3.1.7.P1
Una dintre responsabilitatile de baza ale unui manager de proiect este realizarea unui program de activitati si atribuirea activitatilor membrilor echipei pentru executie. Dupa atribuirea activitatilor trebuie discutat daca activitatile au fost terminate sau nu conform asteptarilor initiale.
La suprafata pare simplu. Insa este oare corect? Sa ridicam nivelul de dificultate. Sa presupunem ca esti viitorul project manager al proiectului si acesta ti-a fost atribuit dupa realizarea programului de activitati si a bugetului. Deoarece nu ai participat la creerea estimarilor te poti gandi ca nu este corect si de vreme ce esti responsabil de programul de activitati si buget trebuie sa te implicit in creerea acestora.
Acum se observa problema legata de atribuirea de activitati membrilor echipei. Este corect sa fii responsabil de activitati la care nu ai contribuit cu nici un input. Raspunsul este "nu".
Exista doua metode prin care membrii echipei accepta estimarile programului de activitati si a bugetului. O metoda este implicarea membrilor dinainte in procesul de estimare. Nu este intotdeauna practic dar nu imposibil. (De fapt, se poate sa fie necesar ajutorul membrilor echipei pentru creerea bugetului si a programului de activitati pentru inceput.) Daca membrii echipei ar contribui la procesul de estimare, ei ar devini responsabili pentru completarea activitatilor in limitele estimarilor realizate. (Daca membrii echipei nu sunt responsabili pentru estimarile la care au contribuit atunci apare intrebarea daca acestea sunt valabile.)
Pe de alta parte in multe proiecte echipa nu este realizata pana cand programul de activitati nu este pus la punct. Personalul care se ocupa cu estimarile initiale trebuie sa presupuna performanta medie a unui salariat si sa faca estimari bazate pe aceste presupuneri.
In acest caz este mai potrivit ca activitatea sa fie atribuita unui membru al echipei urmand ca acesta sa valideze estimarea. Nu se cauta o validare cu 100% factor de incredere. Se incearca validarea estimarilor pentru buget, efort si program de activitati. Daca membrul echipei este de acord, acesta poate fi responsabil de completarea activitatii in limita estimarilor.
Desigur la atribuirea activitatii membrul echipei nu va putea determina daca este rezonabila sa nu estimarea. S-ar putea sa dureze mai mult si poate va incepe rularea activitatii. Aceasta este o situatie buna. In acest caz atribuie activitatile impreuna cu efortul estimate, bugetul si termenul limita. Echipa va fi rugata ca pe baza acestor informatii. Daca membrul echipei simte estimarile gresite trebuie sa comunice de preferabil cat se poate de curand. In acest caz mebrul echipei este obligat sa this case, membrul echipei este obligat sa reevalueze activitatea. Unele negocieri pot aparea. Atunci cand managerul proiectului si echipa sunt de acord managerul proiectuui poate fi tin resposanbil membrul echipei.
Cheia acestui scenariu consta in informarea managerului de proiect de catre membrul echipei cu privire la termenul limita stabilit anterior. Nu este permis ca membrul echipei sa astepte depasirea primului termen limita ca apoi sa corecteze estimarile.
Aceste abordari sunt o metoda prin care membrii echipei sunt responsabili pentru activitati fiind in acelasi timp correct si permitand contributia acestora la estimari. Odata ce accepta ei pot fi tinuti legitim responsabili pentru munca lor.