Copiile schitelor sunt documente care au fost initial finalizate de catre autor, dar care nu sunt inca gata sa fie considerate terminate pe deplin din perspectiva unui proiect. In multe dintre cazuri acest lucru se intampla din cauza ca documentul este un fel de proces de verificare. Copiile de schite ale documentelor pot fi stocate in aria de lucru a autorului. Totusi, pentru proiectele mari, sau pentru unele care presupun o rigoare mai mare in managementul documentatiei, ar fi logic sa pastrati o biblioteca sau un fiset pentru copiile schitelor. Procesul actualizarii copiilor in cauza este dupa cum urmeaza:
|
Rol
|
Procesul de Aprobare al Documentelor
|
|
1
|
Autorul documentului
|
Un document este creat si editat in zona de lucru a autorului.
|
|
2
|
Autorul documentului
|
Dupa ce schita initiala este gata, documentul este mutat din zona de lucru in libraria pentru schite. Documentul ramane acolo pana cand autorul are nevoie sa-l actualizeze sau este gata sa fie mutat catre depozit sau aprobat ca document.
|
|
3
|
Autorul documentului
|
Cand documentul este mutat in libraria pentru schite, poate fi pusa in circulatie pentru evaluare si admisie.
|
|
4
|
Autorul documentului
|
Daca copia are nevoie sa fie reactualizata, documentul este recopiat in aria de lucru pentru actualizare, lasand o copie in bilbioteca schitelor
|
|
5
|
Document author, Librarian
|
Acest proces este repetat pana cand documentul este facut in totalitate. Apoi documentul poate fi mutat din bilbioteca de schite in locatia ei finala in depozitul doumentelor.
|
Valoarea acestei abordari este aceea ca echipa proiectului are intotdeauna o schita oficiala a fiecarui document si doar o singura versiune aprobata, de asemenea.