1.2.1 Definirea Proiectului / Scopuri si Obiective

1.2.1.P1

Scopurile de business sunt afirmatii generice ce furnizeaza contextul general al ceea ce incearca proiectul sa obtina. Obiectivele sunt afirmatii specifice ce descriu produsele si livrabilele tangibile furnizate de proiect. Definitia scopurilor si a obiectivelor este mai mult o arta decat stiinta si poate fi dificil sa le definesti si aliniezi corect. Totusi, prin practica si utilizand cateva definitii uzuale, poti incepe sa identifici si sa sesizezi diferentele dintre scopuri si obiective. 


1.2.1.P2 Scopurile de Business

TenStep nu foloseste termenul "scopuri ale proiectului". Scopurile sunt stabilite la nivelul organizatiei. Obiectivele sunt stabilite la nivelul proiectului.

Scopurile sunt afirmatii generice ce furnizeaza contextul general al ceea ce incearca proiectul sa realizeze. De exemplu, un scop organizational ar putea fi"cresterea gradelor generale de satisfactie ale clientilor ce apeleaza la serviciile de suport ale companiei".

(insert picture)


Intrucat scopul este stabilit la nivel general, poate fi nevoie de mai multe proiecte pentru a-l indeplini. In cazul de mai sus, de exemplu, o componenta tehnologica ar putea creste satisfactia clientilor. Acelasi scop poate fi atins si prin noi proceduri, noi cursuri de instruire, reorganizare departamentului de suport si prin modificarea sistemului de recompensare al companiei. Ar putea fi nevoie de multe proiecte intinse pe o lunga perioada de timp pentru a atinge scopul.

Scopul trebuie sa se refere la beneficiul adus afacerii in termeni de cost, rapiditate si / sau calitate. In exemplul anterior, atentia este indreptata spre calitate serviciului. Chiar daca proiectul nu serveste direct afacerii, trebuie sa existe o legatura indirecta cu aceasta. De exemplu, un proiect de infrastructura IT ce presupune instalarea unor noi servere web poate, in cele din urma, sa permita o mai mare promptitudine in a raspunde clientilor, performante mai bune sau sa conduca la obtinerea unui alt beneficiu de business. Daca nu asociata o valoare de business, proiectul nu trebuie demarat.

Daca poti masura gradul de atingere al scopului, probabil inseamna ca l-ai formulat prea specific si ca este mai degraba un obiectiv.


Daca scopul tau nu poate fi atins prin nicio combinatie de rezultate ale proiectelor, probabil inseamna ca este formulat prea generic. In exemplul de mai sus, sunt pot fi imaginate unul sau mai multe proiecte ce ar conduce la obtinerea unui grad mai mare de satisfactie din partea clientului. Expunerea unui scop prin care incerci sa obtii satisfacerea totala a clientului nu este posibila indiferent de combinatia de proiecte folosita. Poate fi, in schimb, formularea unei viziuni, o expunere mai generala ce indica directia si idealul, dar care, de fapt, nu poate fi niciodata atinsa.

Chiar daca scopurile de business nu fac parte din Documentul de Definire a Proiectului, este important sa fie intelese. Importanta majora a scopurilor reiese privindu-le din perspective de business. Managerul de proiect trebuie sa inteleaga scopurile de business la atingerea carora contribuie proiectul sau. Nu exista scopuri ale proiectului - doar obiective ale proiectului.


1.2.1.P3 Obiectivele Proiectului

Obiectivele sunt formulari concrete ale rezultatelor pe care proiectul incearca sa le obtina. Un obiectiv trebuie exprimat la un nivel specific astfel incat sa poata fi evaluat la incheierea proiectului pentru a observa daca a fost sau nu indeplinit. Scopurile sunt formulate vag. Un obiectiv bine formulat va fi Specific, Masurabil, de Atins, Realist si limitat in Timp (SMART). (SMART este o tehnica de formulare a obiectivelor. Pentru a fi valid, un obiectiv nu trebuie sa fie integral SMART.)

Un exemplu de obiectiv poate fi "imbunatatirea sistemului telefonic al departamentului de suport pana la 31 Decembrie pentru a obtine o perioada medie de asteptare a clientului pe linie de maximum doua minute".

  • Observa ca obiectivul este mult mai concret si specific decat scopul.
  • Obiectivul este masurabil prin perioada medie de asteptare a clientului pe linie pe care noul sistem incearca sa o obtina.
  • Poti presupune ca obiectivul este de atins si realist.
  • Obiectivul este limitat in timp, trebuind sa fie indeplinit pana la 31 Decembrie.

Obiectivele trebuie sa se refere la livrabilele proiectului. In exemplul anterior, obiectivul se refera la imbunatatirea sistemului telephonic.Daca nu poti identifica livrabilele create pentru indeplinirea obiectivului este posibil sa-l fi formulat prea general. Pe de alta parte, daca obiectivul descrie caracteristicile livrabilului inseamna ca este exprimat prea specific. Daca formularile descriu atribute si functionalitati, ele sunt cerinte, nu obiective.

Daca proiectul face parte dintr-un program mai extins, obiectivele tuturor proiectelor componente trebuie sa corespunda obiectivelor programului.


1.2.1.P4 Importanta obiectivelor

Obiectivele sunt importante pentru ca indica acordul comun al managerului de proiect si al Sponsorului proiectului asupra scopului principal al proiectului. De exemplu, livrabilele specifice ale unui proiect IT pot sau nu fi logice in opinia Sponsorului proiectului. Totusi, obiectivele trebuie formulate intr-o maniera inteligibila pentru toate partile interesate in proiect.


1.2.1.P5 Defineste obiectivele inainte sa inceapa proiectul

Obiectivele proiectului si scopurile de business pe care le servesc trebuie definite si agreate inainte de inceperea proiectului. Livrabilele proiectului sunt create in baza obiectivelor.

Totusi, in multe proiecte este mai simplu sa identifici livrabilele ce trebuie realizate decat obiectivele proiectului din care rezulta. Este important sa ai atat obiective cat si livrabile. Daca stii ce livrabile trebuie dezvoltate colaboreaza cu Sponsorul sa identificati de ce trebuie realizate. Raspunsurile la aceasta intrebare ar trebui sa va ajute sa descoperiti obiectivele proiectului. Atunci te poti asigura ca toate obiectivele corespund scopurilor de business. In cazul in care consideri ca trebuie sa dezvolti anumite livrabile dar nu le poti conecta cu obiectivele proiectului si scopurile de business va trebui sa intrebi serios de ce le mai dezvolti.

Organizarea unei sedinte cu toate principale parti interesate in proiect este o cale buna de a crea obiectivele si de a obtine concomitent acordul asupra lor.