6.1.3.1.P1

Proiectele de anvergura mare ar trebui in primul rand sa se axeze pe procesul proiectelor medii avand in vedere ca toate caracteristicile se aplica. De fapt, aceste reguli pentru structura registrelor si conventiile de denumire sunt si mai importante in proiectele mari. In plus la caracteristicile proiectelor medii, la proiectele mari se adauga urmatoarele zone:

• Angajati un bilbiotecar pentru documente. O data ce stabiliti locul unui document care ajuta in crearea unui proiect mare, veti vrea pe cineva care sa fie responsabil pentru intretinerea acestuia. Nu este o treaba dificila daca documentul este mic sau mediu. Totusi, daca proiectul dumneavoastra genereaza multe documente, acest lucru ar putea dura ceva timp- poate chiar va fi nevoie de un membru full-time. Veti vrea de asemenea sa numiti un membru de rezerva daca bibliotecarul de baza este plecat. Rorul de bibliotecar poate fi unul atribuit mai multor membri ai echipei. Responsabilitatile unui bibliotecar sunt dupa cum urmeaza:

• Coordonarea activitatilor care sunt legate de locul documentelor.
• Stabilirea, pastrarea si intarirea standardelor de pastrare ale documentelor si monitorizarea lor.
• Identificarea si rezolvarea problemelor de depozitare
• Monitorizarea si controlul accesului si al actualizarilor din depozit.
• Determinarea momentului in care este necesar sa arhivati documente vechi in spatiul de depozitare si sa folositi arhiva si sa imbunatatiti functiile.

Nu va temeti sa numiti un bibliotecar pentru documente la un proiect mare. Aceasta nu trebuie sa fie o pozitie full-time. Ar putea fi un rol care sa ocupe doar 10 % din timpul angajatului. Totusi, daca proiectul dumneavoastra genereaza multe documente, atunci cu siguranta aveti nevoie de anumite procese pentru a asigura integritatea documentatiei dumneavoastre.   

• Definiti regulile de acces. Regulile de acces trebuie sa descrie lucruri ca: cine poate sa vada documentele si cine le poate actualiza. Multe dintre documente trebuie sa fie accesibile pentru ca toate echipa sa le poata citi. Unele documente ar putea avea nevoie de mai multa securitate. Totusi, ar trebui sa stabiliti clar care sunt documentele care pot fi modificate de catre echipa. In genera, regula este ca persoana care a creat documentul sa fie singura care il poate actualiza.

Daca folositi un instrument de management al documentatiei, regulile de acces pot fi stabilite si intarite. Chiar daca folositi structuri obisnuite ale fisierelor, inca puteti stabili reguli clare. De exemplu, puteti crea un fisier pentru documente finale, aprobate, pe care nimeni nu ar trebui sa le atinga. Puteti de asemenea sa stabiliti fisiere de lucru pentru fiecare membru al echipei, unde sa-si poata tine documente personale si proiectele care sunt in curs. 

• Creati un cuvant cheie si o schema de index pentru cautare. In functie de tehnologia din spatiul de depozitare, trebuie sa fie posibila o cautare dupa documente. Cautarea poate fi facuta de obicei dupa numele documentului(standardele de denumire devin mai importante) si/sau dupa termenul cheie. Termenii cheie sunt descriptivi si sunt asociati cu documentul pentru ca cineva sa il poata gasi mai tarziu cautand dupa cuvantul cheie daca nu stiu precis unde este situat. Acesti termeni creaza metadata documentului, adica aduc un inteles pentru a descrie documentul in sine. Structura termenilor ar trebui definita de la bun inceput. Exemple de scheme simple de indexare a documentelor includ titlul documentului, subiectul, autorul sau persoana de contact, data editiei si o lista de cuvinte cheie. Documentul va fi atunci usor de gasit folosind o cautare a oricarui cuvant asociat cu schema cuvintelor cheie.
• Stabiliti procedurile de actualizare. Toti membrii echipei au nevoie de acces la oricare dintre documentele proprii la care lucreaza la acel moment. Totusi, echipa trebuie sa decida daca oricine poate face modificari la documentele altora, de asemenea. De exemplu, este indicat ca toti membrii sa poata adauga cate ceva la portiunea de biblioteca unde sunt documentele finale, aprobate. Pe de alta parte, ati putea sa restrictionati accesul la aceste zone si sa-i permiteti doar bibliotecarului sa faca reviziile necesare la final. Acesta este un aspect al colaborarii pe care echipa trebuie sa-l stabileasca de la bun inceput. O procedura care intareste acest lucru este:

1. Membrii echipei predau documentele bibliotecarului cand acestea au fost aprobate, ori la sfarsitul fiecarei faze, si la sfarsitul proiectului. Membrul respectiv completeaza un formular care descrie rezultatele, cuvintele cheie, data aprobarii, fisierul de stocare.
2. Bibliotecarul se asigura ca proiectul este potrivit pentru depozitare si ca documentul urmeaza toate criterrile de unui proiect. Daca documentul nu este in regula, bibliotecarul poate refuza stocarea acestuia. Daca documentul documentul nu intruneste standardele cerute, este inapoiat echipei pentru o corectura. Daca bibliotecarul nu are autoritatea necesara pentru a verifica continutul documentului, acesta poate incredinta documentul altui membru al echipei, pentru o revizie si feed-back.

• 3. Daca documentul este relevant si urmeaza standardele unui document, bibliotecarul il aseaza in registrul adecvat si actualizeaza orice cuvant cheie necesar. Bibliotecarul foloseste formularul de inscriere al documentului pentru a actualiza cuvintele cheie, data aprobarii, descriere etc.
• Hotarati conservarea si eliberarea limitelor de timp. Conservarea documentelor vechi asigura relevanta informatiilor din registre. De exemplu, rapoartele de stadiu individuale ar putea fi dispensabile dupa trei luni. Pe de alta parte, fisa proiectului va fi necesara pentru durata proiectului, chiar daca are 12 luni vechime. La anumite intervale de timp, bibliotecarul poate arhiva documentele care nu mai sunt relevante, curatand documentele din registre.
• Hotarati rezerva depozitului si conditiile de recuperare. Daca fisierului nu-i este facuta o copie automat, managerul de proiect este nevoit sa puna activitatile pe lista de planificare pentru a se asigura ca aceasta copie este facuta. Daca firma dumneavoastra are deja mecanisme automate care reproduc mediile de stocare, asigurati-va ca aceasta copiere este facuta la un interval adecvat pentru ca fisierele sa poata fi actualizate cat mai mult posibil. Managerul de proiect trebuie sa stie unde este stocata copia si pentru cat timp. Macar o copie a documentelor in cauza trebuie trimisa in afara firmei, in caz ca ar putea avea loc un dezastru.
• Verificati constant mediile de stocare. Daca proiectul dumneavoastra este foarte mare, si mediul de stocare este foarte complicat, este de dorit sa faceti o verificare constanta a documentelor per total, cat si a proceselor de management ale documentatiei. Bibliotecarul va fi responsabil de coordonarea acestui procedeu. Puteti avea in vedere urmatoarele:

• Mediul de stocare este copiat si curatat 
• Documentatia este stocata in locul in care trebuie.
• Documentele sunt indexate si categorizate adecvat pentru a putea fi accesate in caz de nevoie.

Documentele sunt adaugate intr-o maniera continua sau cel putin la sfarsitul fiecarei faze decisive.