5.1.3.1.P1

Managementul configurarii este termenul dat identificarii, urmaririi si managementului tuturor bunurilor unui proiect. (Puteti de asemenea sa va referiti la configurare in termenii unei organizatii, dar trebuie sa fiti concentrati numai pe proiectele de aici ). Managementul schimbarii continutului ar fi o componenta a procesului de management al configurarii. Acesta este un proces optional din procesul TenStep de management al proiectelor pentru motivele urmatoare.

• Multe (proiecte) nu isi fac probleme in legatura cu urmarirea bunurilor fizice cum ar fi echipamentul, proviziile si materialele. Daca aceste bunuri au nevoie de urmarire, este infapuit la un nivel organizational. De exemplu, urmarirea si managementul computerelor sunt de obicei realizate la un nivel de companie sau divizie. Managerul de proiect al unui proiect individual poate avea nevoie de computere pentru echipa, dar nu are nevoie de urmarirea si managementul bunurilor.
• Daca proiectul dumneavoastra isi face griji in legatura cu bunurile si urmarirea lor, acest lucru este facut de obicei in afara domeniului managerului de proiect, in schimb este manuit de specialisti si de echipa. De exemplu, daca proiectul dumneavoastra implica cladirea unui avion, urmarirea materialelor este vitala. Totusi, exista specialisti in echipa care sunt meniti sa se descurce cu acest aspect al proiectului. Daca sunteti implicat intr-un proiect de dezvoltare software, trebuie sa urmariti codul software. Totusi exista instrumente de management al schimbarii software-ului care vor gestiona aceste bunuri. Din nou, nu este o prioritate a departamentului de management.

Toate acestea fiind spuse, unele proiecte foarte mari au nevoie de gestiunea bunurilor si, daca o fac, acest proces poate fi controlat cu ajutorul tehnicilor multiple in aceasta sectiune de management a continutului.

Urmatoarele componente alcatuiesc procesul de management al configurarii.

Planificarea. Trebuie sa planuiti inainte de a crea procesele, procedurile, bazele de date, fisierele si instrumentele pentru managementul bunurilor produsului. Mai trebuie si sa incheiati o intelegere cu privire la bunurile care sunt importante, cum pot fi definite, cum pot fi puse pe categorii, clasificate, numerotate, raportate etc. Rezultatele acestei planificari in avans sunt documntate intr-un Plan de Management al Configurarii.

Articolele pe care le veti urmari in cadrul managementului configurarii sunt numite „articole de configurare" in CMMI. Planificarea este o parte foarte importanta a managementului configurarii din moment ce exista multe feluri in care articolele respective pot fi denumite. Este posibil ca definitia dumneavoastra sa includa numai metadata sau informatii despre bunuri si nu bunurile in sine. Pe de alta parte, aceste articole de configurare pot fi interpretate larg pentru a include:

• Documentatia si toate livrabilele managementului proiectului
• Descrierile si sabloanele livrabilelor
• Cererile de afaceri, in acest caz procesul de management al configurarii avand in alcatuirea sa procesul de management al schimbarii de continut.
• Elemente de design
• Coduri, in acest caz procesul de management al configurarii avand in compozitia sa procesul de management al schimbarii software-ului dumneavoastra.
• Script-uri de test, planuri, coperti etc.
• Hardware and software
• Livrabilele dumneavoastra de software finale
• Alte bunuri materiale ale proiectului, inclusiv mobila, provizii, masini etc.

O parte din procesul de planificare ar trebui sa constea in definirea numerelor de urmarire a configurarii pentru fiecare tip de articol de configurare.

• Urmarirea. Este important sa se inteleaga ideea de baza pentru toate elementele configurarii. Cu alte cuvinte, pentru fiecare dintre acesta, trebuie sa intelegeti ce aveti de la inceputul proiectului. In multe dintre cazuri, ati putea sa nu aveti nimic de la inceput. In alte cazuri, cum ar fi bunurile materiale, ati putea avea anumite bunuri pentru inceput. Scopul proceselor de urmarire este de a asigura urmarirea completa a schimbarilor unui articol de configurare pe toata durata proiectului.

Aveti nevoie de procese di sisteme create pentru a identifica bunurile unui proiect, unde merg, ce se intampla cu ele, cine este responsabil pentru ele si cum sunt impartite. Din moment ce un proiect are un inceput si un sfarsit concret, in cele din urma toate bunurile trebuie sa ajunga undeva. Acesta ar putea fi una dintre livrabilele finale, in aria operatiuni/sprijin etc. Trebuie sa puteti sa disectati fiecare dintre livrabilele proiectului si sa aratati de unde vin bucatile si partile si unde vor sta dupa incheierea proiectului.

• Managementul. Managementul bunurilor inseamna ca acestea sunt sigure, protejate si folosite in scopurile potrivite. De exemplu, nu foloseste la nimic urmarirea bunurilor cumparate de care proiectul nu are nevoie in faza incipienta. De asemenea, sistemul de urmarire poate arata bunuri scumpe intr-o camera nesecurizata, dar este acesta locul potrivit pentru ele? Managementul bunurilor are legatura cu achizitionarea lucrurilor de care aveti nevoie si numai de care aveti nevoie. Trebuie sa va asigurati si ca aveti bunurile potrivite in locurile potrivite la momentele potrivite.
• Raportarea. Trebuie sa puteti sa raportati asupra bunurilor proiectului, de obicei ce aveti si unde se afla, la fel ca raportul financiar care poate arata costurile, bugetul, deprecierea etc.
• Revizia. Revizia implica verificarea faptului ca elementele de configurare (oricare ar fi acestea) la orice moment dat sunt la fel cum v-ati fi asteptat. Multe proiecte au probleme cand incep sa piarda controlul asupra bunurilor materiale (de exemplu, materiale, provizii, coduri sau alte elemente de configurare) sau daca caracteristice fizice (metadata) ale livrabilelor dumneavoastra sunt diferite de ceea ce va asteptati sa fie.

Acest proces de revizie este folosit pentru a verifica ca elementele configurarii se potrivesc cu asteptarile dumneavoastra. Aceste asteptari sunt bazate pe baza originala, plus orice cerere de schimbare pe care ati inregistrat-o pana in prezent. Pentru bunurile fizice acest lucru poate insemna ca rapoartele de inventar se potrivesc cu o numerotare a bunurilor fizice la momentul actual. Daca elementele de configurare includ descrieri si alte metadata, puteti verifica faptul ca descrierile si caracteristicile sunt consistente in modul in care livrabilele sunt alcatuite.

Daca revizia nu se termina cu rezultatul scontat, aceasta poate insemna ca procesul de urmarire al configurarii este inadecvat si ca trebuie sa va imbunatatiti procesele pentru a tine socoteala tuturor schimbarilor. Aveti nevoie sa identificati modurile in care configurarea se poate schimba cu timpul si sa verificati ca surprindeti toate aceste instante inprocesul de urmarire a configurarii. 

Reviziile configurarii sunt scumpe si dificile in privinta resurselor si a timpului. Totusi, sunt vitale in asigurarea faptului ca solutia finala este completa si corecta si ca ati tinut socoteala tuturor bunurilor configurarii folosite la cladirea aceste solutii finale.  

Este important ca integritatea procesului de configurare sa fie verificata periodic prin intermediul reviziilor statusului articolelor de configurare. Acest lucru poate include inspectarea fizica a acestor articole si compararea lor cu rezultatele asteptate ale sistemului de management al configurarii. Veti vrea si sa verificati procesul de schimbare al configurarii pentru a va asigura ca procedurile potrivite sunt urmate

Daca aplicati managementul configurarii pe proiectul dumneavoastra, este recomandat sa aveti o persoana specifica identificata ca managerul de configurare. Acesta ar putea fi un rol part-time, in functie de nivelul de urmarire al bunurilor si al managementului care se afla in proiectul dumneavoastra. Aceasta persoana este responsabila de procesul total, de planificare, management si de responsabilitatile reviziei. Daca proiectul dumneavoastra este destul de mare, puteti numi si un bibliotecar de configurare. Aceasta este o pozitie administrativa care se axeaza pe munca de teren si pe recuperarea necesara pentru urmarirea si raportarea responsabilitatilor.

In functie de marimea proiectului, puteti avea nevoie de o Comisie de Configurare specifica, alcatuita din manageri si membrii din echipa seniorilor. Aceasta comisie va aproba planul total de configurare, elementele de configurare si pot aproba orice schimbare majora specifica a articolelor care apar in procesul de management al configurarii.

Bineinteles, daca proiectul dumneavoastra(sau programul) este destul de mare, cum ar fi cladiri sau avioane, veti avea probabil un departaent intreg care se va ocupa de aceasta munca, poate sub indrumarea departamentului cumparare/achizitionare.