0.0.1.P1

O serie de companii si-au construit o reputatie solida prin abilitatea de a conduce cu consecventa proiecte intr-o maniera eficace. Totusi, marea majoritate a organizatiilor au o reputatie mai putin buna. Poti identifica una dintre urmatoarele caracteristici in cadrul organizatiei tale?:

• Proiecte finalizate cu intarziere, cu depasirea bugetului sau fara sa indeplineasca cerintele functionale ale clientului
• Procesele si tehnicile utilizate de managerii de proiect sunt slab standardizate si folosite inconsecvent
• Managementul de proiect este reactiv si nu este privit drept un aport valoric
• Timpul necesar managementului proactiv al proiectelor nu este consolidat / inclus in programul de activitati, fiind considerat ‘o cheltuiala generala' / ‘balast'.
• Proiectele sunt ‘de succes' in pofida lipsei unei planificari si a managementului de proiect prin stres accentuat si ore suplimentare lucrate pe toata durata ciclului de viata

Aceste neajunsuri pot fi eliminate / evitate abordand o buna disciplina de management al proiectelor. A avea bune abilitati de management al proiectelor nu elimina problemele. Nu inseamna ca riscurile pur si simplu dispar. Si nu inseamna ca nu pot aparea tot felul de surprize. Valoarea unui bun / eficient management de proiect rezulta din procesele standard implementate pentru a face fata situatiilor neprevazute.

Procesele si tehnicile de management al proiectelor sunt utilizate pentru a  coordona resursele in vederea obtinerii de rezultate predictibile. Cu toate acestea, ar trebui inteles inca de la inceput ca managementul de proiect nu este in totalitate o stiinta exacta si ca nu ofera niciodata garantia succesului. Din moment ce proiectele implica factorul uman, intotdeauna ramane un grad de complexitate si incertitudine care nu poate fi controlat in totalitate.

Managementul de proiect este deopotriva stiinta si arta. Este o stiinta prin faptul ca pentru a obtine succesul proiectului se bazeaza pe procese si tehnici dovedite si repetabile. Este o arta pentru ca implica de asemenea managementul oamenilor si relationarea cu acestia si pentru ca managerul de proiect trebuie sa isi puna in aplicare abilitatile intuitive in situatii care sunt cu totul unice fiecarui proiect. O buna metodologie de management al proiectelor furnizeaza cadrul de lucru, procesele, recomandarile si tehnicile necesare pentru a conduce oamenii si a gestiona volumul de munca al activitatilor. O metodologie buna creste sansele de succes si in consecinta furnizeaza valoarea organizatiei, proiectului si managerului de proiect.
 

Aportul valoric al managementului de proiect este exprimat in felul urmator: Este nevoie de timp si efort pentru a conduce proactiv un proiect. Acest cost este mai mult decat recuperat / acoperit pe parcursul ciclului de viata al proiectului prin:

• Finalizarea mult mai rapida si mai convenabila a proiectelor. Unul dintre cele mai mari beneficii ale folosirii unei metodologii unitare este valoarea obtinuta prin reutilizare. Dupa crearea proceselor, procedurilor si a formularelor tipizate, acestea pot fi utilizate (eventual cu modificari nesemnificative) in cadrul tuturor proiectelor viitoare. Rezultatul va consta in reducerea timpului de initiere a proiectului, in scurtarea curbei de invatare pentru membrii echipei de proiect si in economisirea de timp ca urmare a faptului ca procesele si formularele tipizate nu vor trebui reinventate de la zero la fiecare proiect.
• Economisirea de efort si cost printr-un management proactiv al continutului proiectului. Multe proiecte se confrunta cu dificultati in managementul continutului, ceea ce rezulta in efort si costuri suplimentare. Aplicarea proceselor de management de proiect va determina un management mult mai eficace al continutului proiectului.
• Indeplinirea asteptarilor printr-o planificare mai buna. Multe proiecte intampina probleme datorita diferentei intre ceea ce asteapta clientul si ceea ce livreaza echipa de proiect. Utilizarea unei metodologii determina o mai buna planificare a proiectului, oferind astfel echipei si sponsorului oportunitatea de a se asigura ca au cazut de acord asupra principalelor livrabile produse de proiect.
• Rezolvarea mult mai rapida a problemelor. Unele echipe pierd mult prea mult timp si energie cu rezolvarea problemelor pentru ca in primul rand nu stiu sa le prioritizeze. Aplicarea unui process de management proactiv al problemelor asigura rezolvarea acestora in minimum de timp.
• Rezolvarea riscurilor viitoare inainte de a se transforma in probleme. Metodologia TenStep include procese de identificare si management al riscurilor. Procese bine gandite / logice de management al riscului vor determina identificarea si gestionarea potentialelor probleme inainte ca acestea sa isi faca aparitia.
• Comunicarea si managementul mai eficace al asteptarilor clientilor, membrilor echipei si ale celorlalti participanti la proiect. Multe probleme pot fi evitate printr-o comunicare proactiva si orientata catre nevoile participantilor la proiect. In plus, majoritatea conflictelor dintr-un proiect sunt determinate nu de probleme specifice, ci de aparitia surprizelor. Metodologia TenStep se axeaza pe o comunicarea formala si informala proactiva pentru a reduce numarul situatiilor surpriza.
• Indeplinirea nivelului de calitate fara a recurge la refacerea lucrarilor. TenStep contine procese de management al calitatii menite sa ajute echipa de proiect sa inteleaga nevoile clientului in privinta calitatii. Dupa definirea acelor nevoi, echipa poate avansa la implementarea tehnicilor de control si asigurare a calitatii pentru a indeplini asteptarile clientului.
• Imbunatatirea managementului financiar. Acesta va fi rezultatul unei mai bune definiri a proiectului, al estimarilor mai precise, al unei bugetari mai formalizate si al unei urmariri mai riguroase a costurilor efective al proiectului in raport cu bugetul planificat. Rezultatul acestei rigurozitati se va regasi in imbunatatirea predictibilitatii si a controlului finanicar.
• Oprirea mai rapida a proiectelor nereusite. In proiectele nereusite, justificarea raportului cost-beneficiu nu mai are sens. Este posibil ca la initierea proiectului aceasta justificare sa fi avut logica. Cu toate acestea, in caz de intarziere si depasire de buget este posibil sa se atinga un prag la care scenariul de business a proiectului nu mai este valid. Un management de proiect eficace permite detectarea in prealabil a acestor situatii astfel incat sa poata fi luate decizii mai bune in privinta schimbarii continutului sau anularii proiectului.
• Imbunatatirea procesului decizional si a concentrarii pe indicatori. Unul din aspectele mai sofisticate ale metodologiei TenStep este faptul ca pune la dispozitie tehnici mai eficiente de colectare si interpretare a indicatorilor de performanta (metrici de performanta). Indicatorii ofera informatii utile pentru a determina cat de eficace si eficient lucreaza echipa precum si nivelul de calitate al livrabilelor produse. Indicatorii furnizeaza de asemenea informatiile necesare pentru a valida succesul sau insuccesul proiectului.
• Imbunatatirea mediului de lucru. Cresterea gradului de succes al proiectelor atrage dupa sine beneficii intangibile suplimentare asupra echipei de proiect. Clientii vor manifesta mai mult interes, echipa de proiect se va implica cu mai multa responsabilitate, moralul va creste iar echipa va lucra cu mai mult simt de raspundere, profesionalism si incredere in propriile forte. Ar trebui sa fie logic. Oamenii care lucreaza in proiecte cu probleme tind sa aiba un moral scazut. Pe de alta parte, oamenii care lucreaza in proiecte de succes manifesta mai multa preocupare si interes pentru munca lor si sunt mai multumiti de ei insisi.

Oamenii care se plang ca managementul de proiect presupune multa supraincarcare uita ce este important. Managementul se aplica tuturor proiectelor. Intrebarea este insa cat de eficace este managementul lor. De exemplu:

• Proiectul tau se va confrunta cu probleme. Vrei sa le rezolvi intr-o maniera proactiva sau din mers?
• Proiectul tau va infrunta potentiale riscuri. Vrei sa incerci sa le rezolvi inainte de a aparea sau sa astepti pana se transforma in probleme?
• Vei comunica proactiv sau vei infrunta conflictele si incertitudinea cauzate de lipsa informatiilor despre proiect?
• Vei controla continutul proiectului sau vei infrunta depasirile de buget si termene datorate activitatilor neprevazute in buget
• Vei incorpora calitatea in process sau vei repara problemele mai tarziu, cand va cost mult mai mult?

Caracteristicile proiectului nu se vor schimba indiferent daca se utilizeaza un proces de management de proiect formalizat sau nu. Ceea ce se va schimba este modalitatea de abordare a evenimentelor in timpul derularii proiectului. Vor fi ele tratate la intamplare si in mod reactiv sau intr-o maniera proactiva printr-un proces de derulare lin / fara asperitati. 

In general, organizatiile care aplica procese structurate si sistematice au o rata de succes mai mare decat cele care nu le folosesc. Uneori, aceste organizatii sunt denumite "Process Driven Organizations". Acestea realizeaza un volum mai mare de lucrari si tind sa efectueze lucrarile care genereaza o valoare economica sporita. Ele au de asemenea sisteme organizationale care le permit angajatilor, inclusiv managerilor de proiect, sa obtina performante mai bune. Exista mai multe modalitati pentru a evalua cat de bine sunt aplicate procesele standard intr-o organizatie. Probabil cel mai bine cunoscut model de evaluare este Capability Maturity Model (CMM), care este descris mai detaliat in sectiunea 0.0.1.1 Capability Maturity Model. 

0.0.1.P2 De ce nu Practica Toata Lumea un Management de Proiect Eficace? 

Dupa ce ai citit aceasta sectiune pana aici, poate te intrebi de ce nu utilizeaza toata lumea tehnici performante de management de proiect. Sau poate te intrebi de ce nu le folosesti tu insuti. De obicei, exista cateva motive:

• Un management de proiect performant necesita o investitie initiala de timp si efort. Multi se considera executanti / ‘oameni care fac'. Poate ca nu se simt la fel de increzatori in abilitatile lor de planificare. De multe ori exista tendinta de a discuta o problema si apoi de a trece direct la rezolvarea ei. Aceasta abordare functioneaza cand ai de rezolvat o cerere de modificare cu o durata de cinci ore. In cadrul unui proiect de 5,000 de ore ea nu va functiona. Trebuie opusa rezistenta impulsului de a incepe munca direct. Proiectul va fi finalizat mai repede daca mai intai il planifici cum trebuie si abia apoi aplici disciplinat un management de proiect eficace.
• Organizatia ta nu este hotarata. Cu greu poti fi un manager de proiect bun / performant intr-o organizatie care nu pune valoare pe abilitatile de management de proiect. De exemplu, daca iti aloci timp pentru elaborarea Documentului de Definire a Proiectului (Project Charter) iar clientul te intreaba de ce ai irosit timpul creandu-l, probabil ca la urmatorul proiect nu vei mai aborda procesul de planificare cu foarte mult entuziasm. Pentru eficacitate maxima, intreaga organizatie trebuie sa sprijine un proces comun pentru managementul proiectelor.
• Nu ai abilitatile necesare pentru managementul proiectelor. S-ar putea sa ajungi la concluzia ca nu lipsa determinarii, ci a abilitatilor conduce la inexistenta proceselor de management de proiect. Oamenilor li se cere uneori sa conduca proiecte fara a avea gradul de instruire sau experienta necesare. In acele cazuri, ei se lupta sa faca un management al proiectelor eficace fara a dispune de instrumentele sau trainingul potrivite. De asemenea, este posibil ca in organizatia ta sa nu functioneze un Project Management Office (PMO) sau o alta organizatie care sa raspunda pentru punerea in functiune a acestor abilitati de management de proiect.
• Managerii de top cred ca managementul de proiect este doar o unealta. Cand discuti pe marginea managementului de proiectului cu unii manageri, ei cred initial ca incerci sa implementezi un instrument ce iti va permite sa fi un manager de proiect mai bun. De fapt, daca ar fi o unealta, probabil ai avea mai mult noroc in a-i convinge de valoarea managementului de proiect. Cu toate ca in unele aspecte ale managementului proiectelor precum elaborarea si managementului programului de activitati pot fi utilizate instrumente, nu astfel se transpune valoarea managementului de proiect. Valoarea reiese din utilizarea de procese logice si consecvente / consistente intr-un mod disciplinat.
• Poate ai avut experiente neplacute in trecut. Unii manageri critica faptul ca o abordare a managementului de proiect bazata pe procese, bune practici si formulare tipizate duc la supraincarcare, intarzieri si la un volum mare de documentatie. Ei nu reusesc sa inteleaga imediat valoarea pe care o aduce o metodologie. O critica frecventa adusa metodologiilor este ca acestea sunt greoaie, necesita multa documentatie si ca distrag prea mult atentia de la munca in sine. Aceasta critica este uneori o preocupare legitima, cauzata de necorelarea adecvata a metodologiei cu dimensiunea proiectului tau. Daca de exemplu ti s-ar cere sa elaborezi un Document de Definire a Proiectului de 15 pagini in conditiile in care proiectul dureaza doar 250 de ore, ti-ai putea schimba parerea despre metodologia de management de proiect. Totusi, in acest caz nu este vorba atat de o problema a metodologiei cat despre aplicarea ei gresita.
• Membri echipei de proiect se tem de control. Multor oameni le place sa lucreze creativ si cu supraveghere minima. Temerea lor este ca tehnicile formale de management de proiect vor conduce la controale mai stricte, care vor elimina creativitatea si placerea muncii. Intr-o anumita masura au dreptate. Totusi, procesele si procedurile comune elimina o parte din creativitate in zonele in care probabil nu o doresti de la bun inceput. De exemplu, nu trebuie sa fi creativ cand te ocupi de schimbarea sferei de cuprindere a proiectului. Trebuie doar sa aplici procesul standard care este deja stabilit.
• Managerii se tem de pierderea controlului. Daca vrei cu adevarat sa implementezi cu eficacitate in compania ta disciplina in managementul de proiect trebuie sa fi dispus sa acorzi un nivel de control si autoritate managerului de proiect. Unele organizatii si in special middle managementul nu vor sa piarda acest control. Managerii de pe nivelurile medii vor sa vrea ca managerii de proiect sa coordoneze proiectele dar si ca toate deciziile sa fie luate iar intreg controlul sa fie exercitat de ei insisi. Managementul de proiect formalizat nu va putea fi aplicat in organizatiile in care aceasta temere este predominanta.

Unele temeri sunt normale si logice dar altele sunt emotionale si irationale. Desi acestea sunt motive de a ezita in utilizarea managementului de proiect formalizat, ele trebuie invinse. Intreaga dezbatere pe marginea valorii managementului proiectelor se rezuma la: nu ar avea sens utilizarea managementului de proiect daca ar rezulta in timp mai lung, costuri mai mari si calitate mai slaba de executie a proiectului.

De fapt, adevarul este diametral opus. Probabilitatea de a termina proiectul la timp, de a te incadra in buget si de a obtine un nivel de calitate acceptibil este mai mare utilizand tehnici si procese solide de management de proiect.

Acestea fiind spuse, fi istet cand utilizezi un proces de management de proiect. Nu construi procese de management de proiect pentru un proiect de zece milioane de dolari daca proiectul tau este de numai zece mii de dolari. Ia in calcul toate aspectele legate de cum se conduce un proiect si elaboreaza procesele potrivite proiectului tau specific.

0.0.1.P3 Optiuni in Obtinerea unei Metodologii 

Pentru a implementa cu success o metodologie de management de proiect, mai intai convinge-te ca aplicarea si utilizarea corecta a proceselor vor crea valoare. De fapt, toate proiectele folosesc o metodologie de procese, proceduri si formulare tipizate. Daca ai impresia ca nu ai o metodologie, inseamna ca ai una foarte slaba si putin formalizata.

Daca ai nevoie de o metodologie performanta de management de proiect, o poti obtine din doua surse majore:

1. O dezvolti singur. Poti construi o metodologie personalizata care sa reflecte perfect filosofia si bunele practici din organizatia ta. Multe companii continua si astazi sa procedeze astfel.
2. O cumperi. Daca iti dezvolti o metodologie singur este posibil sa afli cu surprindere ca seamana cu multe alte metodologii de management de proiect utilizate. Indiferent de cum ai structura-o tot ai nevoie sa planifici, sa dezvolti un program de activitati, sa aplici managementul continutului si al riscurilor proiectului, sa comunici, etc. De aceea, multe companii aleg fie sa cumpere fie sa licentieze o metodologie existenta. Aceste metodologii la cheie contin de obicei tot ce ii este necesar organizatiei tale pentru a avea succes.

Desigur ca daca vei cumpara o metodologie tot va mai trebui sa o personalizezi pentru a raspunde nevoilor specifice organizatiei tale. Astfel, obtii beneficiile optiunii 1 dar si beneficiul major al optiunii 2, respectiv economisirea de efort si costuri.