3.1.6.P1 Descrierea de Ansamblu

Externalizarea activitatilor unui proiect este mult mai intalnita astazi decat a fost vreodata. Insa doar activitatile sunt externalizate deoarece ramane obligatia de asigurare a evolutiei adecvate a proiectului. Daca totul merge bine cu firma contractata managerul nu vor fi multe activitati de realizat. Insa de cele mai multe ori un vanzator contractat  nu se ridica la nivelul asteptarilor. In acest caz trebui sa se afle cat mai repede. De exemplu, se externalizeaza un proiect sau o portiune din acesta. Compania a delegat un angajat cu managementul relatiei pentru a se asigura ca totul va rula cum trebuie.

Multi angajati nu sunt siguri de cum ar trebui coordonata o relatie externalizata. O parte din incertiudine se datoreaza inversarii catorva roluri din proiect in momentul externalizarii activitatilor unei a treia parti. In cadrul unui proiect intern normal, managerul proiectului atribuie activitati si coordoneaza situatiile dificile, scope, riscurile, calitatea etc. Managerul proiectului se asigura de completarea la timp a activitatilor si de progresul adecvat al acestuia. Managerul proiectului este responsabil de succesul acestuia. Alti angajati realizeaza controlul calitatii pentru a se asigura de rularea adecvata a proiectului.  Un grup formal ar putea sa faca acest lucrur insa este mult mai probabil ca sponsorul si managerul sa fie responsabili. Importante nu sunt toate detalii activitatilor ci intrebarile potrivite pentru a afla daca ctivitatile ruleaza cum trebuie.

In cadrul unui proiect externalizat rolurile sunt aceleasi insa alti angajati le realizeaza. Daca toate activitatile sunt externalizate, managerul proiectului delegat de catre vanzator ar trebui sa fie interesat de toate detaliile. Acesta se ocupa cu planuirea si atribuirea activitatilor precum si coordonarea situatiilor dificile, scope, riscuri, etc. In aceasta situatie chiar daca esti rugat sa coordonezi proiectul externalizat rolul asumat este de fapt cel al asigurarii calitatii. Importante sunt intrebarile potrivite care sa verifice activitatile managerului de proiect delegate de catr evanzator. Nu sunt importante detaliile despre modalitatea in care coordoneaza si executa proiectul ci daca te simti comfortabil cu progresul inregistrat de catre proiect pana la acel moment.

3.1.6.P2  What to Look For at the Beginning

Pentru inceput se cauta livrabilele obligatorii pentru toate proiectele. De exemplu, exista Documentul de Definire  a proiectului? Proiectul trebuie definit corect si dupa asteptarile managerului. Aces document ar trebui aprobat. Vanzatorul trebuie sa aiba deasemenea programul de activitati al proiectului. Pe parcursul derularii proiectului trebuie sa se stabilite punctele de referinta intermediare si ar trebui stabilit un punct  intermediar de verificare formal pentru a verifica daca livrabilele produse pana in acel moment sunt complete, corecte si la zi. Impreuna cu sponsorul ar trebui aproba formal documentul ce include punctele de referinta intermediare. Daca se va realize o plata in cadrul unui unct de referinta intermediary trebuie sa se asigure ca toate detaliile platii au fost stabilite si de fapt completate. In functie de natura proiectului vor fi necesare rapoarte de stadiu si intalniri periodice de stadiu. Intrebarile ce ar trebui puse la inceputul proiectului sunt:

• A fost Documentul de Definire a proiectului (sau alt document similar) aproba de catre managerii companiei si participantii la proiect adecvati?
• Exista o intelegere contractuala intre cele doua parti ce clarifica astptarile ambelor parti cu privire la lvrabile, termenele limita, programul de plati, criteriile de terminare si corectitudine etc?
• A fost creat un program de activitati cuprinzator?
• What Project Management Plan will the vendor use to control the project?
• Vanzatorul a fost destul de explicit cu privire la care sunt resursele necesare din partea companiei si momentul folosirii acestora?
• Au fost stabilite un numar de puncte de referinta intermediare pentru controlul progresului proiectului pana atunci si validarea proiectului ca se afla la zi pentru completare?

 3.1.6.P3 Intrebari Continue

Pe masura ce proiectul ruleaza trebuie sa fie puse intrebari despre starea curenta a activitatilor. Se pot organiza intalniri de stadiu saptamanal insa ar trebui sa exista o verificare formala a calitatii la sfarsitul fiecarui punct de referinta intermediar. Tipurile de intrebari folosite la fiecare punct de referinta intermediar sunt:

• Livrabilele specificate in Documentul de Definire al Pproiectului au fost completate pana acum?
• Au fost stabilite si aprobate de catre companie livrabilele potrivite?
• Daca contractorul si-a indeplinit responsabilitatile pana in acest moment, au fost efectuate plati intermediare?
• Poate contractorul sa explice situatia actual versus situatia planuita?
• Livrabilele viitoare speificate in Documentul de Definre vor putea fi completate?
• Situatii dificile, scope-ul si riscurile sunt coordonate dupa Planul Managementului de Proiect?
• Ar trebui ca contractual sau Documentul de Definire al Proiectului sa fie modificat pentru a cuprinde modificari recente aduse proiectului?

 Odata inteles rolul proiectului este mai usor sa pui intrebarile potrivite pentru a verifica progresul proiectului. Pentru o lista mai cuprinzatoare de intrebari vezi Lista de verificare pentru Asigurarea Calitatii in Libraria de formulare tipizate.