Rol

Managementul schimbarii continutului (proiecte mari)

1

Managerul de proiect

Identificati cererile de schimbare a continutului

Solicitati schimbari de continut potentiale de la oricare participant la proiect, inclusiv echipa proiectului si sponsorul etc. Schimbarile potentiale de continut trebuie documentate in scris catre managerul de proiect printr-un scurt formular de cerere a schimbarii de continut (optional) sau e-mail.

2

Managerul de proiect

Verificati ca este o schimbare de continut

Managerul de proiect verifica faptul ca cererea este intr-adevar o schimbare de continut.

3

Managerul de proiect

Introduceti cererea in jurnalul de schimbare a continutului

Introduceti articolul in jurnalul de schimbare a continutului in scopul urmaririi acestuia.

4

(Persoana care face cererea)

Cereti valoarea de afaceri a schimbarii.

Persoana care face cererea de schimbare a continutului trebuie sa defineasca valoare afacerii proiectului. Sponsorul are nevoie de aceasta informatie pentru a lua o decizie finala.

5

 Managerul de proiect , Sponsor

Stabiliti impactului investigatiei asupra proiectului

Managerul de proiect trebuie sa estimeze impactul investigatiei asupra proiectului si asupra costului, efortului si duratei acestuia. Daca timpul investigatiei impactului schimbarii este mic, managerul de proiect va incepe.

Daca timpul necesar pentru a investiga continutul va determina datele livrabilelor sa scada, cererea trebuie intai dusa la sponsor pentru a stabili daca cererea in sine trebuie sa fie investigata. Daca sponsorul va da acordul initial sa incepeti, planificarea si bugetul pot avea nevoie de o actualizare pentru a reflecta aceasta noua investigatiei a schimbarii de continut. Daca sponsorul nu este de acord cu investigatia, cererea trebuie incheiata ca „ne-aprobata" in jurnalul de schimbare a continutului. 

6

Project Manager, Team Member

Atribuiti schimbarea de continut unui membru al echipei pentru investigare.

Managerul de proiect si-o poate atribui singur.

7

Project Manager, Client Manager

(Optional) rezolvarea cererilor de schimbari mici daca nu exista un impact asupra planificarii si bugetului.

Daca impactul asupra costurilor, efortului si duratei scade ub un prag (sa zicem mai putin de 20 de ore) si proiectul este gata in limitele de cost, efort si durata stabilite, managerul de proiect si managerul clientului pot aproba cererile de schimbare ale continutului. Scopul acestui pas este sa nu se trimita multe schimbari mici catre sponsor pentru aprobare. Totusi, sponsorul tebuie sa fi delegat aceasta responsabilitate-de obicei pana la un anumit prag de cost si efort.

8

Sponsor

Duceti informatia catre sponsor

Duceti cererea de schimbare a continutului, alternativele, valoarea proiectului si impactul proiectului catre sponsor pentru o decizie (daca managerul de proiect si managerul clientului nu au aprobat, ca mai sus)

9

Project Manager

Documentati decizia in jurnalul de schimbare a continutului

Incheiati cererea de schimbare in jurnalul de schimbare a continutului cu decizia finala. C

10

Project Manager

Incheiati formularul de cerere al schimbarii continutului

Managerul de proiect trebuie sa actualizeze cererea de schimbare a continutului si apoi sa inchida si stocheze documentul respectiv.

11

Project Manager

Actualizati planificarea si bugetul

Daca cererea de schimbare a continutului este aprobata, activitatile potrivite sunt adaugate la planificare pentru a se asigura implementarea schimbarii. Bugetul proiectului si data limita trebuie si ele sa fie actualizate, daca este nevoie.

12

Project Manager

Actualizati carta proiectului, daca este necesar

Carta curenta abreviata a proiectului trebuie actualizata daca o schimbare de continut aprobata rezulta intr-o schimbare substantiala a continutului proiectului.

13

Project Manager

Comunicati prin raportul de stadiu

Comunicati stadiul schimbarii de continut si decizia catre membrii echipei si alti participanti prin metode stabilite in Planul de Comunicare, inclusiv Raportul de stadiu.

Rol

Managementul schimbarii de configurare (proiecte mari)

1

Managerul de proiect

Identificati cererile de schimbare a configurarii

Solicitati schimbari potentiale de configurare de la oricare participant la proiect, inclusiv membrii echipei, clientii, sponsorii etc. Schimbarile potentiale de continut trebuie sa fie documentate in scris catre managerul de proiect printr-un scurt formular de cerere a schimbarii continutului (optional) sau e-mail.  

2

Managerul de proiect

Verificati ca este o schimbare de configurare

Managerul de proiect verifica faptul ca cererea este, de fapt, o schimbare de configurare.

3

Managerul de proiect

Introduceti cererea in jurnalul de schimbare a configurarii

Introduceti articolul in jurnalul de schimbare a configurarii in scopul urmaririi acestuia.

4

(Persoana care face cererea)

Cereti valoarea de afaceri a schimbarii de configurare (optional)

Unele schimbari de configurare sunt discrete si sunt cerute pentru a sublinia anumite valori ale afacerilor. In acest caz, persoana care face cererea de schimbare a configurarii trebuie sa defineasca valoarea afacerii in proiect. Sponsorul are nevoie de aceste informatii pentru  lua o decizie finala.

5

Managerul de proiect , Sponsor

Stabiliti impactul investigarii asupra proiectului

Managerul de proiect trebuie sa estimeze impactul investigatiei asupra proiectului in privinta costului, efortului si duratei. Daca timpul destinat investigarii impactului schimbarii de configurare e minor, managerul de proiect va incepe.

Unele schimbari de configurare pot avea efecte dramatice asupra planificarii si costului, schimbandu-se multe dintre bunurile si componentele proiectului. Daca timpul necesar pentru inceperea investigatiei va determina livrabilele sa scada, cererea trebuie dusa la sponsor pentru a determina daca cererea in sine trebuie investigata. Daca sponsorul da acordul initial sa se inceapa, cererea de schimbare a configurarii poate continua. Din moment ce nu exista o cerere de schimbare a configurarii, managerul de proiect poate sa nu primeasca planificarea suplimentara si bugetul pentru investigatie, dar toate aceste nevoi trebuie negociate cu sponsorul.

Daca sponsorul nu aproba investigatia cererii de schimbare a configurarii, atunci cererea trebuie sa fie incheiata ca „neaprobata" in jurnalul schimbarii configuratiei.

6

Managerul de proiect , Membrul echipei

Atribuiti schimbarea de configurare unui membru al echipei pentru investigare.

Managerul de proiect si-o poate atribui singur.

7

Managerul de proiect,  Managerul clientului

Rezolvati cererile de schimbari mici de configurare daca nu exista un impact asupra planificarii si bugetului 

Daca impactul asupra costului, efortului si duratei scade sub un prag (sa zicem mai putin de 20 de ore), si proiectul este gata in limitele costului, efortului si duratei initiale, managerul proiectului si managerul clientului pot aproba cererea de schimbare a configurarii.

8

Sponsor

Duceti informatia la sponsor

Duceti cererea de schimbare, alternativele, valoarea de afacere si impactul proiectului catre sponsor pentru o decizie (daca managerul de proiect si managerul clientului nu aproba, ca mai sus)

9

Managerul de proiect

Documentati decizia in jurnalul de schimbare a configurarii

Incheiati cererea de schimbare in jurnalul de schimbare a configurarii cu decizia finala.

10

Managerul de proiect

Incheiati formularul de cerere a schimbarii configurarii

Managerul de proiect trebuie sa actualizeze cererea de schimbare a configurarii si apoi sa incheie si stocheze documentul.

11

Managerul de proiect

Actualizati planificarea si bugetul

Daca cererea de schimbare a configurarii este aprobata, activitatile potrivite sunt adaugate la planificare pentru a se asigura ca schimbarea este implementata. Din moment ce nu este o cerere de schimbare a continutului, puteti sau nu sa primiti planificari si buget suplimentare pentru schimbarea de configurare. Toate acestea trebuie sa fie negociate cu sponsorul pe baza naturii schimbarii.

12

Managerul de proiect

Comunicati prin raportul de stadiu

Comunicati stadiul comunicarii si decizia catre membrii echipei si alti participanti prin metode stabilite in Planul de Comunicare, inclusiv Raportul de stadiu al proiectului.

Rol

Managmentul schimbarii (proiecte mari)

1

Managerul de proiect

Identificati cererile de schimbare

Solicitati schimbari potentiale de la orice potential partener, inclusiv echipa proiectului, clienti, sponsori etc. Continutul potential trebuie sa fie documentat in scris catre managerul de proiect printr-un formular scurt de schimbare(optional) sau e-mail.  

2

Managerul de proiect

Verificati ca este o schimbare

Managerul de proiect verifica ca o cerere este, de fapt, o schimbare.

3

Managerul de proiect

Introduceti cererea in jurnalul de schimbari

Introduceti articolul in jurnalul de schimbare in scopul urmaririi.

4

(Person making request)

Cereti valoarea de afaceri a schimbarii (optional)

Unele schimbari sunt discrete si cerute din cauza unor valori de afaceri importante. In acest caz, persoana care face cererea de schimbare trebuie sa defineasca valoarea de afacere a proiectului. Sponsorul va avea nevoie de aceasta informatie pentru a lua o decizie finala.

5

Managerul de proiect , Sponsor

Stabiliti impactul investigatiei asupra proiectului

Managerul de proiect trebuie sa estimeze impactul investigarii asupra proiectului, a costului, efortului si duratei. Daca timpul destinat investigarii este mic, managerul de proiect va incepe.

 Daca timpul destinat investigarii cauzeaza scaderea datelor livrabilelor, cererea trebuia intai dusa la sponsor pentru a stabili daca cererea in sine merita sa fie investigata. Daca sponsorul da acordul initial, procesul de schimbare poate continua. Din moment ce aceasta nu este o cerere de schimbare a continutului, managerul de proiect poate sa nu primeasca planificarea si bugetul suplimentar pentru investigatie, dar acestea trebuie discutate cu sponsorul.

Daca sponsorul nu este de acord cu investigatia cererii de schimbare, cererea trebuie incheiata ca „ne-aprobata" in jurnalul de schimbare.

6

Managerul de proiect , Team Member

Atribuiti schimbarea unui membru al echipei pentru investigare

Managerul de proiect si-o poate atribui singur.

7

Managerul de proiect r, Client Manager

Rezolvarea cererilor de schimbare mici daca nu exista impact asupra planificarii si bugetului

Daca impactul asupra costului proiectului, efortului si duratei scade sub un prag (sa zicem sub 20 de ore) si proiectul va fi gata in limitele de timp, cost, efort initiale, managerul de proiect poate aproba cererea de schimbare.

8

Sponsor

Duceti informatia la sponsor

Duceti cererea de schimbare, alternativele, valoarea de afacere si impactul la sponsor pentru o decizie (daca managerul de proiect si managerul clientului nu sunt de acord, ca mai sus)

9

Managerul de proiect

Documentati decizia in jurnalul de schimbare

Incheiati cererea de schimbare in jurnalul de schimbare cu decizia finala.

10

Managerul de proiect

Incheiati formularul de cerere a schimbarii

Managerul trebuie sa actualizeze cererea de schimbare si apoi sa incheie si stocheze documentul.

11

Managerul de proiect

Actualizati planificarea si bugetul

Daca cererea de schimbare este aprobata, activitatile potrivite sun adaugate la planificare pentru a asigura ca schimbarea este implementata. Din moment ce nu este o cerere de schimbare a continutului, puteti sau nu sa primiti buget si planificare suplimentara pentru a implementa schimbarea. Toate acestea tebuie stabilite cu sponsorul in functie de natura schimbarii.

12

Managerul de proiect

Comunicati prin Rapoarte de stadiu

Comunicati stadiul schimbarii si decizia catre membrii echipei si alti participanti prin metode stabilite in planul de comunicare, inclusiv stadiul proiectului.