Rol

Managementul Programului de Activitati si a Bugetului (Proiecte Medii)

1

Managerul Proiectului

Updateaza continuu Programul de Activitati Pentru un proiect mediu, acesta este probabil tot un proces saptaminal. Nu este bine sa actualizezi planul de lucru cu o frecventa mai mica de doua saptamini. O perioada de actualizare lunara este prea mare. Este prea multa munca de facut si daca sunt probleme, va trece prea mult timp pina cind acestea vor fi constatate. In timpul revizuirii programului de activitati, managerul de proiect strange informatii de la fiecare membru al echipei si actualizeaza programul de activitati pentru a reflecta activitatile incheiate in periada precedenta.

2

Managerul Proiectului, Membrii Echipei

Colecteaza si actualizeaza orele efective (optional)

Daca in cadrul proiectului se colecteaza orele de efort si costurile efective, actualizeaza programul de activitati cu aceste informatii. Orele efective si informatiile despre starea curenta pot proveni de la membrii echipei prin intermediul Rapoartelor de Status sau a sedintelor de status. Se poate automatiza acest proces prin utilizarea unui element software, astfel incit membrii echipei sa poata actualiza direct programul de activitati cu orele de efort si informatii despre starea actuala.

3

Managerul Proiectului

Reprogrameaza activitatile proiectului.

Dupa ce programul de activitati a fost actualizat, reprogrameaza activitatile pentru a vedea daca proiectul va fi terminat in limitele estimarilor initiale de efort, cost si durata. Poti constata ca desi unele activitati se pot finaliza mai tirziu decit a fost planificat, altele se pot finaliza mai devreme.De asemenea pot exista activitati care sunt in intarziere dar care nu se afla pe drumul critic, caz in care proiectul poate fi proiectat pentru a fi termiant la timp    

4

Managerul Proiectului, Membrii Echipei

 Revizuieste situatia programului de activitati.

Determina daca sunt alte activitati care ar fi trebuit finalizate, dar nu au fost. Aceste informatii pot fi obtinute ruland un raport potrivit cu ajutorul software-ului pentru managementul proiectelor. Daca exista activitati intirziate, colaboreaza cu persoanele responsabile pentru a vedea ce se intimpla. Pot fi probleme care trebuie rezolvate sau poate durata activitatii a fost subestimata. Managerul de proiect si echipa trebuie sa determine efortul suplimentar si durata necesare pentru a finaliza activitatea, iar managerul de proiect trebuie sa actualizeze corespunzator planul de lucru.

5

Managerul Proiectului

Identifica alte semnale despre posibile probleme.

 Acestea pot  include:

• O abatere minora incepe sa devina semnificativa, in special in fazele de inceput ale proiectului.
• Descoperi ca activitati despre care credeai ca sunt deja terminate, sunt inca in curs de executie.
• Esti obligat sa te bazezi pe ore suplimentare neprogramate pentru a indeplini termenele, in special la inceputul proiectului.
• Calitatea livrabilelor sau a serviciilor tinde sa se deterioreze.
• Pasii necesari controlului de calitate, activitatile de testare si timpul dedicat managementului de proiect incep sa fie eliminate din programul initial.

Daca aceste situatii incep sa apara, managerul de proiect ar trebuie sa le semnaleze prin intermediul managementului riscurilor. Se elaboreaza un plan de risc pentru asigurare proactiva ca proiectul deruleaza conform planului. Daca nu se poate rezolva cu succes problema, se prezinta situatia dificila (Vezi 3.2 Managementul Programului de activitati / Tehnici pentru idei de readucere a proiectului inapoi pe cursul normal).

6

Managerul Proiectului

Evalueaza drumul critic al proiectului.

Drumul critic este secventa de activitati care trebuie finalizate la timp pentru ca intregul proiect sa fie incheiat la timp (pentru mai multe informatii despre drumul critic, citeste 3.1.1 Managementul Programului de Activitati / Drumul Critic). Daca termenul limita a fost depasit, aceasta se datoreaza faptului ca cel putin o activitate situata pe drumul critic n-a fost finalizata la timp. Este important sa intelegi drumul critic pentru a stii ce activitati trebuie accelerate astfel incit proiectul sa fie incheiat mai devreme. Suplimentarea resurselor pentru activitatile non-critice nu va rezulta in finalizarea mai rapida a intregului proiect. Este de asemeni foarte posibil ca drumul critic al proiectului sa se schimbe. Inca o data, poti incerca sa accelerezi activitati care se aflau pe drumul critic dar daca acesta s-a modificat, nu se va obtine rezultatul scontat.

7

Managerul Proiectului

Atribuie activitati membrilor echipei

Dupa updatarea  programului de activitati si a bugetului  se valideaza statusul proiectului, valideaza drumul critic si se ruleaza toate activitatile precedente. De asemenea  trebuie verificat programul de activitati pentru acele sarcini care trebuie realizate in urmatoarele trei saptamani. Aceste activitati ar trebui alocate membrilor echipei potriviti pentru executie. Updatarea  activitatilor poate fi realizata la  intalnirile de status sau folosind alt format. Insa foarte important este ca toti membrii echipei sa-si cunoasca activitatile si termenele limita. Vezi 3.2 Tehnici pentru mai multe informatii legate de atribuirea activitatior echipei. Fiecare membru trebuie sa-si asume responsabilitatea de a termina activitatea in timpul, durata si bugetul alocat. Pentru a realiza acest lucru s-ar putea ca fiecare membru al echipei sa petreaca timp in activitate pentru validarea estimarilor. (Vezi 3.1.7 Validarea estimarilor activitatilor cu echipa)

8

Managerul Proiectului

Comunica orice risc legat de buget sau program.

Imediat ce exista un risc de depasire a bugetului sau a termenului, se comunica sponsorului si managementului. Nu inseamna ca estimarile vor fi depasite. Oricum, trebuie comunicate riscurile astfel incat sa fie luate masuri pentru readucerea proiectului pe cursul planificat. Daca angajamentele curente nu pot fi indeplinite, trebuie pregatite noi estimari si comunicate managementului si sponsorului. Este importanta transmiterea acestor informatii deoarece pot fi domenii in care acestia pot furniza asistenta. De exemplu, sponsorul poate fi de acord cu reducerea cerintelor pentru a permite incheierea proiectului in limitele estimarilor initiale. Este de asemeni posibil sa nu se aprobe majorari ale bugetului sau aminari ale termenelor, situatie in care va trebui sa se coopereze cu sponsorul pentru a gasi modalitati de terminare a lucrarilor in limitele de buget si de termenele planificate. 

9

Managerul Proiectului

Managementul Bugetului

Evolutia proiectului in raport cu bugetul se revizuie in mod permanent. In functie de cum se fac raporturile financiare, managementul bugetului va trebui realizat lunar desi programul de activitati se actualizeaza saptamanal sau bi-saptamanal. Pentru mai multe informatii despre potentiale probleme ale bugetului vezi 3.1.4 Managementul Bugetului  Proiectului.

10

Managerul Proiectului

Updatarea bugetului planificat

Dupa updatarea programului de activitati trebuie sa se realizeze si estimarea costurilor activitatilor ulterioare. Procedeul este cunoscut sub numele de "forecast" (prognoza) si prin intermediul sau se inteleg costurile curente, costurile activitatilor in desfasurare si costurile activiatilor viitoare. Aceste trei costuri ar trebui comparate cu bugetul proiectului pentru completarea proiectului in estimarile initiale. Daca prognoza va arata ca bugetul este depasit masuri proactive vor fi necesare pentru readucerea proiectului in grafic.

11

Managerul Proiectului, Sponsor, Participantii la Proiect

Comunica orice risc legat de buget sau program.

Imediat ce exista un risc de depasire a bugetului sau a termenului, se comunica sponsorului si managementului. Nu inseamna ca estimarile vor fi depasite. Oricum, trebuie comunicate riscurile astfel incat sa fie luate masuri pentru readucerea proiectului pe cursul planificat. Daca angajamentele curente nu pot fi indeplinite, trebuie pregatite noi estimari si comunicate managementului si sponsorului. Este importanta transmiterea acestor informatii deoarece pot fi domenii in care acestia pot furniza asistenta. De exemplu, sponsorul poate fi de acord cu reducerea cerintelor pentru a permite incheierea proiectului in limitele estimarilor initiale. Este de asemeni posibil sa nu se aprobe majorari ale bugetului sau aminari ale termenelor, situatie in care va trebui sa se coopereze cu sponsorul pentru a gasi modalitati de terminare a lucrarilor in limitele de buget si de termenele planificate. 

Rol

Incheierea Ciclului de Viata al Proiectului (Executie) (Proiecte Medii)

12

Managerul proiectului

Incheierea activitatilor

Dupa incheierea activitatilor, acestea trebuie inclusein programul de activitati pentru incheierea oficiala a proiectului. Managerul proiectului nu ar trebui sa considere proiectul incheiat inainte de completarea acestor activitati finale. Aceeasi metoda pentru incheierea proiectului trebuie folosita si pentru managementul proiectului. Vezi 3.1.3.2 Managementul Programului de Activitati si a Bugetului/ Incheierea Proiectului pentru mai multe detaluu despre incheierea proiectului.