2.1.7.P1
Majoritatea proiectelor au un buget total cuprinzand costurile cu munca, costurile cu componentele hardware/software, costurile cu materiale etc. Abordarea este buna pentru proiectele mici si medii. Insa in cazul proiectelor care se dezvolta este indicat ca bugetul total sa fie impartit in portiuni mai mici. Acest proces este asemanator celui de descompunere a unui proiect de durata mare intr-un set de proiecte mai mici. Alocarea bugetului la nivele inferioare permite controlarea mai buna a detaliilor si semnalarea rapida a unor potentiale probleme decat stocarea tuturor informatiilor intr-un singur buget.
Conturile de costuri sunt folosite pentru alocarea bugetului la un nivel inferior. Stabilirea conturilor de costuri este realizata in sediul central al organizatiei astfel incat bugetul proiectului sa fie alocat in fiecare cont de cost. Costurile efective ale proiectului vor fi transmise la acelasi nivel.
Conturile de costuri pot fi stabilite in mai multe moduri. O cale este sa imparti diferitele conturi de costuri in bugete de costuri. Aceasta abordare iti permite sa ai conturi de costuri pentru platile muncii interne, platile muncii externe, costurile componentelor hardware, costurile aplicatiilor software, costurile training-urilor, costurile de transport, etc.
O alta metoda de stabilire a conturilor de costuri este prin structura de descompunere a activitatilor. Dupa completarea structurii de descompunere activitatilor se pot realiza conturi de costuri pentru fiecare set de activitati corelate. Teoretic se pot crea conturi pentru fiecare activitate dar nu ar avea simt practic. In schimb se poate crea un cont de costuri separat pentru fiecare faza, etapa sau punct de verificare. (punctul de verificare reprezinta incheierea unuia sau a mai multor livrabile).
Daca conturile de costuri sunt stabilite pentru seturi de activitati corelate din structura de descompunere a activitatilor apar optiuni asupra caror bugete pot fi urmarite. Se pot observa cheltuielile cu munca (interna si externa) asociate activitatilor. O alta optiune este urmarirea cheltuielilor cu munca sau a altor costuri asociate activitatilor. Diferitele tipuri de costuri pot fi urmarite prin numerele la care se gasesc in conturile de costuri. Desigur cu cat rapoartele sunt mai detaliate cu atat este mai grea organizarea, alocarea si urmarirea bugetelor. Insa daca proiectul este mare si costisitor vei dori sa utilizezi cateva aspecte din aceasta tehnica. In proiectele foarte mari conturile de costuri individuale pot fi mai mari decat intregul buget in unele organizatii.