6.1.3.P1 Proiecte Mari
In cazul unui proiect mare, toate comunicarea are loc in contextul unui Plan de Comunicare general. Sedintele de stadiu si rapoartele sunt obligatorii, dar doar pentru un proiect de anvergura medie. In plus, sunt multe alte tipuri de comunicare proactiva care trebuie sa fie luate in considerare. Aceasta comunicare creativa si proactiva este explicata intr-un Plan de Comunicare, care este creat dupa cum urmeaza:
Inceputul Proiectului.
6.1.3.P1 Planificarea Comunicarii
|
Rol
|
Raportul de stare (Proiecte mari)
|
|
1
|
Managerul De Proiect
|
Stabiliti participantii la proiect
In unele cazuri acestea sunt grupuri de paricipanti cu nevoi de comunicare similare; de exemplu, un comitet de conducere al proiectului. In alte cazuri, ar putea fi vorba de o signura persoana; de exemplu sponsorul.
|
|
2
|
Managerul De Proiect
|
Stabiliti nevoia de comunicar a fiecarui participant
Managerul de Proiect poate pune nevoile de comunicare in categorii si apoi in trei arii:
Obligatoriu. Aceasta categorie include in general Rapoartele de stare ale proiectelor, cererile legale, rapoartele financiare etc. Aceasta informatie este impinsa catre receptor.
- Informational. Acesta inseamna informatii pe care oamenii au nevoie sa le stie pentru locul lor de munca. Informatiile sunt de obicei puse la dispozitia publicului, dar depinde de ei sa ia initiativa, sau sa inceapa procesul de comunicare.
- Marketing. Acest tip de comunicare este menit sa cladeasca entuziasm si incredere pentru proiect si pentru produsele rezultate in urma acestuia. Acest tip de informatie este indrumat catre persoanele potrivite. Ar fi de dorit poate si Branding-ul unui nou proiect daca doresti schimbarea culturii organizationale sau a obiceiurilor de munca. (vezi 6.1.3.3 Managementul comunicarii/ Branding-ul unui proiect)
|
|
3
|
Managerul De Proiect
|
Fiecarui participant la proiect da-i un impuls pentru a-si implini nevoile de comunicare
Este important ca Managerul Proiectului sa foloseasca Rapoartele de Status si alte metode de comunicare pentru managementul asteptarilor. Pentru mai multe informatii despre managementul asteptarilor, vezi 6.1.1.1.
Stabileste nivelul de informatii de care au nevoie, cat de des au nevoie de actualizare si cea mai buna metoda sa le distrbui. In acest moment, fii creativ in felul in care cauti cai de comunicare cu participantii la proiect. De exemplu, toti participantii inca au nevoie de o actualizare a stadiului proiectului. Comitetul de conducere sa presupunem ca se intruneste pentru un briefing executiv si sa ofere indrumari strategice in fiecare luna. Sponsorul proiectului ar putea avea nevoie de un briefing o data pe luna. O scrisoare trebuie sa ajunga la intreaga organizatie a clientului in scopuri informationale si de marketing. Pentru mai multe exemple despre mecanismele comunicarii, vezi 6.1.3.2, Managementul Comunicarii/ Exemple ale Planului de Comunicare.
|
|
4
|
Managerul De Proiect
|
Stabiliti efortul impus
Estimati efortul cerut pentru a crea si distribui fiecare optiune de comunicare subliniate in pasul 3. de asemenea stabiliti castigul potential al comunicarii catre receptor si catre echipa proiectului.
|
|
5
|
Managerul De Proiect
|
Prioritizati optiunile comunicarii
Lasati la o parte optiunile comunicarii care presupun un efort deosebit pentru un venit marginal. De asemenea inlaturati-le si pe acelea care aduc un castig marginal chiar daca presupun putin efort din partea echipe proiectului. Adoptati acele optiuni ale comunicarii care ofera o valoare inalta si putin efort din partea echipei. Cateva dintre acestea ar fi bine de implementat in timp ce altele nu.
|
|
6
|
Managerul De Proiect
|
Implementati comunicatiile obligatorii
Fara a avea legtura cu prioritizarea, implementati orice forma de comunicare obligatorie pentru proiect si pentru mediul inconjurator. Acest lucru cu siguranta va include Raport de Stadiu, dar ar putea sa fie si rapoarte cerute de guvern, rapoarte legale etc.
|
|
7
|
Managerul De Proiect
|
Adaugati rezultatele procesului de comunicare la planificare
Acest lucru va include atribuirea de frecvente, date, orele de efort si persoanele responsabile pentru fiecare optiune de comunicare implementata.
|
Inceputul Proiectului
6.1.3.P2 documentatia Planului de Management
|
10
|
Managerul De Proiect , Membrii echipei, Client
|
Planificati si asistati la Sedintele de Stadiu
Echipa ar trebui sa asiste la Sedntele de status saptamanal sau bi-saptamanal. Daca managerul de proiect prefera, ar putea fi o intalnir pentru membrii echipei si alta cu clientul. Atrebuie sa existe un program special pentru intalniri si sedintele nu trebuie sa dureze mai mult de o ora. In general, scopul sedintelor este sa comunice stadiul, nu sa rezolve probleme. (O programare pentru sedinta este inclusa in sectiunea produse)
|
|
11
|
Managerul De Proiect
|
Creati rapoarte pentru sponsori si participanti
Managerul de proiect trebuie sa trimita Rapoarte de Status catre toti participantii la proiect, intr-un regim saptamanal sau bi-saptamanal. In functie de ciclul financiar al rapoartelor, Raportul de Stadiu lunar trebuie sa includa un status financiar de asemenea.
|
|
12
|
Membrii Echipei
|
Creati rapoarte de Stadiu pntru Managementul Proiectului
Membrii echipei proiectului ar trebui sa trimita managerului de proiect un Raport detaliat saptamanal sau bi-saptamanal, care sa includa progresul lor in perioada respectiva. Aceasta informatie este folosuita de managerul de proiect pentru a actualiza fiecare activitate din program. Raportul este o adaugare la Sedinta de stadiu. Daca managerul de proiect intelege stadiul detaliat al fiecarei echipe, Raportul de Status ar putea sa nu fie necesar. Acesta ar putea fi cazul daca managerul de proiect mai lucreaza si la rezultatele detaliate ale produsului.
Un motiv pentru care sunt necesare sedintele si rapoartele de stare este acela ca echipa proiectului trebuie sa predea raportul final managerului de proiect pana la sfarsitul zilei de vineri. Managerul de proiect actualizeaza programul si bugetul si actualizeaza stadiul pentru toti participantii la proiect si pentru sponsori. Managerul de proiect impreuna cu echipa de proiect tin o sedinta marti pentru a discuta stadiul proiectului si pentru a imparti munca. Acest proces asigura ca managerul de proiect este la curent cu toate activitatile din proiect la sfarsitul saptamanii si este pregatit pentru o sedinta de stadiu productiva cu echipa proiectului si cu clientul la inceputul saptamanii viitoare.
|
6.1.3.P5 Managementul participantilor la proiect
|
Procese in desfasurare
6.1.3.P3 Distributia informatiilor
|
|
9
|
Managerul De Proiect
|
Executati Planul de Comunicare
In Planul de Comunicare sunt descrisi in amanunt participantii la proiect, nevoile lor de informatii, cat de des ar trebui sa primeasca comunicate, cel mai bun format pentru aceste comunicatii. Managerul de Proiect trebuie sa realizeze Planul de Comunicare pentru a-l face real. Acest lucru include de asemenea raspunsul la cererile specifice de nformatii.
|
6.1.3.P4 Raportul de performanta
|
10
|
Managerul De Proiect , Membrii echipei, Client
|
Planificati si asistati la Sedintele de Stadiu
Echipa ar trebui sa asiste la Sedntele de status saptamanal sau bi-saptamanal. Daca managerul de proiect prefera, ar putea fi o intalnir pentru membrii echipei si alta cu clientul. Atrebuie sa existe un program special pentru intalniri si sedintele nu trebuie sa dureze mai mult de o ora. In general, scopul sedintelor este sa comunice stadiul, nu sa rezolve probleme. (O programare pentru sedinta este inclusa in sectiunea produse)
|
|
11
|
Managerul De Proiect
|
Creati rapoarte pentru sponsori si participanti
Managerul de proiect trebuie sa trimita Rapoarte de Status catre toti participantii la proiect, intr-un regim saptamanal sau bi-saptamanal. In functie de ciclul financiar al rapoartelor, Raportul de Stadiu lunar trebuie sa includa un status financiar de asemenea.
|
|
12
|
Membrii Echipei
|
Creati rapoarte de Stadiu pntru Managementul Proiectului
Membrii echipei proiectului ar trebui sa trimita managerului de proiect un Raport detaliat saptamanal sau bi-saptamanal, care sa includa progresul lor in perioada respectiva. Aceasta informatie este folosuita de managerul de proiect pentru a actualiza fiecare activitate din program. Raportul este o adaugare la Sedinta de stadiu. Daca managerul de proiect intelege stadiul detaliat al fiecarei echipe, Raportul de Status ar putea sa nu fie necesar. Acesta ar putea fi cazul daca managerul de proiect mai lucreaza si la rezultatele detaliate ale produsului.
Un motiv pentru care sunt necesare sedintele si rapoartele de stare este acela ca echipa proiectului trebuie sa predea raportul final managerului de proiect pana la sfarsitul zilei de vineri. Managerul de proiect actualizeaza programul si bugetul si actualizeaza stadiul pentru toti participantii la proiect si pentru sponsori. Managerul de proiect impreuna cu echipa de proiect tin o sedinta marti pentru a discuta stadiul proiectului si pentru a imparti munca. Acest proces asigura ca managerul de proiect este la curent cu toate activitatile din proiect la sfarsitul saptamanii si este pregatit pentru o sedinta de stadiu productiva cu echipa proiectului si cu clientul la inceputul saptamanii viitoare.
|
6.1.3.P5 Managementul participantilor la proiect
|
13
|
Managerul De Proiect
|
- 1. Monitorizeaza planul de management al participantilor
- 2. Ati realizat o analiza initiala a participantilor la proiect atunci cand ati definit lucrul in pasul 1(vezi 1.2.5 Analiza Participantilor). Aceasta analiza ar trebui de asemenea sa fie actualizata periodic pentru a asigura ca participantii sunt implicati cu succes.aceasta include atat validarea importantei relative a grupului de participanti, cat si interesul dumneavoastra pentru fiecare grup. Daca participantul nu este implicat asa cum v-ati dori, trebuie sa va actualizati sau schimbati activitatile. Este posibil sa descoperiti alti participanti pe parcursul desfasurarii proiectului si ar trebui consultati in acest proiect.
- 3. In plus, trebuie sa executati activitatile de management ale participantilor din planul original. Aspectul comunicational al analizei participantilor va fi deja executat ca fiind o parte din Planul dumneavoastra de Comunicare. Totusi, ar putea axista alte elemente ale analizei participantilor care trebuie executate la randul lor.
|