalizarea acestor abilitati in organizatie. Similar, in cazul instalarii unui nou program software, se va dori utilizarea unor angajati astfel incat cunostintele dobandite in proiect sa fie pastrate in cadrul organizatiei si dupa terminarea acestuia.
• Confidentialitatea. Daca echipa de proiect va intra in contact cu informatii confidentiale sau de natura proprietara, majoritatea companiilor vor alege sa foloseasca angajati proprii pentru a ocupa posturile. Exista riscul ca informatia sa nu ramana confidentiala atunci cand resursele contractate sunt eliberate.
• Costul. In general, costul orar asociat resurselor contractate este mai ridicat decat costul integral asociat unui angajat. Insa, costurile pe termen lung sunt la fel de importante. Pentru resursele contractate platesti in general un pret pe ora mai ridicat, insa doar pe durata de timp in care serviciile lor sunt necesare. Costurile cu angajatii pot fi mai reduse pe termen scurt, dar reprezinta un angajament financiar pe termen lung.

Analizand criteriile de mai sus pentru luarea unei decizii, se observa ca, in mare parte, alegerea folosirii angajatilor contractorilor depinde de riscurile asociate acestei optiuni. Intr-un proiect mic poate fi riscant sa folosesti angajati proprii pentru ca nu stii sigur daca ii vei putea aloca activitati pe termen lung. Daca proiectul implica utilizarea unor abilitati cheie ale organizatiei, informatii confidentiale sau daca proiectul are o importanta strategica ar putea fi prea riscant sa contractezi resurse.

Organizatiile tind momentan sa pastreze un numar redus de angajati cheie. De la an la an, personalul cheie ramane relativ constant,in timp ce cresterile volumului de munca sunt acoperite prin contractarea resurselor. Managerii de proiect trebuie sa se asigure ca personalul organizatiei este angajat sa lucreze in zonele de interes mai importante pentru asigurarea succesului companiei pe termen lung. Nevoile suplimentare pentru ocuparea pozitiilor non-strategice, generice si cu un risc redus pot fi indeplinite angajand  contractori sau externalizand complet.