2.1.2.P1
In momentul crearii unui program de lucru in general nu sunt destule informatii pentru detalierea fiecare activitati de prima data. Se identifica portiuni mari de munca ca apoi sa fie impartite in activitati de dimensiuni reduse. Aceste activitati sunt din nou divizate in activitati mai mici si discrete. Tehnica folosita poarta numele de Structura de Descompunere a Activitatilor.
O intrebare potrivita ar fi : "care este stadiul activitatilor dupa care nu ar mai trebui divizate?". Raspunsul se refera la notiune de "prag estimat". Activitatile pot fi in continuare impartite insa in mod normal nu ar mai ramane nimic de facut la nivelul superior. Pragul estimat poate sa fie diferit in functie de marimea proiectului si cat de bine este inteleasa munca.
Se pot folosi urmatoarele criterii ca ghid. Pentru un proiect destul de mare ( 5000 ore necesare sau chiar mai mult) orice activitate care are peste necesar 80 de ore ar trebui divizata. Pentru un proiect mic (200 de ore necesare) activitatile ar trebui sa aiba necesar maxim 20 de ore. Pragul estimativ este limita superioara. Se pot diviza activitatile in continuare daca se doreste.
Atribuirea activitatilor mai mici decat pragul estimative permite ca acestea sa poate fi usor manevrabile. De eexmeplu daca proiectul este de 250 de ore si ai activitati de80 de ore nu exista timp suficient pentru a recupera in caz ca una dintre aceste activitati intarzie. Insa o activitate care are nevoie numai de 20 de ore este mult mai usor sa afli daca este realizata sau nu la timp.
Desigur este posibil ca activitatile care urmeaza sa fie lucrate in viitor sa nu poate fi impartite mai mult decat pragul estimative deoarece ar avea prea putine informatii despre ce trebuie realizat. In acest caz o alta abordare ar fi sa "spargi" activitatile in cateva proiecte mai mici. Al doilea proiect poate fi definit mai exact in functie de rezultatele primului proiect.
In caz ca nu se beneficiaza de impartirea in multiple proiecte, activitatile pot ramane la o perioada mai mare decat pragul estimative. Insa daca activitatile viitoare vor fi lasate la un nivel superior ste inca critic ca aceste sa fie divizate cu doua sau trei luni inainte de excutarea proiectului
Divizarea activitatilor permite coordonarea si intelegerea nivelului de munca necesar. La atribuirea unei sarcini din programul de activitati angajatul ar putea sa nu inteleaga cum ar trebui sa o abordeze si va cere esplicatii managerului de proiect. Daca nici managerul de proiect nu poate raspunde la intrebari atunci sunt probleme. Astfel e bine ca activitatile sa fie divizate la un nivel care sa permita intelegerea acestora. De exemplu daca o activitate este estimate la 80 de ore insa nu a mai fost realizata pana atunci, va trebui impartita in activitati mai mici pentru ca angajatul sa stie exact ce se asteapta de la el.
Acesti doi factori - abilitatea de a coordona munca eficace si de a o intelege - ar trebui sa determine nivelul pana la cat pot fi divizate activitatile.
2.1.2.P2 Pragul de durata
Durata limita este un alt prag care trebuie luat in considerare. In general (dar nu o regula precisa) durata activitatilor ar trebui divizata la un nivel la care durata maxima ar fi de doua ori ciclul de raportare al echipei. De exemplu daca se primeste o raportare saptamanala din partea echipei, durata limita ar fi de maxim doua saptamani.Aceasta regula asigura ca nu vor trece maxim doua perioade de raportare inainte de a se cunoaste daca activitatea a fost terminata sau este in intarziere. Drept exemplu, daca sunt intalniri saptamanale intre manager si echipa sa si durata limita nu este de maxim doua saptamani atunci nici o activitatea nu va fi activa mai mult de doua saptamani inainte sa fie completata sau sa intarzie. Pe de alta parte daca o anumita activitate dureaza pana la cinci saptamani este posibil ca numai dupa terminarea perioadei sa se afle sigur daca a fost terminata la timp. Acest caz este un indicator ca activitatea mai trebuie divizata cel putin inca un nivel. Activitatile mai mici permit descoperirea problemelor si rezolvarea acestora din timp.
Durata limita este luata in considerare numai dupa finalizarea programului de activitati si nu dupa ce Structura de descompunere a activitatilor este creata. Cand structura de descompunere a activitatilor este creata se cunoaste numai totalul orelor necesare. Dupa ce resursele sunt distribuite poti valida durata limita.