2.0.P1
Programul de activitati si bugetul sunt elaborate cu ajutorul Documentului de Definire a Proiectului din cadrul Pasului 1. Programul de activitati este un instrument vital pentru a se asigura ca echipa de proiect stie ce trebuie sa faca. Multa lume nu se simte in largul ei cand trebuie sa elaboreze un program de activitati. Acest lucru se intampla de obicei deoarece proiectul nu a fost bine definit. Daca managerul de proiect nu este sigur de rezultatul proiectului, ii va fi dificil sa creeze un program de activitati valid.
Bugetul reprezinta suma de bani alocata pentru cheltuielile proiectului. In functie de organizatie si de gestiunea contabila, bugetul poate cuprinde numai costurile externe ale unui proiect (contractori, hardware, software, material etc). Unele organizatii includ in buget si costurile cu manopera interna. Aceste organizatii au de obicei un proces de rezerva pentru alocarea costurilor cu manopera clientului sau departamentului client.
(Metodologia TenStep nu include activitatile de natura financiara necesare pentru justificarea inceperii proiectului. Aceste activitati financiare se refera la determinarea unui simplu raport cost/beneficiu sau a unor indicatori mai sofisticati precum Return on Investment (ROI), Internal Rate of Return (IRR), etc. Aspectele financiare necesare pentru justificarea proiectului sunt explicate in Metodologia TenStep pentru Managementul Portofoliului de Proiecte. In metodologia TenStep pentru Managementul Proiectelor se presupune ca analiza financiara generala si justificarea proiectului au fost finalizate si ca proiectul a fost deja aprobat.)
Pasul "Definirea Proiectului" garanteaza existenta unei intelegeri cu sponsorul proiectului asupra activitatilor ce trebuie realizate. In cadrul acestui pas managerul proiectului determina cum vor fi activitatile indeplinite. In functie de dimensiunile proiectului se pot folosi instrumente software pentru managementul proiectelor, precum MS Project, o foaie de calcul tabelar sau doar o evidenta mentala a activitatilor ce trebuie executate.
Exista cateva tehnici utilizate la elaborarea unui program de activitati. Poate cea mai buna optiune pentru inceput este folosirea unui program de activitati din cadrul unui proiect similar. Insa, datorita unicitatii proiectelor acest lucru poate fi dificil.
******
O a doua optiune ar fi cautarea unui model de program de activitati deja existent de la un proiect cu caracteristici asemanatoare. Sa luam exemplul instalarii unui pachet de programe software. Desi este prima data cand acest pachet urmeaza a fi implementat in companie se poate gasi un formular tipizat pentru proiectele de implementare a pachetelor de programe software.
Daca nu exista un program de activitati sau un model al unui program de activitati asemanator, atunci se poate porni utilizand tehnica Structurii de Descompunere a Proiectului pe Activitati (WBS). Structura de Descompunere pe Activitati este tehnica de a privi proiectul in ansamblul sau si apoi de a-l descompune in parti din ce in ce mai mici pana cand se obtin toate activitatile ce trebuie efectuate. Toata echipa poate colabora in cadrul acestui exercitiu. Tehnica WBS poate fi folosita mereu ca prim pas in elaborarea unui program de activitati de la zero. Daca nu sunt destule informatii pentru a crea Structura de Descompunere pe Activitati (sau cel putin pentru primele 3 luni din proiect) atunci poate nu ar trebui sa demarezi proiectul. In acest caz, se va putea defini doar faza de analiza a proiectului. Cand aceasta faza este incheiata ar trebui sa existe destule informatii pentru a putea defini si restul proiectului.
2.0.P2 Relatia intre Definirea si Planificarea Proiectului
Definirea Proiectului reprezinta pasul 1 din procesul TenStep iar Planificarea Proiectului si a Bugetului fac parte din Pasul 2. Aceasta numerotare nu implica secventialitatea neaparata a pasilor .
De obicei, Documentul de Definire a Proiectului nu poate fi finalizat fara a incepe schitarea programului de activitati. In multe cazuri, aceste doua livrabile sunt executate in paralel. Pe masura ce se colecteaza informatii despre continut si livrabile va trebui sa incepi sa elaborezi programul pentru a putea estima efortul si durata. Pe masura ce se obtin mai multe informatii despre "continutul proiectului", programul de activitati va fi elaborat mai in detaliu. Cand livrabilele, continutul, presupunerile si abordarile sunt finalizate ar trebui sa existe destule informatii in programul de activitati pentru estimarea bugetului, a efortului si a duratei necesare. La randul lor, aceste informatii sunt folosite la finalizarea Documentului de Definire a Proiectului.
2.1 Elaborarea Programului de Activitati si a Bugetului / Procese
2.2 Elaborarea Programului de Activitati si a Bugetului / Tehnici
2.3 Elaborarea Programului de Activitati si a Bugetului / Breviar