1.1.3.1 P1
Achizitiile se refera la aspectele de management de proiect legate de obtinerea de bunuri si servicii din exteriorul companiei. Punctual, se refera la vanzatori si furnizori si nu la alte organizatii interne din cadrul companiei tale. (Pentru scopul acestei discutii consideram ca termenii "purchasing" si "procurement" sunt echivalenti, ambii referindu-se la "achizitii".) Managerii de proiect trebuie, in mod cert, sa aiba cunostinte in acest domeniu, in care ei vor contribui cu intrari. Totusi, in multe si, poate, in majoritatea companiilor, managerii de proiect nu coordoneaza achizitiile. In mod normal, managerul de proiect nu are autoritatea de a negocia contracte in numele companiei si nu i se cere sa le administreze dupa ce intra in vigoare. De obicei, aceste procese sunt coordonate de catre Departamentul de Achizitii.
PMBOK® descrie sase procese in cadrul domeniul de cunostinte Managementul Achizitiilor in Proiecte. Ele sunt listate mai jos pentru a furniza cateva explicatii ale proceselor generale incluse in acest domeniu de cunostinte.
•1. Planificarea Achizitiilor este procesul de identificare a elementelor ce trebuie achizitionate si a momentelor in care ele sunt necesare. De obicei, managerul de proiect coordoneaza acest proces, din moment ce Departamentul general de Achizitii nu va stii nevoile fiecarei echipe de proiect in parte. In acest proces, echipa de proiect decide daca va construi sau cumpara un bun sau serviciu necesar proiectului.
•2. Planificarea Contractarii este procesul de formulare a cerintelor pentru toate produsele si serviciile necesare echipei de proiect. Echipa de proiect trebuie sa execute aceasta activitate. De asemenea, trebuie sa incepi sa identifici companiile care pot furniza respectivele produse si servicii. Majoritatea proiectelor nu necesita produse si servicii unice. De obicei, si alte proiecte au utilizat produse si servicii similare in trecut. Daca este asa, vei avea aproape sigur o lista a companiilor care iti pot furniza ceea ce ai nevoie. De obicei, aceasta se aplica in cazul contractelor incheiate pentru resurse, consumabile, hardware, etc.
•3. Solicitarea de Oferte. Daca nu identifici companii disponibile pentru furnizarea produsului sau serviciului de care ai nevoie va trebui sa parcurgi procesul de Solicitare de Oferte. In acest process vei identifica o lista lunga de posibili furnizori si vei primi informatii privind capabilitatile si preturile lor prin intermediul ofertelor tehnice si financiare. Apoi, de obicei, vei micsora lista, obtinand o lista scurta a furnizorilor eligibili. Desi echipa de proiect se ocupa de o buna a parte a activitatilor procesului de Solicitare de Oferte, Departamentul de Achizitii este cel care coordoneaza, de obicei, procesul. Cu alte cuvinte, ori acest proces trebuie definit, ori un angajat al Departamentului de Achizitii te va indruma pe parcursul procesului pentru a se asigura ca toti factorii necesari sunt luati in calcul si ca, pentru urmatorul pas vor fi selectate doar companii viabile.
•4. Selectia Furnizorilor este procesul de alegere efectiva a vanzatorului care va furniza produsul sau serviciul. Din nou, echipa de proiect poate lua decizia finala de selectie, dar Departamentul de Achizitii este cel care, de obicei, defineste intregul proces. In unele companii, Departamentul de Achizitii poate lua, de fapt, decizia finala, in baza opiniilor echipei de proiect. Majoritatea companiilor evita sa se angajeze in relatii contractuale de natura legala in baza expertizei managerului de proiect. In mod normal, companiile au nevoie de Departamentul de Achizitii si, poate, de cel Juridic pentru a coordona procesele de Selectie a Furnizorilor si de negociere a contractelor.
•5. Administrarea Contractului este procesul de management al relatiei cu furnizorul contractat. Managerul de proiect poate lucra zilnic cu managerul de cont al vanzatorului, dar, intotdeauna, in limitele relatiei contractuale. Daca apar nevoi de schimbare a relatiei contractuale, Departmentele de Achizitii si Juridic vor fi probabil responsabile sa le opereze.
Incheierea Contractului apare daca relatia contractuala a existat doar pe durata proiectului. Daca, de exemplu, contractul prevedea furnizarea de materii prime pentru un anumit proiect, atunci, probabil, contractul se va incheia dupa finalizarea proiectului. Daca achizitionezi si alte produse de la furnizor, relatia probabil ca este permanenta. In cazul contractelor care se incheie odata cu proiectul, de obicei, Departamentul de Achizitii supravegheaza platile finale si incheie, in mod formal, contractul. Echipa de proiect va fi implicata pentru a se asigura ca lucrarea contractata a fost finalizata integral si pentru a se colecta feedback pe margina relatiei cu furnizorul.