2.1.6.P1

Aceasta pagina descrie cele mai bune tehnici si sfaturi aditionale pentru realizarea Structurii de descompunere a activitatilor.

2.1.6.P2 Creerea activitatilor sumarizate si detaliate

Analiza unei activitati din structura de descompunere a activitatilor va determina daca trebuie sa fie scindata la un alt nivel, activitatea primara fiind cunoscuta ca nivel "sumarizat". O activitate sumarizata nu are responsabilitati sau ore de munca asociate in mod special. Activitatea sumarizata reprezinta un pachet logic de activitati incadrate sub aceasta.

Pe de alta parte activitatile detaliate nu au fost divizate la un alt nivel.

 Activitatile sumarizate sunt divizate in activitatile detaliate. De aceea in momentul in care activitatile detaliate, incadrate sub activitatile sumarizate, sunt completate si cele din urma pot fi considerate incheiate. Activitatile detaliate suplimentare vor fi adaugate sub activitatile sumarizate.

2.1.6.P3 Folosirea post-it-urilor pentru a crea WBS intr-o maniera colaborativa

(insert picture)

De multe ori este surprinzator numarul persoanelor care folosesc blocurile de hartie post-it si un perete gol pentru a crea prima versiune a structurii de descompunere a a activitatilor. La realizarea structurii de descompunere a activitatilor vor participa membrii echipei si clientii. Acestia dispun de experienta necesara creerii structurii de descompunere a activitatilor. Se incepe prin a scrie livrabilele importante pe post-it-uri - fiecare livrabil pe un post-it. Participantii trebuie sa fie de acord asupra caror livrabile sunt mai importante. In caz ca livrabilele sunt complexe se pot scrie noi post-it-uri care descriu livrabilele la un nivel inferior sau ca  produse de munca individuale. Acestea sunt asezate sub livrabilele de la un nivel superior. Livrabilul trebuie identificat la nivelul inferior care sa permita intelegerea procesului de realizare. In general doua nivele sunt suficiente. Cea mai intalnita situatie este un nivel.

Urmatorul pas consta in descrierea pentru fiecare livrabil in parte activitatilor ce contribuie la realizarea acestora. Fiecare activitate este trecuta separat pe un post-it. Activitatile sunt aranjate sub livrabilul la a carui producere participa. In cazul in care ordinea activititatilor este clara se pot aranja post-it-urile secvential. Nu ordonarea lor este importanta in acest moment ci identificarea tuturor activitatilor.

 In cadrul activitatilor necesare realizarii fiecarui livrabil (sau produs de munca) trebuie analizata si estimata munca asociata fiecarei activitati. In caz ca efortul asociat fiecarei activitati depaseste pragul estimat trebuie identificate activitatile detaliate care alcatuiesc activitatea de la nivelul superior. 

Fiecare activitate este reprezentata printr-un nou post-it pozitionat sub activitatea superioara (care acum devine activitate rezumat). Procesul continua pana la definirea tuturor activitatilor necesare completarii livrabilelor pe cat se poate la momentul respectiv. Activitatile necesare difera de la un livrabl la altul. Livrabilele simple vor indeplini criteriile in unul sau doua nivele pe cand altele vor ajunge la trei, patru sau chiar mai multe nivele.

Avantajul acestei abordari consta in faptul ca echipa vizualizeaza munca necesara identificand toate activitatile necesare completarii proiectului. Post-it-urile permit mutarea activitatior cu usurinta. Adaugarea si reragerea unei activitati se realizeaza prin luarea post-it-ului. De asemenea, daca un livrabil sau un grup de activitati se afla in locul gresit se pot muta post-it-urile la locul potrivit.

La sfarsit se introduc in programul de programare activitatile rezumat si detaliate.

 2.1.6.P4 O Abordare Comuna este Identificarea Livrabilelor in Primul sau al Doilea Nivel, urmata de Identificarea Activitatilor

Uneori personalului ii este greu inceperea structurii de descompunere a activitatilor nestiind exact ce sa plaseze la nivelul superior si cum vor fi divizate activitatile mai departe. Desi sunt multe metode prin care poti incepe structura de descompunere a activitatilor in cele din urma trebuie sa se concentreze asupra livrabilelor. Daca se presupune ca nivelul cel mai inalt este intregul proiect (nivelul 0) atunci urmatorul nivel incepe prin descrierea principalelor livrabile. Dupa descrierea activitatilor urmeaza definirea acelor activitati necesare realizarii livrabilelor. Programul proiectului este in cele din urma alcatuit din activitati dar acestea trebuie enumerate in contextul finalizarii livrabilelor.

Exista un numar de optiuni pentru definirea structurii de descompunere a activitatilor la nivelul 1 (sub nivelul cel mai inalt 0).

• Cele mai importante livrabile pot fi plasate direct la nivelul 1 continuand prin divizarea acestora in componente mai mici, daca este cazul.
• O alta optiune pentru nivelul 1 este descrierea organizatiilor implicate precum Vanzari, Marketing, It, etc. Urmatorul nivel ar trebui sa descrie livrabilele pe care fiecare organizatie le va produce.
• O a treia optiune este sa privesti nivelul 1 in termeni precum ciclul de viata al proiectului; de exemplu analiza, proiectare, constructie, testare. Daca aceasta este cea mai buna cale logica de a privi nivelul 1 atunci nivelul 2 ar trebui sa descrie livrabilele produse in fiecare etapa a ciclului de viata.

Nivelul 1 poate incepe cu livrabilele sau poate descrie o alta cale de a grupa logic portiunile importante din proiect. Daca se alege o alta cale de organizare a proiectului trebuie sa se realize imediat o tranzitie de la nivelul 1 catre livrabile urmatorul pas fiind identificarea activitatile necesare realizarii livrabilelor.

Vezi 2.1.6.1 Exemple de structuri de descompunere a activitatilor pentru mai multe informatii.

2.1.6.P5 Folosirea urmatoarelor Tehnici pentru Descompunerea Activitatilor Sumarizate

Cand echipa realizeaza structura de descompunere a activitatilor sunt de obicei intrebari legate de cat de explicite trebuie sa fie activitatile detaliate. Raspunsul determina nivelul divizarii muncii in activitati mai mici. O parte din raspuns este sa utilizezi un prag estimativ, descris in 2.1.2 Creerea Programului de Activitati si a Bugetului/ Estimarea Pragului. Alte aspecte ce trebuie luate in considerare includ:

• Activitatea ar trebui sa contina sub-activitati interdependente si continue. De exemplu o activitate numita "Creerea Strategiei de Testare si Training" trebuie divizata in continuare deoarece Strategia de Testare si cea de Training nu sunt neaparat corelate sau continue.
• Activitatea ar trebui sa fie completata de un singur angajat sau de un grup de salariati asociati. Activitatea care are nevoie de diferiti salariati pentru diferite sub-activitati, aceasta ar trebuie divizata in subactivitati realizate de un angajat sau de acelasi grup de salariati. A nu se uita ca activitatile detaliate sunt reportate programului de activitati. Nu se doreste ca aceeasi activitate sa fie alocata la doua grupuri diferite sau angajati diferiti.

• In general, activitatile trebuie divizate pana la nivelul care-i ofera managerului control asupra proiectului. Teoretic, programul de activitati ar putea fi divizat pana la puncul in care fiecare activitate sa nu dureze mai mult de o ora sau doua. Evident nu are sens descompunerea fiecarei activitati pana la acest nivel. Angajatul responsabil de activitate nu are nevoie de acest grad de detaliere, iar managerul de proiect nu trebuie sa coordoneze activitatile la acest nivel.

 2.1.6.P6 Dimensiunea structurii de descompunere a activitatilor nu trebuie sa fie prea extinsa

In momentul creerii structurii de descompunere a activitatilor cu ajutorul post-it-urilor este important sa nu fie prea inalta (sau prea complicata). In functie de abordarea structurii de descompunere a activitatilor, definirea livrabilelor se poate face pana la 3 nivele. Dupa metoda empirica numarul nivelelor pentru fiecare livrabil nu ar trebuie sa depaseasca cinci nivele, cinci fiind deja prea mult. Proiectele de dimensiuni reduse nu au nevoie mai mult de doua sau trei nivele de activitati pentru fiecare livrabil. In cazul proiectelor mari numarul nivelelor creste. Insa exista un nivel la care gradul de detaliere poate fi dificil de coordonat. In cazul in care definirea activitatilor ajunge pana la nivelul cinci sau are nevoie de mai multe nivele atunci trebuie oprit procesul si reanalizat. In primul rand definirea activitatilor poate fi prea mare la un nivel. In al doilea rand livrabilul se poate sa fi fost definit vag. In acest caz se incearca divizarea acestuia in componente mai mici integrate. Activitatile asociate cu livrabilele mici nu ar trebui sa cuprinda multe nivele.

2.1.6.P7 Divizarea proiectelor ample in faze si  etape.

Exista termeni diferiti folositi pentru descrierea metodelor prin care proiectele mari sunt impartite si subimpartite. Cativa termeni comuni sunt fazele si etapele. Nu exista definitii recunoscute universal dar de obicei ei inseamna urmatoarele lucruri. 

• Etapa: Acesta este cel maiusor interval. Etapa inseamnaaproape intotdeauna descompunerea interna a activitatilor unui proiect. De exemplu adunarea cerintelor unei afaceri si toate activitatile corelate acesteia ca Etapa Analizelor. Similar, daca proiectul necesita construirea unui prototip se poate numi Etapa Prototipului.
• Faza: Aceste termen are doua semnificatii. In primul rand, in majoritatea cazurilor, "faza" are aceeasi semnificatie ca "etapa". De exemplu un proiect poate sa aiba Faza Cerintelor sau Faza Prototipului. In acest context termenul "etapa" este de asemenea folosit, se refera la o subdiviziune aditionala a unei faze. De exemplu in Faza Analizelor pot exista Etapa Cerintelor Afacerii si Etapa Definirii Strategiei.

A doua semnificatie se refera la o serie de proiecte independente insa corelate. De exemplu, executia initiala a unui proiect pentru livrarea functionalitatii de baza poate fi denumita ca Faza I. Un proiect ulterior pentru adaugarea a mai multa functionalitate poate fi considerat ca Faza II.  Desfasurarea proiectului este Faza III. In toate aceste cazuri termenul "faza" este folosit pentru a sugera un proiect separat dar corelat secvential cu proiecte asemenatoare.

2.1.6.P8 Creerea unui Dictionar al structurii de descompunere a activitatilor pentru proiecte mari

 Normal nu ar fi fost nevoie de un dictionar insa daca structura de descompunere a activitatilor are sute (sau mii) de activitati detaliate ar exista prea multe informatii care sa fie coordonate de mana.  Daca structura de descompunere activitatilor este extinsa, informatiile importante pot fi trecute intr-un dictionar de date. Dictionarul va tine evidenta activitatilor rezumat si detaliate incluzand de asemenea o scurta descriere, identificarea numerica din structura de descompunere a activitatilor (1.1, 1.1.1, 1.1.2, etc) si efortul estimat. O data ce informatiile structurii de descompunere a activitatilor sunt introduse in instrumentul de programare, acesta poate fi folosit pentru a tine evidenta schimbarilor in cadrul activitatilor observand impactul asupra structurii de descompunere a activitatilor si a programului de activitati. Introducerea structurii de descompunere a activitatilor intr-un instrument faciliteaza reutilizarea informatiilor in proiecte viitoare.

2.1.6.P9 Folosirea Activitatilor Rezumat pentru Stabilirea Taloanelor Temporale Cheie din Programul de Activitati.

 Structura de descompunere a activitatilor cuprinde de asemenea activitatile sumarizate si detaliate. Cand se creeaza diagrama retelei, in cadrul programului de activitati, ar trebui incluse numai activitatile detaliate nu si cele sumarizate. Din punct de vedere al claritatii si accesibilitatii are sens includerea activitatilor sumarizate, activitati aflate la un nivel superior, in programul de activitati plus reprezentarea logica a succesiunii activitatilor detaliate. O activitatea rezumat ce reprezinta procesul unui livrabil poate fi inclusa in programul de activitati ca punct cheie.

2.1.6.P10 Divizarea Activitatilor Sumarizate in Doua sau mai Multe Activitati Detaliate

De vreme ce s-a ales divizarea unei activitati rezumat in mai multe activitati mici nu are sens sa exista numai o singura activitate detaliata. Aceasta activitate reprezinta aceeasi munca ca activitatea rezumat. Nu ajuta la nimic. Daca acest lucru se intampla in structura de descompunere a activitatilor ai urmatoarele optiuni:

• Divizarea activitatilor sumarizate in mai multe task-uri mici
• Eliminarea activitatii detaliate si asocierea muncii cu sumarul - devenind activitate detaliata

2.1.6.P11 Activitatile Detaliate ar trebuie scrise ca Activitati  Orientate spre Actiune

Activitatile detaliate din structura de descompunerea  activitatilor realizate pentru a fi activitatile din programul de activitati. Pentru acest motiv ar fi mai usor daca activitatile detaliate din structura de descompunere a activitatilor ar fi activitati orientate spre actiune - asa cum componentele programului de activitati ar fi. De exemplu, in loc de a mentiona o activitate detaliata din structura de descompunere a activitatilor ca "intalnire" aceasta ar trebui formulata ca "Programarea unei intalniri saptamanale". In loc sa fie in structura de descompunere a activitatilor o actiune trecuta ca "Program de testare" ar trebui reformulata "Creerea Programului de testat". In acest fel activitatile detaliate pot fi mutate in programul de activitati cu minimum de schimbari. 

2.1.6.P12 Nu se introduc cerinte in Stuctura de Descompunere a Activitatilor

Structura de descompunere a activitatilor este folosita pentru divizarea activitatilor mari in componente mai mici. Incadrarea unui livrabil in structura de descompunere a activitatilor presupune divizarea acestuia in activitati necesare pentru creerea livrabilului. Nu se va diviza un livrabil in cerinte ce-l descriu. Cerintele nu fac parte din structura de descompunere a activitatilor.

Activitatile detaliate din structura de descompunere a activitatilor vor fi mutate in programul de activitati. Cum ar arata programul de activitati daca ar contine componente precum "trebuie sa aiba o interfata simpla" sau "trebuie sa opereze la 25 de picioare sub apa". Acestea sunt formulari de cerinte. Cerintele fac parte din Programul Managementului de Cerinte. Cerintele nu sunt introduce in programul de activitati sau structura de descompunere a activitatilor.

2.1.6.P13 Nemodificarea Structurii de Descompunere a Activitatilor la Nivelul Pachetelor de Activitati pentru Proiecte Mari

Proiectele mari au de obicei livrabile mari. O metoda pentru realizarea structurii de descompunere a activitatilor pentru acest proiecte este  definirea livrabilelor si divizarea livrabilelor in activitati. Activitatile sunt portiuni mai mici din livrabil. Dupa completarea si integrarea activitatilor livrabilul este de asemenea creat.

In cazul proiectelor foarte mari nu este practic sa determini activitatile rezumat sau pe cele detaliate deoarece ar fi prea multe. In aceasta situatie structura de descompunere a activitatilor poate fi divizata in activitati sau la nivelul grupurilor de activitati.  Nivelul grupurilor de activitati poate fi destul de mare pentru a fi un sub-proiect si de a avea asociat un cont de costuri.

In cazul unui proiect mare poti opri structura de descompunere a activitatilor la nivelul grupurilor de activitati. Insa acestea nu trebuie atribuite membrilor echipei ci unei echipe. Leaderul echipei trebuie sa preia grupurile de activitati si sa le descompuna in activitatile componente (sau sa completeze intregul scope in cadrul grupurilor de activitati).

In acest scenariu structura de descompunerea activitatilor este inca creata pana la nivelul activitatilor detaliate. Insa se realizeaza in doua parti - prima iteratie se opreste la nivelul grupului de activitati urmand ca activitatile detaliate sa fie definite atunci cand grupurile de activitati sunt atribuite unei echipe.