Rolul

Definirea unui proiect de dimensiune medie

1

Manager de proiect

Colectarea informatiilor de referinta.

Cauta toate informatiile care sunt deja disponibile pentru acest proiect. Acestea includ orice livrabil anterior, memo-uri, mailuri, etc. In multe cazuri, inainte de inceperea proiectului, clientul face un fel de analiza generala de tip cost/beneficii sau propunere de aport valoric, desi acestea ar putea sa nu fie obligatorii pentru proiectele de dimensiune medie. Toate aceste informatii trebuie adunate ca punct de pornire pentru intelegerea muncii ce trebuie executata.

2

Manager de proiect

Identificarea procesului de aprobare.

Colaboreaza cu managerul tau si cu Sponsorul proiectului pentru a intelege care va fi procesul de aprobare a Documentului de Definire Abreviata a Proiectului. De exemplu, afla daca Sponsorul vrea sa aprobe Documentul inainte de celelalte parti interesate sau vrea sa dea aprobarea finala dupa ce celelalte parti interesate au revizuit informatiile. Ar trebui, de asemenea, sa identifici cine trebuie sa aprobe efectiv documentul si cine va trebui doar sa primeasca o copie finala. Acest lucru este important pentru proiectele medii deoarece ele sunt adesea prea mici pentru a necesita prea multa supraveghere din partea managementului si a Sponsorului. De aceea, procesul de aprobare a livrabilelor poate fi diferit decat cel la care te astepti pentru un proiect mare.

3

Manager de proiect, Partile interesate relevante

Definirea proiectului impreuna cu partile interesate relevante.

Intalneste-te cu partile interesate relevante (manageri, clienti, membri ai echipei de proiect, alte parti interesate) si incearca sa le intelegi perceptia asupra muncii solicitate. Inainte de a te intalni cu diverse parti interesate, asigura-te ca esti familiar cu informatiile de baza necesare pentru a defini un proiect de aceasta dimensiune. Daca nu stii sigur ce informatii trebuie colectate, nu vei putea pune intrebarile potrivite. Pentru a vedea care sunt aceste informatii poti examina livrabilul Documentul de Definire Abreviata a Proiectului. In general, aceste informatii includ:

• Descrierea de ansamblu a proiectului. Specifica scopul proiectului si de ce este acesta executat.
• Continutul. Aceasta sectiune contine doua elemente - livrabilele si stabilirea limitelor. Furnizeaza o descriere generala pentru fiecare livrabil. Citeste 5.0.1 Definirea Continutului pentru mai multe detalii. Continutul poate fi definit in multe feluri, dar in proiectele de dimensiuni medii accentul trebuie pus pe livrabile.
• Orele de efort estimate. Estimeaza efortul necesar si furnizeaza informatii despre cum a fost pregatita estimarea. Pentru mai multe informatii, citeste sectiunea 2.1.1 Elaborare Planului de Proiect / Estimarea.
• Durata estimata. Odata ce orele de efort sunt cunoscute, poti estima in cat timp se va termina proiectul (durata) in functie si de presupunerea referitoare la resursele ce vor fi alocate. Daca data de start este cunoscuta, se poate determina si momentul de final. Pentru mai multe informatii, citeste sectiunea 2.1.1 Elaborarea Planului de Proiect / Estimarea.
• Costul estimat. Estimeaza costul manoperei in baza orelor de efort si adauga orice alta cheltuiala de tip non-manopera precum hardware, software, training, deplasari, etc. Pentru mai multe informatii, citeste sectiunea 2.1.1 Elaborarea Planului de Proiect / Estimarea.
• Presupuneri majore. Presupunerile sunt evenimente sau conditii externe care trebuie sa apara pentru ca proiectul sa se incheie cu succes. Daca pare mai mult decat probabil ca aceste evenimente sa apara, atunci ele trebuie listate ca presupuneri. (Definitia presupunerilor este enuntata cu mai multa exactitate in sectiunea 7.0 Managementul Riscurilor.) Presupunerile pot fi identificate prin experienta de a stii tipurile de activitati sau evenimente care pot aparea pe parcursul proiectului in organizatie, respectiv sesiuni de brainstorming cu clientul, partile interesate si membri echipei si prin revizuirea elementelor identificate ca riscuri scazute in cadrul procesului de management al riscurilor. Pentru mai multe informatii privind presupunerile, citeste sectiunea 7.1.3 Managementul Riscurilor / Presupuneri.
• Riscuri majore. Riscurile sunt evenimente sau conditii externe viitoare, care daca vor aparea, vor cauza probleme proiectului. Daca exista o prababilitate semnificativa ca aceste evenimente sa aiba loc, atunci ele ar trebui identificate drept riscuri. (Definitia riscurilor este enuntata cu mai multa exactitate in sectiunea 7.0 Managementul Riscurilor.) Pentru mai multe informatii despre riscuri, citeste sectiunea 7.1 Managementul Riscurilor / Procesul.

Formular tipizat: Documentul de Definire Abreviata a Proiectului

4

Manager de proiect

Creaza prima schita a Documentului de Definire Abreviata a Proiectului.

Schiteaza un prim plan al proiectului pornind de la informatiile disponibile pe moment. Informatii din planul de proiect sunt incluse in Documentul de Definire Abreviata a Proiectului iar informatiile incluse in acesta sunt simultan utilizate la elaborarea planului. Pentru mai multe informatii privind elaborarea planului de proiect, citeste sectiunea 2.0 Elaborarea Planului. Asigura-te ca formulezi continutul spre beneficiul cititorului, nu al tau. Informatiile trebuie sa fie intelese cu usurinta de catre cititor.  

5

Manager de proiect

(Optional) Circularea schitei initiale a Documentului de Definire Abreviata a Proiectului.

Documentul de Definire Abreviata a Proiectului trebuie sa circule in forma de ciorne pentru a colecta feedback si a se ajunge la un consens. Primele schite vor ajunge la un grup restrans de parti interesate in proiect. In mod normal, Planul de Proiect nu trebuie sa circule decat daca exista o cerere expresa in acest sens. Acest pas este optional pentru un proiect mediu nu are o anvergura foarte mare sau complexa. Este posibil ca schita initiala a Documentului de Definire Abreviata a Proiectului sa fie trimisa direct Sponsorului spre aprobare.

6

Manager de proiect

(Optional) Actualizarea documentele in baza feedback-ului colectat.

Documentul de Definire Abreviata a Proiectului este actualizat cu toate feedback-urile rezultate din circularea schitei initiale. Nu toate feedback-urile vor fi valide. Managerul de proiect si Sponsorul trebuie sa identifice care feedback-uri sunt relevante si adauga claritate si intregeste documentul.

7

Manager de proiect

Aprobarea Documentului de Definire Abreviata a Proiectului.

Demareaza procesul de aprobare definit in pasul 2 al acestui proces. Pentru mai multe informatii legate de circularea documentului si optiunile de aprobare ale acestuia, citeste sectiunea 1.2 Definirea Proiectului / Tehnici.

8

Manager de proiect

Distribuirea Documentului de Definire Abreviata a Proiectului aprobat catre toate partile interesate.

Dupa finalizarea procesului de aprobare, transmite versiunile aprobate a Documentului de Definire Abreviata a Proiectului si a Procedurilor pentru Managementul Proiectului catre toate partile interesate in proiect, inclusiv membrii echipei de proiect.

9

Manager de proiect

Documentarea Procedurilor de Management de Proiect aplicabile proiectului in cauza.

E important sa documentezi procedurile din timp si sa obtii acordul managementului, al clientilor, echipei de proiect si altor parti interesate in proiect. De exemplu, este mult mai usor sa rezolvi o cerere de schimbare a continutului proiectului urmand o procedura aprobata decat sa trebuiasca sa inventezi procedura si sa rezolvi cererea simultan. Aceste proceduri nu trebuie sa fie elaborate, data fiind dimensiunea proiectului definit. Daca ai un set de Proceduri pentru Managementul Proiectului de la un proiect similar, sau daca organizatia are deja definit un set comun de proceduri, utilizeaza-le pe acestea.

10

Toti participantii la proiect

Executia proiectului de anvergura medie poate incepe