Rol

Managementul schimbarii de continut  (proiecte medii)

1

Managerul de proiect

Identificati cererile de schimbare a continutului

Solicitati potentiale schimbari de continut de la fiecare participant la proiect, incluzand echipa, clientii, sponsorii etc. Schimbarile de continut potentiale trebuie sa fie documentate in scris catre managerul de proiect prin intermediul unui formular de cerere de schimbare a continutului (optional) sau e-mail. 

2

Managerul de proiect

Verificati ca este o schimbare de continut

Managerul de proiect valideaza ca cererea este, intr-adevar, o schimbare de continut.

3

Managerul de proiect

Introduceti cererea in jurnalul de schimbari ale continutului

Introduceti articolul in    jurnalul de schimbari ale continutului  in scopul urmaririi acestuia. 

4

(Persoana care face cererea)

Cereti cifra de afaceri a cererii

Persoana care face cererea de schimbare a continutului trebuie sa defineasca valoarea de afaceri catre proiect. Sponsorul va avea nevoie de aceasta informatie pentru a lua o decizie finala.

5

Managerul de proiect, membrul echipei

Atribuiti schimbarea continutului catre echipa proiectului pentru investigatii

Managerul de proiect si-o poate atribui personal

6

Managerul de proiect , managerul clientului

(Optional) Rezolvarea cererilor de schimbari mici daca nu este un impact asupra planificarii si bugetului

Daca impactul asupra costului, efortului si duratei proiectului scade sub un prag (mai putin de 20 de ore) si proiectul va fi inca gata in limitele de cost, eforet si durata stabilite, managerul de proiect si managerul clientului pot aproba cererea de schimbare a continutului. Acest prag trebuie sa fie identificat si aprobat inainte, de catre sponsor. Scopul acestui pas este de a evita trimiterea greselilor mici catre sponsor. Totusi, sponsorul trebuie sa fie de acord cu acordarea acestei responsabilitati-de obicei pana la un anumit prag de bani sau efort. 

7

Sponsor

Duceti informatia la sponsor

Duceti cererea de schimbare a continutului, alternativele, valoarea de afaceri di impactul proiectului catre sponsorul proiectului pentru o decizie (daca managerul de proiect si managerul clientului nu aproba, ca mai sus)

8

Managerul de proiect

Documentati decizia in jurnalul de schimbari ale continutului

Daca sponsorul nu este de acord cu cererea de schimbare, atunci cererea trebuie inchisa si trebuie sa-i fie acordat un stadiu de „ne-aprobata" in jurnalul schimbarilor de continut.

9

Managerul de proiect

Adaugati munca suplimentara la planificare

Daca cererea de schimbare a continutului este aprobata, activitatile potrivite sunt adaugate la planificare pentru a va asigura ca aceasta schimbare este de asemenea infaptuita. Bugetul proiectului si data limita trebuie sa fie si ele actualizate, daca este necesar.

10

Managerul de proiect

Actualizati carta abreviata a proiectului, daca este necesar.

Carta curenta abreviata a proiectului trebuie actualizata daca o schimbare de continut aprobata rezulta intr-o schimbare substantiala asupra continutului proiectului.

11

Managerul de proiect

Comunicati prin Rapoartele de Stadiu

Comunicati stadiul de schimbare a continutului si decizia catre membrii echipei proiectului si alti participanti la proiect prin metode stabilite in Planul de Comunicare, inclusiv Raportul de stadiu.

Rol

Managementul schimbarilor generale (proiecte medii)

1

Managerul de proiect

Documentati schimbarea in jurnalul de schimbari

Uneori schimbarea vine ca rezultat a unei cereri predefinite. Alteori schimbarea pur si simplu apare si are nevoie de un management reactiv. Aceste schimbari trebuie sa fie documentate intr-un jurnal de schimbari.

2

Managerul de proiect , membrul echipei

Atribuiti schimbarea unui membru al echipei pentru investigare

Managerul de proiect si-o poate atribui singur

3

Managerul de proiect

Rezolvarea cererilor de schimbari mici daca nu exista un impact asupra planificarii si bugetului

Daca impactul asupra costului, efortului si duratei proiectului scade sub un prag (sa zicem mai putin de 20 de ore) si proiectul va fi gata in limitele de cost, efort si durata anterior stabilite, managerul de proiect si managerul clientului pot aproba cererea de schimbare.

4

Sponsor

Duceti informatia catre sponsor

 Duceti cererea de schimbare, alternativele, valoarea de afaceri si impactul proiectului la sponsor pentru o decizie (daca managerul de proiect si managerul clientuluinu au aprobat, ca mai sus)

5

Managerul de proiect

Documentati decizia in jurnalul de schimbari

Incheiati cererea de schimbare in jurnalul de schimbari cu decizia finala

6

Managerul de proiect

Actualizati planificarea si bugetul

Daca cererea de schimbare este aprobata, activitatile potrivite sunt adaugate la planificare pentru a se asigura ca schimbarea este implementata. Din moment ce aceasta nu este o cerere de schimbare a continutului, nu exista o garantie ca veti primi planificare si buget suplimentar pentru a va descurca cu aceasta schimbare.

7

Managerul de proiect

Comunicati prin Rapoarte de stadiu

Comunicati stadiul de schimbare a continutului si decizia catre membrii echipei si alti participanti la proiect prin metodele stabilite in Planul de Comunicare, inclusiv Raportul de stadiu al proiectului.