3.1.5.P1 Descrierea de Ansamblu
La completarea fiecarui jalon sau etape importante a proiectului, echipa ar trebui sa ia o pauza pentru a verifica incheierea cu success a activitatilor anterioare si a se asigura daca este pregatita impreuna cu clientul pentru a trece la urmatoarea etapa. Uneori aceste criteria sunt numite exit sau entry criteria sau "gates". Acesti termeni subliniaza nevoia de validare a statusului proiectului si asigurare ca echipa este pregatita pentru executie.
Punctele intermediare de verificare si intrebarile de baza tind sa fie similare de la o faza la alta sau chiar de la un proiect la altul. Prin urmare au tendinta de a fi candidati buni pentru o lista de verificare. Revizuirile finale tind sa fie legate de calitate deoarece sunt axate mai mult pe procesele incheiate decat asupra unor livrabile specifice. Revizuirea livrabilelor specifice trebuia realizata mai devreme.
Obtinerea aprobarii formale pentru continuare ste importanta din mai multe motive.
- Echipa proiectului nu trebuie sa se grabeasca. De exemplu, daca Faza de Proiectare este inceputa inainte ca cerintele sa fie finalizate se obtine un design ce nu rezolva complet nevoile clientului si va trebui refacuta munca folosind timp si bani suplimentari.
- Este necesara validarea sponsorilor, a bugetului si a resurselor disponibile. Prin revizuirea unui punct intermediar de verificare si obtinerea unei aprobari formale pentru continuarea proiectului se asigura valabilitatea acestuia plus disponibilitatea resurselor necesare realizarii activitatilor restante. Rularea proiectului fara aprobare va duce la risipa resurselor pentru activitati ce nu mai au prioritatea necesara pentru a fi continuate.
Aprobarea necesara continuarii proiectului se obtine in cadrul unei intalniri cu managerul proiectului, cu sponsorii si alti participanti la proiect seniori. Agenda intanirii ar putea fi dupa cum urmeaza:
- Validarea rolului intalnirii
- Revizuirea exit criteria pentru faza curenta
- o Eliminarea formala a livrabilelor importante neaprobate
- o Revizuirea bugetului
- o Revizuirea activitatilor restante din faza curenta
- Revizuirea entry criteria pentru urmatoarea faza
- o Validarea estimarilor activitatilor restante
- o Validarea valabilitatii studiului de caz
- o Validarea disponibilitatii resurselor pentru continuarea proiectului
- o Validarea sponsorilor
- o Validarea planului urmatoarei faze
- Obtinerea aprobarii oficiale pentru continuarea proiectului
Obtinerea aprobarii oficiale inseamna ca toate activitatile realizate sunt in regula iar echipa se poate concentra pe activitatile asociate urmatoarei faze sau urmatorului jalon.