0.0.8.4.P1 Descrierea de Ansamblu a Six Sigma

Six Sigma se refera la o filosofie, un tel sau la o metodologie utilizata pentru a reduce pierderile si pentru a imbunatati calitatea si performantele de cost sit imp ale oricarei afaceri. Sigma este o litera greceasca utilizata pentru a indica dimensiunea unei abateri sau a nivelului de defect dintr-un produs. (Un defect este definit drept orice element ce cauzeaza disatisfactia clientului sau ce se abate de la tolerantele acceptate.) O companie tipica in zilele noastra ar putea opera la nivelul "three sigma", insemnand ca rata defectelor este de 1 la 16 oportunitati. Aceasta ar echivala cu 67,000 de defecte la un milion de oportunitati. O companie mai performanta ar putea opera la nivelul "four sigma", respectiv o rata a defectelor de 1 la 160 de oportunitati. Nu este rau dar inca apar 6,000 de erori la un milion de produse. Un nivel de performanta de Six Sigma echivaleaza cu 3.4 defecte la un milion de oportunitati - nu este perfect, dar destul de aproape.

In general, Six Sigma este o filosofie ce furnizeaza companiilor o serie de procese si instrumente statistice care conduc atat la cresterea profitabilitatii cat si a calitatii - indiferent daca organizatia produce bunuri durabile sau ofera servicii. Six Sigma este un process de termen lung intentionat sa produca imbunatatire continua. Aceste imbunatatiri nu pot fi obtinute prin restructurarea companiei sau pur si simplu cheltuind mai multi bani. In schimb, calitatea Six Sigma necesita perseverenta, concentrare si consacrare.

Calitatea Six Sigma poate fi obtinuta combinand permanent proiecte structurate si sistematice. Proiectele sunt impartite in urmatoarele categorii: 

• Proiecte cu procese de business tranzactionale cu aplicabilitate la nivelul organizatiei
• Proiecte traditionale de imbunatatire a calitatii care rezolva probleme cronice ce se regasesc mai multe departamente si unitati functionale dintr-o organizatie

O companie, organizatie sau proiect care incearca sa obtina nivelul de calitate trebuie sa se concentreze pe proiectarea produselor, serviciilor sau proceselor. Principiile Six Sigma pot fi aplicate in multe domenii, incluzand productia, functiunile administrative si serviciului cu clientii. Tehnicile Six Sigma ajuta la scaderea variabilitatii, care determina reducerea numarului de defecte si a costurilor operationale in timp ce capacitatea efectiva creste. Tehnicile Six Sigma pot fi de asemenea utilizate pentru imbunatatirea altor domenii precum loialitatea clientilor, care in definitiv ajuta compania sa isi indeplineasca obiectivele.

0.0.8.4.P2 Descrierea de Ansamblu a TenStep Project Management Process

Managementul de proiect se refera la definirea si planificarea si ulterior la managementul, controlul si incheierea unui proiect. Este important de admis ca toate proiectele au nevoie de un anumit nivel de management de proiect. Cu cat proiectul este mai mare si mai complex cu atat nevoie un process mai formalizat, standardizat si structurat. Si proiectele mai mici au nevoie de un process structurat insa nu este necesar sa fie la fel de elaborate sau complexe. Evident ca managementul de proiect are un cost dar se obtin de asemenea si multe beneficii. Aceste beneficii depasesc de departe costurile.

Deloc surprinzator, TenStep Project Management Process este compus din zece pasi - primii doi pentru definire si planificare iar urmatorii opt pentru managementul si controlul volumului de munca. Acesti pasi sunt descrisi in cele ce urmeaza:

1.0 Definirea Proiectului. Managerul de proiect investeste timp in definirea proiectului pentru a se asigura ca echipa de proiect si clientul au perceptii comune asupra livrabilelor proiectului, beneficiilor si scopurilor.

2.0 Elaborarea Planului. Programul de activitati este un instrument vital pentru a fi siguri ca echipa de proiect stie exact ce are de facut.

3.0 Managementul Planului. Programul de activitati trebuie actualizat in permanenta si trebuie sa reflecte in orice moment volumul de munca neexecutat.

4.0 Managementul Problemelor. Multe probleme apar si sunt rezolvate rapid. Totusi, o ‘controversa' (issue) apare cand o problema impiedica proiectul sa avanseze si nu poate fi solutionata de catre managerul de proiect si echipa de proiect fara ajutor extern.

5.0 Managementul Schimbarii. Prin continutul proiectului sunt definite frontierele proiectului. Scopul managementului schimbarii sferei de cuprindere a proiectului este de a fi siguri ca sponsorul (sau reprezentantul acestuia) aproba orice schimbare operata asupra continutului convenit initial.

6.0 Managementul Comunicarii. Intr-un proiect, comunicarea eficace este un factor cheie al succesului in managementul asteptarilor clientului si ale participantilor la proiect.

7.0 Managementul Riscului. Riscul se refera la conditiile sau circumstantele viitoare ce nu pot fi controlate de echipa de proiect si a caror aparitie va avea un impact advers asupra proiectului. Managerii de proiect performanti incearca sa resolve potentialele probleme inainte ca acestea sa apara. 

8.0 Managementul Resurselor Umane. In general, cu cat proiectul are o anvergura mai mare, cu atat sunt mai mare volumul resurselor umane necesare si rigurozitatea ce trebuie dovedita de managerul de proiect in formarea, dezvoltarea si managementul echipei de proiect.

9.0 Managementul Calitatii. Scopul pasului privind managementul calitatii este in primul rand de a intelege asteptarile efective ale clientului in ceea ce priveste calitatea si apoi de a pune in aplicare un plan si un proces proactiv pentru a indeplini aceste asteptari.

10.0 Managementul Metricilor. Indicatorii de performanta sunt utilizati la colectarea de date cantitative pentru luarea deciziilor si iti pot comunica daca indeplinesti sau nu asteptarile.    

0.0.8.4.P3 Comparatie

Procesul TenStep se aplica in managementul proiectelor de toate tipurile si dimensiunile. Unul dintre "pasii" elementari este procesul de managementul calitatii. Initiativele in domeniul calitatii pot fi stabilite la nivelul unui proiect sau la nivelul intregii organizatii. Six Sigma este o filosofie organizationala care se centreaza in mod specific pe calitate, astfel ca sub acest aspect se suprapune cu o parte a procesului TenStep.

In general, Six Sigma si TenStep Project Management Process sunt procese complementare. Derularea de proiecte cu un nivel de calitate Six Sigma necesita un proces de management de proiect standardizat. Procesul TenStep indeplineste aceasta nevoie. Similar, unul din cele zece aspecte ale TenStep Project Management Process este managementul calitatii la un nivel acceptabil. Six Sigma poate furniza baza generala pentru acest pas de management al calitatii. Astfel, o companie poate implementa metodologia TenStep drept proces general de management al proiectelor. Aceeasi companie poate implementa si Six Sigma drept filosofie generala in ceea ce priveste calitatea.

Rezumand, companiile nu trebuie sa aleaga intre implementarea produselor TenStep si Six Sigma. Aceste doua metodologii nu concureaza in acelasi domeniu si nu indeplinesc aceleasi nevoi elementare. In schimb, companiile pot utilize ambele metodologii intr-o relatie de complementaritate - procesul TenStep pentru managementul proiectelor iar Six Sigma pentru filosofia generala privind calitatea.