6.1.1.P1 Proiecte Mici
Raportarea elementara a stadiului proiectului este, de obicei, indeajuns in proiectele mici. Daca managerul de proiect lucreaza personal la executia proiectului, atunci probabil va sti foarte bine care este stadiul general al proiectului. Totusi, sponsorul si alti participanti la proiect vor trebui sa primeasca informatii actualizate privind stadiul. Daca managerul de proiect nu lucreaza la detaliile de continut ale proiectului (de exemplu, managerul de proiect coordoneaza o serie de proiecte) ar trebui sa existe procese formale de raportare a stadiului de catre echipa de proiect managerului de proiect si de catre acesta participantilor la proiect. Procesul de mai jos este unul general.
|
Rol
|
Raportarea Stadiului (Proiecte Mici)
|
|
1
|
Membrii echipei
|
Crearea rapoartelor de stadiu ale echipei pentru managementul proiectului.
Membrii echipei proiectului trimit saptamanal stadiul actualizat al activitatilor lor catre managerul de proiect.
|
|
2
|
Managerul de Proiect
|
Crearea rapoartelor de stadiu pentru sponsor si participantii la proiect.
Este important ca managerul de proiect sa foloseasca rapoartele de stadiu si alte metode de comunicare pentru a gestiona asteptarilor. Pentru mai multe informatii despre managementul asteptarilor, consultati 6.1.1.1.
Managerul de proiect trimite stadiul actualizat catre sponsorul proiectului si catre alti participanti la proiect, bi-saptamanal sau lunar. Totusi, mai multa atentie trebuie acordata cand se raporteaza lunar. Daca proiectul este foarte mic, s-ar putea ca sponsorul sa nu primeasca deloc actualizari inainte de terminarea proiectului - sau poate doar o singura data. Sponsorul nu va avea timp sa reactioneze daca apare o situatie neobisnuita. Managerul de proiect ar trebui sa raporteze stadiul bi-sapamanal sau saptamanal in aceste cazuri.
|
|
3
|
Managerul de proiect, Membrii echipei, Clienti
|
Programarea si participarea la sedintele de stadiu
Toata echipa proiectului ar trebui sa participe la sedintele de stadiu. Intalnirile trebuie sa se concentreze pe stadiul proiectului comparativ cu programul de activitati de referinta si pe identificarea oricaror situatii dificile, solicitari de modificare a continutului proiectului sau potentiale riscuri curente. Clientul trebuie invitat sa participe, dar prezenta nu este obligatorie. Frecventa sedintelor depinde de durata proiectului si de stringenta nevoii de a obtine informatii in timp util. De exemplu, daca proiectul dureaza trei saptamani, este indicat ca echipa sa se intalneasca de doua ori pe saptamana. Daca proiectul dureaza opt saptamani, o intalnire saptamanala este probabil cea mai indicata.
|