1.0.1.P1
Inainte de a fi un 'manager de proiect' performant si de a aplica tehnici performante de 'management de proiect', trebuie mai intai sa te asiguri ca ceea ce intreprinzi este cu adevarat un proiect. Unii oameni spun ca orice tip de activitate este un proiect dar aceasta afirmatie nu este in totalitate adevarata. Exista de fapt mai multe tipuri de activitati - suport, operatiuni, management, proiecte etc.
- Activitatea de suport include intretinerea solutiilor curente aflate deja in exploatare. Pentru dezvoltatorii IT, de exemplu, activitatea de suport consta in a raspunde la intrebari, a participa la sedinte periodice, a rezolva probleme din sistemele de productie, etc. Pentru oamenii din vanzari, aceasta ar putea insemna raspunderea la intrebarile clientilor, modificarea contractelor existente, corectarea facturilor gresite incheiate clientilor, etc.
- Operatiunile constau in munca de rutina necesara derularii proceselor de business. Pentru un functionar care se ocupa de incasari aceasta ar putea insemna verificarea rapoartelor, regularizarea conturilor, inregistrarea tranzactiilor in jurnale, inchiderea lunii, etc.
- Activitatea de management este necesara pentru a conduce oamenii si procesele de business.
Aspectul cheie al acestor tipuri de activitati este ca ele sunt o parte continua si de rutina a muncii. Aceasta este munca pe care o desfasori astazi, maine si peste o luna.
Pe de alta parte, proiectele nu presupun munca de rutina. Cea mai semnificativa diferenta intre aceste categorii de activitati este ca proiectele au prin definitie un moment de start si de final. Exista un moment in timp cand munca respectiva nu exista (inaintea proiectului), apoi cand exista (proiectul) si apoi cand din nou nu exista (dupa proiect). Acesta este aspectul determinant in a decide daca munca este sau nu un proiect. Exista multe optiuni de determinare a evenimentelor care marcheaza inceputul si finalul unui proiect. Aceste evenimente si definitiile momentelor de start si final pot varia de la o companie la alta. Pentru informatii suplimentare privind unele dintre aceste alternative si posibilele lor consecinte asupra organizatiei tale citeste 1.0.1.1.
Alte caracteristici ale proiectului includ:
- Toate proiectele sunt unice. Ele pot fi similare unor proiecte anterioare insa sunt unice datorita intervalului temporal distinct in care desfasoara, resurselor, mediului de business, etc.
- Proiectele determina crearea unuia sau mai multor livrabile.
- Proiectelor le sunt alocate resurse - fie full-time, part-time sau ambele. Aceasta se reflecta intr-un buget real sau implicit construit in functie de resursele alocate.
- Proiectele au o sfera de cuprindere bine definita.
Acestea fiind spuse trebuie acum sa fim practici. Teoretic, proiectele pot dura o ora, 100 de ore sau 100,000 de ore. Deci, trebuie admis ca desi este un proiect, crearea unui livrabil de mici dimensiuni nu necesita structura si disciplina unui proiect mult mai mare. Un proiect de o ora ‘pur si simplu il executi'. Planificarea, analiza si proiectarea sunt facute mental. Un proiect de douazeci de ore in majoritatea cazurilor ‘pur si simplu il executi'. Totusi, acum este posibil sa fie necesare putina planificare si putina comunicare si poate sa rezolvi cateva probleme. Probabil ca un proiect de doua sute de ore presupune un volum de munca mult prea mare pentru a fi planificat si condus mental. De exemplu, trebuie sa incepi prin a defini proiectul si a elabora un program de activitati simplu. Un proiect de 5,000 de ore necesita o disciplina completa de management de proiect.
La cealalta extrema, probabil ca un proiect de 100,000 de ore presupune un volum de munca mult prea mare pentru a putea fi condus chiar sub forma unui singur proiect coerent. Aceasta necesita descompunerea proiectului mai mare in proiecte mai mici, dar relationate, pentru a executa intregul volum de munca. Exista indrumari utilizate pentru a determina daca proiectul este mic, mediu sau mare. Acestea sunt explicate la 1.0.1.2 Dimensionarea Proiectului (Mic, Mediu, Mare). Tine minte ca acestea sunt doar indrumari ce trebuie validate si ajustate de catre organizatia ta.
Inainte de a trece la aplicarea TenStep Project Management Process, asigura-te ca de a face cu un proiect si ca aplici nivelul adecvat de disciplina si rigoare, in functie de dimensiunea proiectului.