2.1.5.P1
In estimarea orelor necesare, a duratei si a costurilor trebuie sa pornesti cu estimarea orelor necesare. Fara sa cunosti totalitatea orelor nu poti estima corect durata si nici costurile.
Unul din factorii cheie este transformarea orelor necesare in durata este sa definesti cate ore productive ai in cursul unei zi lucratoare. De exemplu daca o activitate este estimate la patruzeci de ore este improbabil ca aceasta sa fie terminate in cursul a cinci zile a cate opt ore. Nimeni nu este 100% productiv. Fara a tine cont de acest aspect este improbabil a se realiza estimarile propuse. Este nevoie de un "factor al realitatii" pentru a transforma orele necesare estimate in durata estimate. Trebuie sa se estimeze numarul orelor productive ale unui salariat intr-o zi lucratoare.
Un factor de productivitate ia in considerare perioada de timp in care un angajat va lucra intr-o zi. Acest factor de productivitate tine cont de lucruri precum interactiunea sociala in timpul zilei, nevoile biologice si participarea la intalniri. De asemenea tine cont de timpul necesar personalului pentru a-si intra in ritm dimineata. Se poate incerca atribuirea fiecarui salariat un numar de ore productive pe zi insa este o munca minutioasa daca nu imposibila. O cifra empirica acceptata in general pentru un factor de productivitate mediu este de 6.5 la o zi lucratoare de 8 ore. Acest lucru nu inseamna ca nu exista zile in care o persoana sa nu fie productive 8 ore din 8. Insa reprezinta orele productive ale unui angajat cand lucreaza peste norma.
Este indicat ca presupunerile facute la programul de activitati si asteptarile managerului de proiect sa fie impartite cu echipa sa. Trebuie sa-si asume responsabilitatea de a comunica influentele exterioare care le pot lua din timpul destinat proiectului. Managerul de proiect va primi informatiile necesare pentru a le schimba responsabilitatile sau disponibilitatea lor in cadrul proiectului si factorii de productivitate.
Cand sunt resurse contractate ar trebui in continuare sa tii cont de factorul de productivitate. Chiar daca acestia sunt contractori vor intampina la randul lor anumiti factori ce le vor impiedica sa atinga o productivitate de 100%. De exemplu si ei trebuie sa socializeze sau au nevoi biologice. Insa nu vor avea acelasi nivel de productivitate ca proprii angajati. O cifra empirica potrivita pentru un contractor este de 7- 7.25 intr-o zi lucratoare a 8 ore. Prin intermediul acestui factor recunoastem ca contractorii nu sunt roboti si nu pot inregistra o productivitate de 100% pe zi. Desigur trebuie sa-i platesti pentru opt ore pe zi. Insa pentru programul de activitati ar trebui sa adaugi si factorul de productivitate.
Sa analizam un exemplu. Sa presupunem ca o activitate este estimate la 80 de ore necesare. Daca unui salariat ii este atribuita aceasta responsabilitate full-time, ii va lua putin peste 12 zile (80/6.5) pentru a o termina. Daca o resursa contractata ii este alocata full-time aceeasi responsabilitate durata va fi de 11 zile (80/7.25)