6.1.2.2.P1
Pentru ca managerul sa inteleaga si sa recunoasca stadiile documentului, este foarte important sa treaca prn procesul de creatie si apoi pana la finisarea acestuia. Aceasta notiune ii permite managerului sa inteleaga stadiul general al unui document in orice moment dat si il ajuta sa se asigure ca pentru finisarea documentului ii ramane destul timp la dispozitie. De exemplu, cand un membru al echipei afirma ca ei pot sa irculatie termine un document in doua saptamani, oare spune ca documentul va fi gata sa circule sau ca documentul va fi complet si aprobat in totalitate in doua saptamani? Nu pentru toate documentele este necesar sa treaca prin toate etapele creatiei si ale aprobarii. Totusi, in functie de document, unul sau mai multi pasi vor fi necesari.
Unii dintre pasii de reevaluare definiti aici ar putea fi considerati parte dintr-un control de calitate al documentelor.
|
Rol
|
Ciclul de Viata al Documentelor
|
|
1
|
Autorul documentului
|
Planificarea Documentului
Uneori poti sa stai pe un scaun si sa te apuci sa scrii un document. Alte dati trebuie sa formulezi un plan. Acest lucru este adevarat in special atunci cand documentul devine din ce in ce mai mare si mai complex. In multe dintre cazuri nu vei putea sa te apuci sa scrii din cauza ca nu ti-ai adunat gandurile. Pregatirea si planificarea, care includ sectionarea continutului si delimitarea sectiunilor, iti va da un punct de inceput.
|
|
2
|
Autorul documentului
|
Creati schita initiala a documentului
In acest pas, schita documentului este creata. Daca nu exista reevaluari si aprobari, din acest pas rezulta formarea produsului final. Mare parte a efortului asociat cu documentul este folosita la acest pas. Pasii urmatori pot fi de lunga durata, dar nu vor necesita nici pe departe atat efort.
|
|
3
|
Autorul documentului
|
Mutati documentul pentru aprobare si faceti adaugirile de rigoare
Acesti doi pasi implica circularea documentului pentru evaluarea initiala si pentru feed-back. Documentul este actualizat pe baza comentariilor rezultate in urma evaluarilor. In functie de documentul in cauza, acesta ar putea fi un pas repetat. Un document poate avea o verificare interna, urmata de o evaluare a unui participant la proiect, urmata de cea a managerului. Dupa fiecare dintre aceste verificari, documentul este modific in fucntie de feed-back si trimis catre etapa urmatoare.
|
|
4
|
Autorul documentului
|
Castigati aprobarea documentului
Dupa ce documentul a circulat de la etapa de feed-back pana la cea de actualizare, acesta va fi gata pentru aprobarea finala. Unele documente trebuie sa fie aprobate formal in scris. Altele sunt pur si simplu complete dupa ce a fost inregistrata ultima runda de feed-back.
|
La fel ca in cazul tuturor proiectele complete s-ar putea vorbi de actualizari ulterioare sau mariri care implica ciclul de viata al mini-documentelor lor de asemenea.