1.2.5.P1
Partile interesate in proiect sunt persoane sau grupuri specifice care detin o participare sau un interes asupra rezultatului proiectului. In mod normal, partile interesate in proiect provin din interiorul companiei si pot include membrii echipei de proiect, clienti interni, managementul, angajati, administratori, etc. Un proiect poate avea si parti interesate externe companiei, incluzand furnizori, investitori, parti constitutive, grupuri de comunitati si organizatii guvernamentale.
De obicei, in proiectele mici, in afara managementului asteptarilor Sponsorului proiectului, ale managerului managerului de proiect, ale echipei de proiect si ale clientului, nu se acorda prea mare atentie intelegerii si managementului comunitatii partilor interesate in proiect, in ansamblul ei.
Insa, pe masura ce proiect devine tot mai amplu, trebuie sa te preocupe, in general, satisfactia tot mai multor parti interesate. Va avea sens sa realizezi o analiza a partilor interesate in proiect, in cazul in care comunitatea partilor interesate este ampla si diversa. In unele cazuri vei vrea ajutorul lor, in altele vei avea nevoie de implicarea lor angajanta, iar in alte cazuri va trebui sa le aduci la cunostinta realizarile proiectului. Aceasta analiza a partilor interesate in proiect te va ajuta sa identifici diferitele grupuri de parti interesate si rolul lor in cadrul proiectului.
Foloseste urmatorul proces in analiza partilor interesate in proiect.
|
Rolul
|
Procesul de Analiza a Partilor interesate in proiect
|
|
1
|
Managerul de Proiect, Echipa de Proiect
|
Identificarea Partilor Interesate
Nu poti analiza partile interesate in proiect fara sa sti mai intai cine sunt ele. Organizeaza o sesiune de brainstorming impreuna cu echipa pentru a identifica toate posibilele parti interesate in proiect. Pot fi indivizi sau grupuri de parti interesate. Lista de mai jos este un exemplu de lista a potentialelor parti interesate in proiect.
- Sponsorul
- Clientul
- Directorul de Proiect
- Echipa de Management Executiv
- Echipa de proiect
- Utilizatorii finali
- Furnizorii
- Alte departamente / proiecte interne
- Companii partenere
- Terti (Funrizori, investitori, sindicate, organizatii guvernamentale)
Este important sa incluzi echipa de proiect drept un grup specific de parti interesate in proiect. Ii va permite managerului de proiect sa se concentreze asupra nevoilor lor precum si sa se asigure ca aceste nevoi sunt luate in considerare permanent pe parcursul proiectului.
|
|
2
|
Managerul de Proiect, Echipa de Proiect
|
Identifica importanta fiecarei parti interesate
Analizeaza fiecare parte interesata in proiect si determina cat de importanta e pentru succesul proiectului sau ce impact ar avea neimplicarea sa asupra proiectului. Clasifica fiecare parte interesata in termeni de importanta ridicata / medie / scazuta. De exemplu, daca proiectul poate continua fara probleme, atunci probabil ca partea interesata are un grad de importanta scazut. Daca succesul proiectului este pus in pericol in lipsa ei, probabil partea interesata are un grad ridicat de importanta. Aceasta evaluare este importanta pentru ca, uneori, se consuma prea mult timp si efort in relatia cu parti interesate cu un grad scazut de relevanta pentru proiect, reducand concomitent timpul alocat partilor interesate foarte importante pentru proiect.
Trebuie sa mai analizezi si puterea partilor interesate cand le identifici gradul de relevanta pentru proiect. Are partea interesata puterea sa blocheze sau sa opreasca progresul proiectului? Are partea interesata puterea sau influenta necesare impulsionarii ritmului de derulare al proiectului? Aceste informatii sunt importante. De exemplu, o parte interesata va avea o relevanta scazuta daca proiectul nu va fi afectat de neimplicarea activa a partii interesate in proiect, dar daca implicarea partii interesate ar crea un impact major (negativ sau pozitiv) asupra proiectului, partea interesata va avea un grad ridicat de importanta.
|
|
3
|
Managerul de Proiect, Echipa de Proiect
|
Identificarea nivelului de interes al fiecarei parti interesate in proiect
La magnitudini diferite, fiecare parte interesata detine o participare sau un interes in proiect. Acum trebuie sa identifici aceste participari sai interese. In unele cazuri, o parte interesata s-ar putea astepta sa obtina livrabile specifice de pe urma proiectului si va vrea sa fie informata continuu asupra progresului si implicata, oricand este posibil. In alte situatii, in afara de a fi informata, partea interesata poate avea interese reduse asupra proiectului. Poti din nou clasifica fiecare parte interesata, in termeni de grad de interes ridicat / mediu / scazut.
|
|
4
|
Managerul de Proiect, Echipa de Proiect
|
Identificarea impactului fiecarei parti interesate asupra proiectului
Dispui acum de o lista lunga a persoanelor si organizatiilor ce vor fi afectate de proiect in masuri diferite. Identifica-le acum impactul si gradul de influenta asupra proiectului. Unele parti interesate in pot bloca proiectul. Altele nu detine putere formala dar pot influenta. Aceste informatii te vor ajuta sa identifici cum sa comunici cu fiecare in parte. Unele parti pot fi interesate de ceea ce faci iar altora ar putea sa nu le pese. Trebuie sa incadrezi fiecare parte interesata intr-o categorie si sa identifici cum poti aplica cel mai bun management asupra fiecarei parti interesate.
|
|
5
|
Managerul de Proiect, Echipa de Proiect
|
- 1. Intelege pozitia emotionala a fiecarei parti interesate
- 2. Este foarte important pentru proiect sa intelegi pozitionarea emotionala a fiecarei parti interesate. Trebuie sa le intelegi opinia actuala legata de proiect si, in baza acesteia, cum ar putea reactiona ulterior. Va fi partea interesata un suporter sau un adversar al proiectului? Trebuie sa afli ce sau cine anume le influenteaza opiniile si foloseste aceste informatii pentru a elabora un plan pentru a obtine angajamentul partilor.
In majoritatea cazurilor, managerul si echipa de proiect trebuie sa poata identifica pozitionarea emotionala a fiecarei parti interesate fata de proiect. Dar, in cazurile in care nu este posibil acest lucru, trebuie sa te intalnesti cu partile interesate respective si sa le intrebi direct care le este pozitia fata de proiect.
|
|
6
|
Managerul de Proiect, Echipa de Proiect
|
- 1. Determina cum vei obtine angajamentul fiecarei parti interesate
- 2. Pentru fiecare parte interesata trebuie sa identifici un set de activitati sau chiar o abordare generala de a le satisface nevoile. Trebuie sa identifici activitati care te vor ajuta sa obtii ce te intereseaza, recunoscand, in acelasi timp, si importanta relativa a fiecarui grup de parti interesate. In mod evident, vei aloca mai mult timp pentru grupurile relevante de parti interesate in proiect si mai putin celor cu prioritate scazuta. Scopul acestui pas este sa defineasca activitatile ce trebuie executate de echipa de proiect pentru a se asigura ca interesele tuturor partilor vor fi indeplinite. Cu siguranta vei comunica cu multe dintre aceste parti interesate, astfel ca unele dintre aceste activitati se pot suprapune cu Planul de Comunicare. Le poti mentiona totusi in ambele documente, desi le vei executa o singura data. Poti utiliza tabelul de mai jos ca suport al discutiilor.
|
Importanta / Interes
|
Stil de Management
|
|
Importanta Ridicata si Interes Ridicat
|
Acestea sunt cele mai importante parti interesate in proiect. Acesti indivizi si aceste grupuri au nevoie de un management focalizat si implicarea lor angajanta totala in proiect trebuie mentinuta permanent. Trebuie sa depui cele mai mari eforturi in a le staisface nevoile.
|
|
Importanta Ridicata dar Interes Scazut
|
Acesti indivizi si aceste grupuri au nevoie de un management focalizat pentru a le asigura satisfacerea nevoilor, dar nu trebuie sa devii excesiv cu managementul si comunicarea cu ei.
|
|
Importanta Scazuta dar Interes Ridicat
|
Acesti indivizi si aceste grupuri trebuie informati adecvat. Comunica cu ei cu regularitate pentru a te asigura ca nu vor aparea situatii dificile majore. (Nota: In mod normal, acesti indivizi si aceste grupuri iti pot fi de mare ajutor la definirea si planificarea proiectului)
|
|
Importanta Scazuta si Interes Scazut
|
Monitorizeaza acesti indivizi si aceste grupuri pentru a te asigura ca importanta si interesul lor nu se schimba pe parcursul vietii proiectului. Daca se modifica, totusi, va trebui sa reevaluezi tipul de management aplicat in relatia cu ei.
|
|
|
7
|
Managerul de Proiect
|
- 3. Cand este nevoie, obtine acordul partilor interesate
- 4. In unele cazuri, partile interesate vor ceva anume de la proiect. Totusi, in alte situatii, managerul de proiect are nevoie de ceva anume de la ei. Daca acesta este cazul, asigura-te ca partile sau grupurile de parti interesate iti inteleg asteptarile si ca agreaza sa-ti furnizeze ceea ce ai nevoie. De exemplu, grupul de parti interesate poate trebuie sa furnizeze resurse, timp, bani, atentie, feedback, etc.
|
|
8
|
Managerul de Proiect
|
- 5. Integreaza activitatile in programul de activitati
- 6. Nu este recomandabil sa ai un document separat pentru evidenta activitatilor legate de partile interesate in proiect. Dupa ce ai identificat activitatile care implica grupurile de parti interesate, transfera-le integral in programul de activitati al proiectului, precizand persoana responsabila, intervalul de timp alocat, efortul estimate, etc.
|