5.1 Managementulschimbarii/ Proces

5.2 Managementul schimbarii/ Tehnici

5.3 Managementul schimbarii/ Breviar

5.0.1.P1

(insert picture)

Definirea scopului este poate cea mai importanta parte a definitiei initiale si procesului de planificare. Daca nu stii care vor fi livrabilele si care sunt limitele proiectului, nu aveti nici o sansa la succes. Daca nu v-ati descurcat bine la definirea continutului, managementul continutului va fi aproape imposibil. Scopul definirii continutului este de a descrie clar si de a castiga aprobare asupra limitelor logice ale proiectului dumneavoastra. Declaratiile continutului sunt folosite pentru a definit ceea ce este in limitele proiectului si ceea ce este in afara acestora. Cu cat puteti identifica mai multe aspecte de continut, cu atat mai bun va fi proiectul dumneavoastra. Urmatoarele tipuri de informatii pot ajuta in definirea continutului:

• Livrabilele care se afla in continut si in afara acestuia. Trebuie sa includeti cu siguranta livrabilele in declaratiile dumneavoastra de continut. Totusi, descrieti doar livrabilele finle si livrabilele proiectului care prezinta intres pentru client. Toate livrabilele dumneavoastra finale trebuie sa fie listate. In plus, rapoartele cererilor de afaceri si evaluarea stadiului curent pot fi listate ca livrabile de proiect, din moment ce ambele sunt livrabile acceptate de client. Nu trebuie sa mentionati documentele proiectelor interne, cum ar fi planificarea proiectului, designul tehnic sau studiile de caz. Sponsorul nu intelege aceste livrabile si oricum nu o sa le vada.
• Procesele ciclice majore din interiorul si exteriorul continutului. De exemplu, proiectul dumneavoastra poate include faza de analiza exclusiv si nu designul, constructia si fazele de testare.

• Tipurile de date care sunt in continut si in afara acestuia. Tipurile de date sunt datele financiare, de vanzare, ale angajatilor etc. Este posibil ca proiectul dumneavoastra sa poata lucra avand la baza anumite tipuri de date, dar sa nu poata lucra cu altele.
• Sursele de informatie (sau baze de date) din continut si din afara acestuia. Acestea sunt similare cu tipurile de date, cu exceptia faptului ca acum va referiti la date aglomerate, cum ar fi baza de date a clientului, baza generala, modul de plata progresiva si de facturare etc. (aceste surse de informatii pot avea la baza mai multe tipuri de date).
• Organizatiile din continut si din afara acestuia. In unele cazuri, organizatiile implicate in proiect pot ajuta la definirea conditiilor. De exemplu, proiectul dumneavoastra se poate concentra pe resursele umane si contabilitate, dar divizia de manufacturare poate fi in afara continutului.
• Functionalitatea majora a continutului si cea din afara acestuia. De exemplu, suportul de decizii si raportul de management pot fi in continut, in timp ce procesarea peste noapte poate fi in afara acestuia. 

Folositi teluri inalte ca punct de plecare

Atunci cand proiectul a fost propus pentru finantare, ar fi trebuit sa existe un set de obiective si livrabile la nivel inalt. Orice informatie creata anterior trebuie folosita ca punct de plecare pentru definirea declaratiilor mai detaliate asupra continutului pentru carta proiectului. Daca dumneavoastra considerati ca nu aveti destule informatii pentru a crea o declaratie de continut clara si inteligibila, trebuie sa lucrati alaturi de sponsor pentru a strange informatii aditionale. Acesta este unul dintre scopurile principale al procesului de definire si planificare.

Daca aveti obiective pentu proiect, uitati-va peste ele pentru a putea modela declaratiile continutului. Trebuie sa existe una sau mai multe livrabile pentru fiecare obiectiv si definirea livrabilelor proiectului este unul dintre aspectele primare ale continutului proiectului. Dupa ce stabiliti livrabilele principale pe care proiectul le va produce, incepeti sa puneti intrebari pentru a intelege celelalte aspecte ale continutului. Puteti de asemenea identifica organizatiile importante care sunt afectate, ce tipuri de date sunt necesare, care sunt trasaturile si nevoile fundamentale etc.

Ca un punct de claritate si contrast, puteti identifica conditiile din afara continutului, descriind livrabilele care nu vor fi create, organizatiile care nu vor fi afectate, trasaturile si functiile care nu sunt incluse etc. Bineinteles, exista un numar infinit de declaratii in afara continutului. In scopul definirii continutului, doriti sa includeti doar acele declaratii care va ajuta sa definiti limitele proiectului si sa atingeti si acele zone in care ceilalti ar putea avea nelamuriri. De exemplu, daca instalati software-ul financiar, puteti declara ca un nou pachet contabil de plata este in continut, dar sistemul de cumparare aferent este in afara continutului. Acest lucru poate fi logic, deoarece procesele de cumparare si cele contabile de plata au legatura intre ele si pot exista intrebari privind includerea sistemului de cumparare in continut. Totusi, nu trebuie sa categorisiti fiecare sistem in afara acestuia ca fiind in afara continutului- doar cele asupra carora cititorii pot avea nelamuriri. Este o practica utila sa documentati acele organizatii care se afla in continut si cele care nu se afla. Ceilalti pot apoi stabili mai usor daca sunt afectati sau se presupune ca trebuie sa fie implicati si ei. De asemenea poate fi utila identificarea organizatiilor din continut, pentru a avea persoane din acele organizatii reprezentate in echipa de proiect--poate intr-un comitet de conducere.

Alinierea obiectivului si continutului

• Cand ati terminat crearea obiectivelor si a declaratiilor de continut, intoarceti-va si verificati sa fie pe aceeasi linie. Nu trebuie sa aveti obiective care sa vorbeasca despre livrabile care nu se afla in declaratiile continutului. De asemenea, nu doriti sa includeti in declaratiile continutului livrabile care sa nu va ajute sa atingeti obiectivele. Daca cele doua arii nu sunt intr-un acord total, ori continutul ori obiectivele (ori ambele) trebuie sa se schimbe, pentru a aduce totul pe o linie dreapta.
• Daca aveti un obiectiv fara livrabile, trebuie sa stabiliti daca obiectivul este foarte important. Daca este, atunci ati putea avea nevoie sa adaugati sau modificati livrabilele pentru a satisface obiectivul.

Daca aveti livrabile fara obiectiv, trebuie sa va intrebati daca livrabilele sunt chiar importante. Daca nu sunt, luati-le din proiect. Daca livrabilele sunt foarte importante, trebuie sa lucrati cu sponsorul pentru a stabili obiectivele pentru crearea lor. Este posibil ca acest obiectiv sa existe, dar sa nu fie luat in considerare inca.