6.2.1 Managementul Documentatiei - Tehnici
6.2.1.P1 Folositi tehnologia managementului documentatiei ca fiind de baza pentru procesul dumneavoastra
Mare parte din procesul managementului documentatiei este influentat de orice tehnologie de management al documentatiei folosita la proiect. De exemplu, software-ul de management al documentatiei va veni de obicei cu o structura standard logica. Introduceti numele dumneavoastra specifice pentru a il face real. Sofgtware-ul poate de asemenea sa intareasca variatia si poate avea elemente pentru controlul autoritatii de actualizare. Instrumentul poate de asemenea sa descrie metadata necesara pentru elemente cheie si indexare.
6.2.1.P2 Stocati documentele proiectului si ale managementului proiectului in registru
Registrul documentelor pastreaza toate actele proiectelor- atat legate de proiect cat si legate de managementul proiectelor. De exemplu, registrul va pastra graficul proiectului si planificarea proiectului (actele managementului proiectului), cat si design-ul tehnic si planul de testare(actele proiectului). Cand incepeti sa luati in considerare procesul dumneavoastra de management al documentatiei, toate documentele pe care le produce documentul dumneavoastra trebuie introduse in calcul.
6.2.1.P3 Tranzitia documentelor catre aria corecta dupa proiect
Dupa ce proiectul este complet, unele dintre documente pot fi arhivate, in timp ce altele trebuie pastrate indefinit. De exemplu, rapoartele de status pot fi arhivate (sau compresate) cand proiectul este complet. Aceste documente salvate pot fi actualizate in continuare in registrul documentelor daca acesta este utilizat de catre toata organizatia. Altfel aceste documente pe termen lung va trebui sa fie mutate catre registrul folosit de catre echipa de sustinere.
Unele companii pastreaza un registru central pentru toate formularele proiectelor majore care pot fi revazute pentru o eventuala folosire ulterioara. De exemplu, documentele cererilor de afaceri care au fost create pentru proiectul dumneavoastra pot fi refolosite pentru alt proiect din aceeasi arie de afaceri. Strategia de testare a proiectului dumneavoastra poate fi refolosita de catre alt proiect cu nevoi de testare asemanatoare. Dupa ce s-a sfarsit proiectul, managerul de proiect si bibliotecarul trebuie sa stabileasca informatiile care pot fi refolosite in viitoare proiecte daca organizatia are un registru unde documentele pot fi salvate.
6.2.1.P4 Oferiti fiecarui membru o arie de lucru
De obicei registrul documentatiei nu tine documente la care se lucreaza in prezent (acest lucru depinde de asemenea de software-ul de managementul documentatiei folosit). Fiecare membru al echipei trebuie sa aiba o arie de lucru unde sa stranga versiunile documentelor care sunt in prezent in plin progres, dar nu inca in circulatie. Acesta poate fi o structura a unui director sau un fisier la care fiecare membru al echipei are acces deplin. Membrii echipei isi pot structura aria de lucru in oricare mod doresc.
6.2.1.P5 Protejati integritatea registrului de documentatie
Proiectele de anvergura mare pot genera multe documente. Pentru acest tip de proiecte, echipa trebuie sa creeze un registru pentru documente. Acesta poate fi gestionat cu instrumente de software, sau puteti avea o structura de fisier simpla pe un director comun.
Daca vreti sa creati un registru trebuie sa stabiliti niste reguli si procese pentru a proteja integritatea documentelor stocate. De exemplu, toti membrii echipei dumneavoastra au nevoie de obicei de acces deplin la oricare dintre documentele lor personale si pe care le creeaza. Totusi, trebuie sa decideti daca vreun membru al echipei poate actualiza documentele create de catre alt membru. In unele proiecte acest lucru ar fi perfect acceptabil, in timp ce in altele ar fi considerat o bresa in sistemul de securitate.
Trebuie de asemenea sa decideti daca cineva din echipa poate adauga documente in registrul dumneavoastra, sau daca acest proces de actualizare va fi indeplinit de o persoana in rolul de bibliotecar. Primul dumneavoastra gand ar putea fi ca sa aveti un bibliotecar care sa controleze actualizarile si registrul documentelor este un semn de birocratie. Totusi, luati in considerare unde ar putea un rol ca acesta sa fie util. Daca aveti un numar mare de documente, este important ca documentele care sunt adaugate la registru reflecta o calitate inalta si consistenta. Calitatea totala a registrului se poate degrada daca toata lumea are posibilitatea sa adauge, stearga si modifice documentele oriunde. In schimb, un bibliotecar poate controla procesul adaugarii documentatiei.
Bibliotecarul este de asemenea responsabil pentru procesul de comprimare. Comprimare documentelor vechi asigura ca informatia din registre este relevanta. De exemplu, rapoarte de stadiu individuale saptamanale se poate sa nu mai fie necesare dupa trei saptamani. Pe de alta parte, graficul proiectului este necesar pentru durabilitatea proiectului, chiar daca are 12 luni. La intervale periodice pe parcursul proiectului, bibliotecarul poate arhiva documentele care nu mai sunt relevante si sa compreseze documentele din registru.