3.1.4.P1 Descrierea de Ansamblu

Daca evidenta cheltuielilor se tine in aplicatia software pentru managementul proiectului, analiza bugetului poate consta doar in rularea unui raport care compara cheltuielile realizate cu cele bugetate. O situatie norocoasa ar fi ca sistemul financiar si aplicatia de urmarire a proiectului sa fie integrate, astfel incit toate informatiile financiare sa se gaseaca intr-un singur loc. Este foarte probabil ca evidenta bugetului sa fie tinuta cu ajutorul unei foi de calcul tabelar separate sau cu ajutorul unei aplicatii software pentru raportare financiara.

Utilizeaza orice instrumente disponibile pentru colectarea informatiilor despre toate cheltuielile platite la zi, inclusiv cheltuielile legate de manopera, echipamente si materiale. Se compara cifrele cu bugetul. (Termenul de "buget" poate face referire la intregul buget al proiectului sau poate face referire la diferitele conturi pentru costuri care sunt active in proiect la momentul respectiv). Este posibil sa fie sau nu o potrivire perfecta. Exista un numar de motive pentru care proiectul poate parea ca se afla in probleme bugetare, desi in realitate nu este asa:

• Anumite cheltuieli facute au fost bugetate, dar pentru alta perioada. Daca a fost platita o achizitie importanta in aceasta perioada desi fusese programata pentru urmatoarea perioada, n-ar trebui sa fie surprinzator ca proiectul tehnic vorbind, se afla in "depasire de buget". Aceasta cheltuiala se va echilibra in timp.
• Desi pare ca bugetul este depasit este posibil ca acest lucru sa se intample doar pentru ca programul de activitati ruleaza mai repede. Exista o problema atunci cand proiectul este la zi, insa bugetul a fost depasit. Oricum, daca proiectul ruleaza inaintea programului de activitati poate fi normal ca bugetul sa fie mai mare. De exemplu, se poate ca un contractor sa fi fost platit pentru ore suplimentare sau folosita mai multa forta de munca interna pentru a termina inaintea termenului. In acest caz, la finalizarea proiectului, bugetul estimat ar trebui sa arate ca proiectul va fi completat in estimarile initiale.

Urmatoarele scenarii ilustreaza situatii de depasire a bugetului atunci cind proiectul este cu adevarat periclitat. Daca depasirile de buget sunt datorate acestor situatii, sunt necesare actiuni corective:

• Proiectul poate depasi bugetul deoarece cateva activitati necesita mai mult efort decit s-a estimat. O cauza ar fi datorita orelor suplimentare neprogramate sau utilizarii mai multor resurse decat in estimarea intiala. In acest caz, daca tendinta se mentine, proiectul poate fi in pericol. Aceasta situatie ar trebui semnalata ca risc bugetar, cu exceptia cazului cind exista factori de reducere care pot inversa tendinta de depasire.

• Costurile estimate pot fi gresite deoarece costurile fortei de munca sau celelalte costuri au fost subestimate. Daca exista un buget preventive estimative poate fi folosit pentru reglarea acestor erori estimative. In caz opus vor fi necesare actiuni corective.

• Este foarte posibil ca anumite activitati sau cheltuieli de proiect obligatorii sa fi fost omise la realizarea estimarilor initiale. Daca astfel de activitati sau cheltuieli sunt necesare insa omise in procesul de estimare, este posibil sa nu poata invoca procesul de management al schimbarilor continutului. In acest caz, situatia trebuie semnalata ca risc bugetar, cu exceptia cazului in care exista factori de reducere care permit recuperarea cheltuielilor suplimentare prin economii in alte etape ale proiectului.

• Activitatile la care se lucreaza ar trebui verificate daca fac parte din Documentul de Definirea a Proiectului sau a cerintelor de business. In acest caz, noile lucrari ar trebui oprite pina la invocarea procesului de management al schimbarilor continutului. Chiar daca depasirile de buget pot fi recuperate prin economii, cererile de modificare ale continutului nu trebuie lasate sa afecteze proiectele decit daca au fost aprobate, impreuna cu aprobarile corespunzatoare pentru modificarile de buget si termene de livrare, daca este cazul..

Daca aceste situatii apar, managerul de proiect trebuie sa investigheze pentru a determina daca exista o problema, o potential problema sau nici o problema.