6.1.2.1.P1 Cu cat proiectul este mai mare, cu atat devine mai dificil pentru membrii echipei si pentru ceilalti participanti la proiect sa isi transmita informatii. Acest lucru se adevereste in special cand mai mult de o persoana lucreaza cu o sumedenie de informatii. Daca managerul de proiect nu ia in considerare aceste documente in avans, echipa proiectului va ajunge in final sa aiba probleme din cauza unor informatii vitale omise. Aces lucru genereaza de obicei confuzie si extra-efort reluand lucrul care trebuia deja sa fie complet.

In general, ideea de managementul Documentatiei este asemanatoare cu ceea ce poate fi realizat cu ajutorul managementului pe calculator. Managementul codului este de preferat sa fie facut cu ajutorul unui instrument care poate schimba software-ul sau al unei baze de date care tine evidenta actelor de proprietate sau a celor de preluare. Fara acest tip de instrumente ar fi foarte dificil de dezvoltat sau sustine proiecte de software de mare anvergura. In mod similar, documentele ar trebui sa fie gestionate si controlate in special la proiectele mari.

Cateva exemple vor ajuta la explicarea acestui concept. Sa presupunem ca proiectul dumneavoastra va crea multe documente care trebuie sa fie stocate si transmise de exemplu: Cartea Proiectelor, Situatii dificile, Cererile de afaceri, Planul de Testare etc. Dupa ce un document este creat, membrii echipei trebuie sa stie unde ar trebui acesta sa fie stocat. In functie de software-ul dumneavoastra si de sofisticare, documentul ar putea intra intr-un fisier dintr-o retea electronica, intr-un alt  pe hard-drive-ul dumneavoastra sau un fisier cu pachet de  software pentru management. Dupa ce documentul este creat, trebuie sa stii cine va avea acces la el. Cele mai mlte dintre documente ar putea fi deschise tuturor membrilor echipei proiectului, dar numai dumneavoastra hotarati ca ei sa vada documentele-fara a le schimba, insa. Ar trebui sa ajungeti la un acord in privinta numelui intregului fisier original si numelui reviziilor. De exemplu, daca actualizezi Cartea Proiectelor, este bine ca versiunea ulterioara s-o inlocuiasca pe cea oiginala? Poate ar tebui sa salvati documentul original si apoi sa denumiti nol document versiunea 2. Acesti pasi fac parte din procedurile manageriale de creare a unui proiect.

Sa privim si la rapoartele de stadiu. Ar tebui sa stabiliti regulile de numire a rapoartelor de stadiu cu ceva timp inainte. Daca fiecare membru al echipei trimite un raport de stadiu catre manager, nu va dura mult pana cand managerul de proiecte va avea zeci si sute de rapoarte de stadiu. Daca formatul numelui documentului este: Data/Nume/Raport de stadiu, rapoartele se vor sorta in ordine cronologica. Daca numele fisierului este: Nume/Raport de status/Data, se vor sorta dupa persoana. Poate managerul de proiect ar trebui sa stearga Rapoartele de Status dupa ce le reciteste. Toate aceste intrebari sunt componente ale managementului documentatiei.

 Managementulul documentatiei este insignifiant pentru proiectele mici. Pentru cele mari, aceste procese trebui sa fie planificate in avans sau se vor confrunta cu munca in plus care va fi nesigura, plina de confuzii, atunci cand proiectul este in plin progres.  

6.1.2.1.P2 Date structurate si nestructurate

Informatiile pot fi stocate in oricare dintre cele doua stadii: struturat sau nestructurat. Informatiile structurate se refera la date stocate intr-un format repetitiv si tructurat. Datele structurate sunt de felul tabelurilor, fisierelor, baze de date, depozite de date etc. Acest tip de date este usor de stocat si accesat de progamele de calculator. Pe de alta parte, datele nestructurate pot fi intr-u format care este mai usor de procesat de un om, sar mai greu de accesat de un program electronic. Informatiile nestructurate includ documente, imagini, grafice, video, audio etc. Datele nestructurate pot fi pot fi procesate cu greu si de calculator, dar ideile principale sunt mai bine asimilate de om.  Desi documentele sunt grija principala a multor echipe de proiect, conceptul de managementul documentatiei poate fi extins pe tot proiectul dumneavoastra pentru a include orice tip de date nestructurate, ca cele de mai sus. Cu alte cuvinte, daca proiectul dumneavoastra genereaza fisiere audio sau video, puteti folosi aceleasi tehnici cu privire la alegerea denumirii, indexare, stocare in magazie etc. Exemple de date structurate sau nestructurate sunt aratate in tabelul de mai jos

Informatii structurate Arie, nota, fisier, tabel Coduri, modele, script-uri Bazarea pe instrumente, baze de date Instrumente de codificare in management Greu de organizat fara instrumente sau structura

Informatii nestructurate Documente, poze, grafice, texte, video, chat-uri Dificil de gasit instrumente, desi astazi exista multe Instrumente de management ale documentatiei Posibilitatea de a organiza fara ajutorul instrumentelor

6.1.2.1.P2 Notiuni de baza in Managmentul Documentatiei

Componentele procesului de managementul documentatiei sunt descrise in aceasta sectiune. Aceste procese pot fi modificate daca este necesar pentru proiectul dumneavoastra si apoi inserate in Planul de Management al Proiectului care este creat in timpul 1.0 Definirea Poiectului. Multe dintr aceste componente sunt necesare sprijinirea procesului prin care trece un document de la creere si pana la acceptare. Acest lucru este explicat in 6.1.2.2 Ciclul de Viata al Documentului. Procesul de gestiune al schitelor si copiilor este descris in 6.1.2.3 Copii si Schite. De fapt, managementul documentatiei nu este atat un proces secvential, cat este o abordare si un set de tehnici pentru a manera documentele.           

Cu cat proiectul este mai mare, cu atat este nevoie de mai multa de rigoare si structura pentru managementul documentatiei. Poti sfarsi printr-o mare incurcatura incercand sa salvezi si sa gasesti documente daca nu treci printr-o       planificare amanuntita a documentelor inainte de timpul limita. Aceste fapte nu reprezinta un proces in sine, atat timp cat multe dintre ele pot fi luate in considerare si implementata in orice ordine    

• Decide unde vei stoca documentele. Echipa proiectului ar trebui sa aiba o arie comuna, sau depozit, pentru a stoca documente. Acest loc ar putea fi un fisier, pachet de software pentru managementul documentatiei, un dulapior pentru dosare etc. Managerul de proiect trebuie sa fie sigur ca documentele nu sunt stocate in locatii multiple in functie de preferintele ficarui membru al echipei. Daca acest lucru se intampla, echipa va avea probleme in a gasi documente importante atunci cand are nevoie de ele-in special daca au fost efectute schimburi intre membii echipei.
• Decide ce fel de documente vei include. Echipa are, de asemenea, nevoie sa determine tipurile de documente care vor fi adaugate la stocul de documente. Daca acest stoc poate contine orice document in orice stadiu de formare, inclusiv schite si documente din aria de lucru a fiecarui membru al echipei. Totusi, este de asemenea obisnuit pentru fiecare membru al echipei sa aiba o arie de lucru pentru documentele proprii si ca depozitul de documente sa conina numai forme finisate si aprobate ale documentelor.
• Defineste o structura oganizationala si fizica a unui document. O data ce stii unde vei stoca documentele vei putea stabili si registrul sau structura fisierului. Acest lucru va oferi indrumare membrilor echipei sa poata stoca documentele atunci cand au nevoie. Primul pas este sa definiti o vedere logica asupra a cum ar trebui sa fie organizate documentele. Viziunea logica inseamna ca folosesti o schita pentru feed-back. O data ce ai un acord asupra acestei viziuni trebuie sa o implementezi in registrul specific sau in instumentul specific. Structura trebuie sa fie usor de inteles si usor de folosit pentru a gasi informatii relevante. Dupa ce ati creat aceasta viziune logica asupra anumitor proiecte, veti incepe sa vedeti asemanarile si ati putea gasi acest lucru benefic pentru a crea o structura organizationala standard logica pentru tote proiectele. O mostra de structura logica e disponibila la 6.1.1.3 Managementul Documentatiei
• Definiti standardele de denumire. Poate fi dificil sa gasiti documente, chiar daca aveti o structura organizationala buna. O denumire standard va face acest aspect mai usor. Un exemplu a fost descris pentru denumirea conventiilor de numire a Rapoartelor de Stadiu. O conventie ar putea fi: 20061201 Joe Smith Raport de Stadiu. In aceasta schema, toate Rapoartele de Stadiu care se incadreaza intr-o marja de timp se vor sorta impreuna. Pe de alta parte, Joe Smith 20061201 Raport de Stadiu se va sorta dupa persoana. Managerul de proiect trebuie sa se asigure ca toata lumea foloseste aceleasi tipare de denumire.

• Hotarati daca unele dintre documente au nevoie de variante multiple. Managerul de priect trebuie sa stabileasca daca vor fi salvate multiple versiuni al documentului sau doar utlima varianta. Multe documente, cum ar fi Fisa de Proiect, trebuie sa aiba toate versiunile aprobate salvate. Pentru aceste documente, conventia de denumire va avea nevoie de un numar serial. De exemplu, proiectulinitial s-ar putea numi: ABC Fisa de Proiect 1. daca va fi revizuit, numele proiectului va deveni ABC Fisa de Proiect 2. Puteti inca sa va intoarceti la versiunea initiala daca este necesar. Pe de alta parte, documente cum ar fi Situatiile Dificile au doar versiunea curenta si istoricul informatiilor este salvat in document. Versiunea curenta inlocuieste in permanent versiunea precedenta, asa ca nu are sens sa pastrati mai multe versiuni.
• Decide daca (si cum) o sa aduci documentul in stadiul de acceptare. Cand documentele au nevoie de aprobare, in special daca procesul de aprobare poate fi mai lung, e important sa semnalezi stadiul de aprobare al documentului. De exemplu, e important sa stii daca o instiintare pe care o citesti este o aprobare sau o ciorna. Ar fi o solutie sa aveti librarii intregi pe post de documente pe parcursul procesului. Indicatorii generali de document sunt: schita, munca in desfasurare si finalul. Cand un document este creat, este in categoria schita. Cand documentul circula pentru aprobare, este mutat in categoria munca in desfasurare. Cand documentul este aprobat, este mutat in folderul final.
• Definiti formatul standard al documentelor. Drumul catre citirea si redactarea documentelor este mai usor daca urmeaza cu toate un format standard cum ar fi fontul sau marimea fontului. In plus, echipa poate crea note de subsol, coperti sau un tabel de continut. Acest lucru va face ca toata documentatia sa aiba un stil standard

Identificati instrumentele standard de documentatie(optional). Echipa are nevoie de un set de instrumente pentu procesarea documentatiei. In mod normal acest lucru nu reprezinta o problema daca echipa este specializata pe acelasi domeniu.    Totusi, lipsa instrumentelor poate reprezenta o problema daca membrii echipe fac parte din structuri organizationale diferite, tari diferite sau companii diferite. De exemplu, ceva atat de simplu ca un instrument de prelucrare a cuvintelor, nu este de obicei o problema. Totusi, daca aveti furnizori sau vanzatori in echipa, poti observa ca unii folosesc MS Word si altii WordPerfect. In mod similar, toti membrii echipei trebuie sa aiba acelasi software. O data ce software-ul standard a fost identificat, trebuie sa va asigurati ca intreaga echipa foloseste acelasi program. Cu alte cuvinte, daca vreti sa folositi MS Word XP in proiectul dumneavoastra, asigurati-va ca toti membrii au MS Word XP. Uneori documentele nu vor putea fi puse la share daca persoana care le-a creat si cititorul nu au aceeasi versiune software.