1.1.3.2 Selectia Vanzatorului

1.1.3.2.P1

Uneori toate organizatiile cauta vanzatori pentru a le indeplini anumte nevoi. De obicei, procesul este simplu. Totusi, in functie de vanzator, finalizarea procesului poate fi indelungata. In aproape toate procesele de selectie pot fi utilizate urmatoarele tehnici - selectia marfurilor, selectia vanzatorului, selectia hardware-ului, etc. Acest proces este descris general si este nevoie sa se patrunda in detaliu pentru a se asigura aplicarea unui grad de diligenta adecvat proiectului.


1.1.3.2.P2 Planificarea Contractarii


Rolul

Procesul de Selectie a Vanzatorului

1

Manager de proiect

Colectarea si Clasificarea Nevoilor de Business

Este dificil sa selectezi un furnizor daca nu esti sigur care sunt exact cerintele, astfel ca in prima faza a procesului trebuie colectate cerintele de business. Seamana cu colectarea cerintelor de business ale unui proiect obisnuit. Pune intrebari de genul:

  • Pentru ce vom folosi vanzatorul?
  • Ce probleme va rezolva vanzatorul?
  • Ce capabilitati trebuie sa aiba?

De multe ori, nu vei putea identifica toate cerintele doar intreband clientii. Cunostiintele lor pot fi insuficiente pentru a-ti furniza cerinte complete si corecte in proportie de 100%. Intr-un proiect normal, vei adauga diferenta utilizand managementul schimbarii continutului. Totusi, intr-un proiect ce presupune selectia vanzatorilor, trebuie sa aduni de prima data cat mai multe cerinte corecte despre ei. Va fi prea tarziu sa descoperi cerinte lipsa dup ace vanzatorul a fost deja selectat.

Fiecare cerinta trebuie evaluata pe o scala numerica sau de tipul ridicat/mediu/scazut pentru a reflecta relevanta relativa a unor cerinte asupra altora (si alte tipuri de scale de evaluare pot fi utilizate). Sponsorul si principalii clienti si partile interesate trebuie sa revizuiasca si sa aprobe lista completa a cerintelor ce trebuie indeplinite de furnizori si a evaluarii acestora.

1.1.3.2.P3 Solicitarea de Oferte

2

Manager de proiect

Crearea listei extinse cu furnizori

Dupa colectarea cerintelor, identifica toti vanzatori care iti pot indeplini nevoile. O poti face cautand pe Internet, rasfoind reviste comerciale, discutand cu reprezentanti ai altor companii, etc. Scopul acestui pas este de a forma o lista cuprinzatoare (dar nu exhaustiva) a vanzatorilor pe care vrei sa ii ai in vedere in viitor. Acest pas te asigura ca nu ai omis unj candidat evident pentru ca nu stiai de existenta lui.

3

Manager de proiect

Crearea listei scurte cu furnizori

Realizeaza o evaluare initiala de ansamblu a listei extinse, cautand motive evidente sa elimini unele alternative. De exemplu, anumiti furnizori ar putea fi prea noi pe piata. Unii ar putea fi in mod evident, mult prea costisitori. Scopul acestui pas consta in crearea unui liste scurte a posibililor furnizori care par a avea o sansa acceptabila sa iti indeplineasca nevoile. Trebuie sa trimiti Cererea de Oferta (Request for Proposal - RFP) tuturor companiilor din lista scurta. (Daca lista extinsa nu este prea lunga, ai putea trimite RFP catre toti furnizorii. Insa, va trebui sa restrangi numarul furnizorilor suficient de mult astfel incat ca le poti compara ofertele in cadrul procesului de selectie finala.)

1.1.3.2.P4 Selectia Furnizorilor

4

Manager de proiect

Evaluarea listei scurte cu furnizori

Aceasta poate fi cea mai dificila parte a procesului de selectie a furnizorilor. Trebuie sa examinezi cat de mult corespund capabilitatile furnizorului cu cerintele si ponderile de relevanta ale cerintelor pentru a determina care vanzator iti va raspunde cel mai fidel nevoilor. De asemenea, poti intervieva, vizita locatiilor furnizorilor, etc. De obicei, fiecare furnizor obtine un punctaj calculat in functie de gradul in care el reuseste sa raspunda fiecarei cerinte, multiplicat cu ponderea de relevanta a criteriului. Vanzatorul cu cel mai mare punctaj va fi cel care iti va indeplini cel mai fidel nevoile. Dupa incheierea acestui pas, vei avea o lista descrescatoare a furnizorilor care iti pot raspunde cel mai bine nevoilor.

5

Manager de proiect

Selectia finala si negocierea contractului

In multe organizatii, echipa de proiect face recomandarea finala, transferand responsabilitatea asupra procesului catre un department formal de Achizitii. Oricum, in acest moment trebuie sa ai toate informatiile pentru a face o alegere. Daca vei selecta doar cel mai bine plasat furnizor, ar trebui sa dispui de punctaje pentru a face aceasta recomandare. Daca selectezi mai multi posibili furnizori, vei putea alege un numar optim de vanzatori bine plasati care iti pot indeplini nevoile.

Tot va trebui sa negociezi un contract sau o licenta si cand vei face selectia finala. Daca acest proces nu se desfasoara intr-un mod satisfacator, va trebui sa fii pregatit sa negociezi cu al doilea furnizor ales si cu al treilea, atat timp cat ei inca indeplinesc cerintele minime.