1.0.1.1.P1

O caracteristica a unui proiect este ca are momente precise de start si final. Acestea par destul de simple pana incepi sa incerci sa definesti cu exactitate ceea ce inseamna aceste momente. Pentru niciunul dintre momente nu exista standarde universal recomandate. In multe aspecte, depinde de fiecare organizatie in parte si de existenta vreunor implicatii rezultate din alegerea unei alternative in detrimentul alteia. Iata cateva optiuni pentru identificarea momentului de start al proiectului.

• Generarea ideii. Aceasta muta momentul de start cu mult inainte de de formalizarea efectiva a proiectului iar, la un nivel de suprafata, aceasta definitie ar putea sa nu aiba sens. Aminteste-ti, totusi, ca definitia aleasa poate depinde de natura implicatiei sale. Poti alege aceasta definitie in cazul in care compania ta incearca sa se concentreze pe intervalul de timp scurs de la generarea ideii pana la materializarea ei printr-un proiect. Preocuparea poate fi ca timpul de implementare a ideilor bune este prea indelungat. In cazul in care compania ta vrea sa minimalizeze acest interval total de timp dintre generarea si materializarea ideii, ai putea adopta o definitie timpurie a momentului de start al proiectului precum aceasta.
• Aprobarea bugetului. Aceasta definitie este ceva mai concreta decat ideea anterioara. In cadrul acestei definitii, ideea a fost generata si a avansat destul incat analiza cost/beneficiu sa fi fost efectuata. Proiectul a parcurs de asemenea procesul de prioritizare iar un buget efectiv a fost aprobat. Retine ca este posibil ca bugetul sa fi fost aprobat in cursul procesului de planificare a business-ului din anul anterior. Este posibil ca munca efectiva sa nu inceapa pana anul urmator. De aceea, pentru multe organizatii, aceasta definitie ar putea demara proiectul prea devreme.
• Desemnarea managerului de proiect. Aceasta optiune este mai comuna. Poate fi dificil de spus ca proiectul incepe inainte de desemnarea managerului de proiect. Cand managerul de proiect este desemnat demareaza planificarea si definirea proiectului iar continutul proiectului incepe si el. Aceasta este definitia generala a momentului de start al proiectului, utilizata in cadrul procesului TenStep.
• Documentul de Definire a Proiectului este aprobat de sponsor. In unele organizatii proiectul incepe in mod oficial cand clientul aproba Documentul de Definire a Proiectului. Inainte de alocarea echipei de proiect, unele companii cer ca Documentul de Definire a Proiectului sa fie aprobat pentru a se asigura ca acordul preliminar este operant inainte ca munca din proiect sa fi inceput.
• Are loc sedinta de demarare a proiectului. Folosind aceasta definitie, planificarea si definirea proiectului sunt considerate activitati executate in faza de "pre-proiect". Toate proiectele incep cu o sedinta formala de demarare cu clientul si echipa de proiect. La momentul organizarii sedintei de demarare, planificarea este deja finalizata, clientul a aprobat inceperea muncii iar echipa de proiect a fost deja alocata. Sedinta de demarare este momentul in care le comunici tuturor ca proiectul este pregatit sa inceapa. Datorita acestor activitati anterioare, majoritatea organizatiilor considera ca sedinta de demarare reprezinta un moment mult prea tarziu pentru a defini momentul de start al proiectului.

 1.0.1.1.P2 De ce este Important Momentul de Start

Intr-o anumita masura, ai putea crede ca nu prea conteaza cand incepe proiectul. Existenta unui moment de start relativ nedefinit nu elimina faptul ca munca este un proiect. Este evident ca proiectul a inceput intr-un anumit punct din moment ce a existat o data la care munca nu era in executie si una la care era. Deci, la un moment dat proiectul "a inceput" efectiv. 

Motivul pentru care este important sa stii momentul de start este ca pot exista consecinte si stimulente in functie de cat dureaza finalizarea proiectului. Urmatoarele sunt exemple de astfel de consecinte.

• Responsabilitatea echipei de proiect. Este dificil sa ii responsabilizezi oamenii pentru lucruri asupra carora nu detin control. Din acest motiv, este logic ca managerul de proiect sa nu raspunda pentru proiect decat din momentul in care este desemnat. Daca proiectul demareaza inainte de desemnarea sa, este posibil ca deja unele decizii sa fi fost luate iar unele resurse sa fi fost cheltuite si, in consecinta, managerul de proiect nu detine control total. Similar, daca membri echipei sunt responsabili pentru finalizarea proiectului in limita bugetului si la timp, este dificil sa ii consideri raspunzatori pentru munca si deciziile luate inainte de desemnarea lor. Din acest motiv, poate ar trebui ca proiectul sa inceapa in mod oficial cand managerul de proiect este desemnat, in timp ce membri echipei vor fi responsabili pentru ceea ce se intampla dupa aprobarea Documentului de Definire a Proiectului si a programului de activitati, sau dupa organizarea sedintei de demarare a proiectului.
• Imbunatatirea proceselor. Multe companii urmaresc durata totala a proiectelor si incearca sa diminueze, in timp, durata medie a proiectului. Este important ca toata lumea dintr-o companie sa utilizeze puncte de start si final comune. In caz contrar, statisticile privind durata proiectului nu vor fi semnificative.
• Financiar / contabilitate. Multe proiecte au cheltuieli de capital din punct de vedere contabil (comparativ cu contabilitatea cheltuielilor). Definirea cu precizie a momentului de start al proiectului atrage consecinte in privinta muncii ce poate fi capitalizata si a celei ce trebuie considerata cheltuiala.
• Comparatii cu alte companii. Daca vei compara in cat timp livreaza compania ta proiecte raportandu-te la alte organizatii sau la alte companii, vei vrea sa fi sigur ca definiti momentele de start si de final la fel. In cazul in care compania ta considera ca proiectul incepe cand este desemnat un manager de proiect iar alte companii pornesc proiectul cu sedinta de demarare, va rezulta ca livrarea proiectelor dureaza mai mult pentru compania ta.

1.0.1.1.P3 Momentele de Final ale Proiectului

In mod similar, exista un numar de evenimente potentiale desemna momentul de final al proiectului. Doua definitii se intalnesc adesea:

Mai intai, sedinta de final al proiectului poate insemna ca proiectul s-a incheiat in mod oficial. Desi incheierea proiectului la momentul sedintei de final al proiectului poate fi de putin ajutor, nu raspunde totusi in totalitate intrebarii din moment ce inca mai trebuie sa decizi cand sa o programezi. Ai putea organiza sedinta dupa o serie de evenimente, de exemplu, dupa intrarea in exploatare a livrabilului proiectului sau la 30 de zile dupa intrarea in exploatare. Totusi, definitia de baza a incheierii proiectului nu este solutionata prin acest raspuns.

A doua definitie este ca proiectul se incheie cand nu mai sunt bani de cheltuit. Desi aceasta este de fapt adevarata pentru multe proiecte, incheierea proiectului la momentul cheltuirii bugetului este un raspuns financiar si este foarte arbitrar. Nu raspunde insa unei intrebari mai fundamentale a managementului de proiect, respectiv cum se defineste finalul proiectului.

O serie de evenimente pot desemna finalul proiectului. Totusi, pentru anumite tipuri de proiecte, unele variante de momente de final pot fi ilogice. De exemplu, daca proiectul tau duce la elaborarea unui document, logic va fi ca proiectul sa se incheie la cand livrabilul este aprobat. Intr-un astfel de proiect, n-ar avea sens sa consideri ca vei intra in productie pentru 30 de zile.

• Aprobarea clientului. Cel mai devreme moment la care proiectul se poate incheia este cand clientul sponsor aproba in mod formal livrabilele. Aceasta definitie este valida pentru aproape toate proiectele. Livrabilele sunt elaborate pentru o persoana sau pentru un grup. Este logic ca proiectul sa nu se incheie pana cand cei care au comandat lucrarea nu sunt satisfacuti. Aceasta poate implica prezentarea livrabilelor pentru aprobare si reexecutarea unor activitati in functie de reactiile clientului. Totusi, pentru ca un proiect sa se incheie cu success, livrabilele sale trebuie aprobate. Proiectul se poate incheia si daca livrabilele finale sunt respinse iar alte activitati nu mai sunt planificate.
• Implementarea. Multe proiecte se incheie prin implementarea unui produs sau serviciu. Proiectele IT sunt un exemplu tipic in acest sens. In majoritatea cazurilor, inainte de implementare este nevoie de aprobarea sponsorului, astfel ca implementarea va avea loc la un moment ulterior. Implementarea se poate realiza printr-o actiune singulara sau printr-un set complex de activitati. Proiectul nu se incheie cand incepe implementarea ci cand se finalizeaza. Daca, de exemplu, implementezi o solutie, la intervale scurte de timp, in locatii multiple, proiectul se va finaliza cand implementarile se vor incheia cu success la toate locatiile. Pentru multe proiecte IT, acesta este adeseori momentul de final oficial al proiectului.
• Trecerea proiectului in stadiul de suport. Daca un proiect dezvolta o solutie intr-un interval de timp mai lung, livrabilele vor trece la un moment dat din stadiul de "dezvoltare" in cel de "suport". Uneori aceasta modificare inseamna, de asemenea, ca se va schimba si organizatia responsabila pentru solutie. Daca solutia proiectului este transferata unei organizatii suport, atunci, de obicei, se poate considera ca proiectul initial s-a finalizat. Daca la un moment dat este evident ca solutia a intrat in stadiul de suport, proiectul se va incheia oficial chiar daca organizatia suport nu este o entitate distincta.
• Implementarea plus un ciclu de productie. Daca solutia include un ciclu de productie, de multe ori aceasta va trebui sa intre in productie inainte ca proiectul sa fie considerat incheiat. Daca, de exemplu, solutia include procesarea zilnica a tranzactiilor si un ciclu lunar de consolidare a datelor, ea va trebui implementata si apoi echipa de proiect va trebui sa ii asigure suport pentru cel putin o luna. Este logic din moment ce echipa de proiect cunoaste cel mai bine solutia si poate raspunde cel mai repede daca apar probleme initiale. De asemenea, astfel se asigura si stabilitatea solutiei inainte de a fi trecuta in responsabilitatea echipei de suport.
• Implementarea plus primul an de productie. Aceasta abordare se bazeaza mai mult pe ciclul de bugetare decat pe o definitie a managementului de proiect. Pot exista ratiuni de ordin contabil pentru care un proiect trebuie sa existe pana la finalul anului fiscal. La inceputul noului an fiscal, proiectul se incheie si incepe faza de suport. Din nou, acest raspuns la intrebarea de baza nu este dat din perspectiva managementului de proiect, dar este posibil ca astfel sa fie definite momentele de final ale proiectelor in compania ta. Aceasta definitie poate fi aplicata, in mod special, proiectelor de mare anvergura.

Majoritatea oamenilor nu se intreaba serios cand incepe si se finalizeaza in mod formal proiectele. Totusi, raspunsul nu este simplu pentru toate organizatiile. Probabil unul sau doua raspunsuri sunt cele mai logice din perspectiva managementului proiectelor, dar factori culturali sau financiari pot determina organizatia ta sa defineasca diferit limitele proiectului. Daca incerci sa compari proiectele din cadrul companiei tale sau sa le raportezi la proiectele altor companii este vital ca toate sa utilizeze aceleasi evenimente drept momente de start si final ale proiectelor. Totusi, daca nu faci aceste comparatii, intr-o anumita masura aceste momente trebuie doar intelese de la bun inceput si aprobate pentru fiecare proiect in parte de catre principalii participanti. Acest acord iti va permite sa declari succesul proiectului fara ca altii sa-l poata contesta, considerand ca mai e de lucru.