3.1.3.1.P1
Proiectele nu trec mereu printr-o secventa ordonata de planuire, aprobari si executie. Uneori proiectul se afla in stadii diferite deodata. E posibil ca in timpul executiei proiectului membrii echipei si ceilalti participanti la proiect sa inteleaga diferit scopul si statusul proiectului. La fel cum un proiect ar trebui sa aiba o intalnire finala pentru finalizarea acestuia este necesara o intalnire oficiala de demarare a proiectului.
Scopul intalnirii este de a anunta oficial demararea proiectului tuturor participantilor la proiect si pentru ca toti cei implicati sa aiba o intelegere comuna despre proiect si rolul sau. Intalnirea de demarare este momentul ca toti membrii echipei, clientii si alti participanti la proiect sa se intalneasca si sa creeze premizele pentru inceputul proiectului. Ca toate intalnirile formal ear trebui sa existe o agenda. Exista o serie de lucruri specifice c ear trebui acoperite in cadrul caesti intalniri:
- Prezentarea persoanelor la aceasta intalnire
- Recapitularea informatiilor din Documentul de Definire a Proiectului, incluzand:
- o Rolul Proiectului
- o Scope
- o Livrabilele Principale
- o Riscurile
- o Presupunerile
- o Efortul si bugetul estimat
- o Termenul limita
- A se discuta despre cele mai importante roluri si responsabilitati ale echipei de proiect, ale clientilor si ale celorlalti participanti la proiect. Multi, daca nu toti oamenii ar trebui sa participle. Daca exista confuzie despre rolul unui angajat sau organizatie ar trebui sa se discute si sa se clarifice acum.
- A se revizui abordarea generala si durata proiectului astfel angajatii vor avea imaginea de desfasurare a proiectului. In particular trebuie ca fiecare angajat sa stie ce are de facut pe terment scurt pentru suportul proiectului.
- A se discuta si raspunde la intrebari. Scopul acestei discutii nu este de a recapitula rolul proiectului ci de a permite angajatilor sa puna intrebari si sa spuna nelamuririle lor odata ce proiectul incepe.
- A se confirma inceperea proiectului. Daca acesta nu a inceput deja ar trebui sa fie pregatit pentru a fi demarat cat se poate de repede.
- Alte elemente ce ar trebui considerate in cadrul intalnirii de demarare a proiectului:
- o Participanti. In general echipa proiectului, clientii si ceilalti participant la proiect ar trebui sa participle. Insa daca exista un numar rea mare de oameni vor particpa numai cei mai importanti membrii. Pentru ceilalti angajati se pot organiza intalniri viitoare sau se pot trimite informatiile relevante persoanelor care nu au putut participa
- o Durata. Desi majoritatea intalnirilor de demarare a proiectului pot fi desfasurate intr-o ora sau doua altele vor avea nevoie de o zi sau doua. Cu cat un proiect este mai important si mai controversat cu atat inatlnirea de demarare va fi mai lunga. In unele cazuri o intalnire lunga poate fi utila pentru adunarea cerintelor initiale, desi nu reprezinta scopul primar.
Pregatirea. Se spune ca nu exista a doua sansa pentru a face o buna impresie. Acest lucru este valabil si pentru intalnirea de demarare a proiectului. Aceasta intalnire este folosita pentru a ajuta la setarea asteptarilor privind proiectul. Daca intalnirea este neorganizata, haotica sau doar pierdere de vreme cel mai probabil ca participantii vor avea aceleasi perceptii de-a lungul proiectului. Managerul proiectului trebuie sa se asigure ca totul este pregatit pentru intalnire si se va derula fara probleme. Managerul proiectului ar trebui sa vorbeasca si cu sponsorul inainte sa se asigure ca este de acord cu desfasurarea intalnirii.